Coordinateur/trice Financier

Organisation

3iSolution est une organisation à but non lucratif et dont le siège social se trouve à Marseille, France. Le mandat d’3iSolution (légalement iMMAP France) est de fournir un service de gestion de l’information aux partenaires qui relèvent du défi d’aide humanitaire et d’aide au développement. L’association a pour objet d’alléger la souffrance des victimes de catastrophes naturelles et de conflits armés en fournissant à la communauté humanitaire un service d’aide à la décision par l’apport d’informations géographiques et stratégiques récentes, fiables et appropriées. L’association a aussi pour objectif de fournir un service en gestion de l’information pour l’aide au développement, le développement durable, et la protection de l’environnement. Plus d’information sur www.3iS.org.

Encadrement

• Responsable Hiérarchique : Directeur Exécutif
• Encadrement Hiérarchique : Equipe Financière du siège
• Encadrement fonctionnel : Responsables Finance sur le terrain.

Responsabilités

Sous la supervision du Directeur Exécutif, vous serez responsable d’organiser et superviser la production de l’information financière, et s’assurer du respect des équilibres financiers et de la transparence financière de l’organisation. Superviser l’évolution des systèmes d’information et l’élaboration des règles et procédures administratives (missions 1 à 5)

Apporter un support technique aux bureaux pays d’une région du monde, sur la mise en œuvre et l’adaptation de la politique financière (ou support ponctuel aux responsables régionaux du siège selon les nécessités). (mission 6)

Mission 1 : Gérer la département administrative et financière et logistique de l’organisation

• Organiser et piloter la département administrative et financière (DAF) et encadrer les personnes et services qui lui sont directement rattachés
• Recruter au sein de la DAF en fonction des besoins et en conformité avec le budget et les bailleurs de fonds,
• Piloter les plans d’actions de la DAF et en organiser le suivi par la mise en place de tableaux de bord
• Participer aux réunions de la SMT (Senior Management Team) et s’assurer de la mise en œuvre des décisions prises
• Assurer la communication avec les agences bancaires pour le bon déroulement des paiements

Mission 2 : Définir et mettre en œuvre la politique et la stratégie financière et logistique d’3iSolution en cohérence avec ses objectifs et ses valeurs

• Définir la politique financière et logistique au sein de 3iSolution en cohérence avec les valeurs et les missions de 3iSolution.
• Définir la stratégie financière et logistique et en assurer l’évolution permanente dans le cadre de la stratégie globale de 3iSolution.
• Impulser et animer la préparation de la stratégie Financière annuelle et coordonner sa mise en œuvre globale
• Contribuer à la prévention et au traitement des abus de pouvoir
• Anticiper les risques liés à ces domaines
• Veiller à la mise en œuvre des règles financières et logistiques de 3iSolution

Mission 3 : Garantir les équilibres financiers d’3iSolution

• Définir le cadre budgétaire, le planning de réalisation des budgets
• Organiser et superviser l’établissement du budget annuel du siège
• Mettre en place et adapter les outils et procédures permettant l’établissement du budget et son suivi régulier (mensuel).
• Contrôler les suivis budgétaires mensuels de chaque centre de coût.
• Récolter, suivre, préparer et payer les factures siège ;
• Vérifier et payer les factures mensuelles des consultants internationaux ;
• Récolter et payer les demandes de paiements des missions
• Assurer la supervision régulière des comptes bancaires et contrôle des frais

Mission 4 : Garantir la production de l’information financière, représentant une image fidèle et sincère de l’organisation

• Garantir la fiabilité des comptes de l’association et l’établissement des documents financiers et comptables en conformité avec la législation et la réglementation
• Définir les principales orientations des contrôles et indicateurs à mettre en place, ainsi que le cadre du reporting destiné au DG.
• Créer, renforcer, adapter les procédures de contrôle interne ayant un impact sur les comptes (en lien avec les responsables comptables et les différentes directions concernées)
• S’assurer du respect des délais et procédures de comptabilité (siège et terrain)
• Piloter les activités de la gestion financière des missions
• Alerter le DG sur des risques financiers
• Enregistrer régulièrement les paiements du siège dans les journaux de banque pour assurer la clôture mensuelle ;

Mission 5 : Garantir la qualité de la transparence financière d’3iSolution

• Etablir le budget annuel de l’association pour validation en Comité de direction, présentation en Bureau et vote en Conseil d’administration
• Gérer les relations avec les commissaires aux comptes sur les aspects d’audit des comptes, les principes et méthodes comptables appliquées et sur la présentation des comptes annuels Coordonner les audits et garantir le respect par 3iSolution des règles fixées par les bailleurs de fonds
• Veiller à la cohérence et à la pertinence des informations financières communiquées en interne et externe

Mission 6 : Sur des régions ou des pays du monde spécifiques, garantir la bonne gestion des fonds et sa transparence en assurant la gestion comptable et financière des missions de cette région, dans le respect du cadre de gestion 3iSolution et de la législation locale

• Contribuer à la définition de la stratégie des pays en question
• Garantir la tenue comptable des pays en question
• Garantir la gestion de la trésorerie des pays en question
• Garantir la gestion budgétaire et financière des pays en question
• Promouvoir et assurer la collaboration et la coordination financière et budgétaire avec les partenaires des pays en question
• Prévenir et gérer les situations de fraude et de corruption des pays en question
• Assurer le rapprochement des grands livres, des pièces comptables et des relevés bancaires ;
• Clôturer mensuellement la comptabilité du siège dans le logiciel comptable (SAGA et ACD);
• Assurer l’archivage de la comptabilité du siège

Mission 7 : Garantir le suivi des contrats et des tâches liées à la conformités avec les bailleurs.

• Gestion du portail du bailleur
• Servir de point de contact pour l’équipe sur le terrain pour toutes les questions relatives à la réglementation des bailleurs de fonds.
• Consolidation de la documentation contractuelle du projet sur les plateformes de l’organisation
• Soutenir les procédures de rédaction des propositions de projet en consolidant la documentation des propositions de projet et en soumettant les propositions de projet sur les portails des bailleurs de fonds.
• Assurer le respect de la politique d’achat et de gestion des actifs (informer les équipes des procédures, examiner les registres d’actifs et vérifier la conformité des attributions de contrats).
• Soutenir les bureaux nationaux dans le développement d’une culture de la conformité

Cette liste de tâches n’est pas exhaustive et pourra être complétée selon les besoins de l’organisation.

Profil Recherché

• Titulaire d’un diplôme de Gestion / Finance (Bac+5) type Ecole de Commerce ou équivalent universitaire
• Il est également souhaitable d’avoir une expérience professionnelle d’au moins 5 ans.
• Une expérience dans le secteur humanitaire est nécessaire et idéalement sur le terrain.
• Très bon niveau de français et anglais obligatoire. La maitrise de l’espagnole ou l’arabe est un plus.
• Maîtrise du Pack Office
• Connaissance du logiciel de comptabilité SAGA exigée
• Connaissance des règles des principaux bailleurs publics (ECHO, BHA, Agences UN)

Conditions

• Type de contrat : CDI – Statut cadre
• Poste à temps plein : 39 heures
• Début souhaité : Dès que possible
• Poste 100 % télétravail, déplacements terrain à prévoir avec perdiem et frais de missions
• Rémunération : entre 35,000€ and 45,000€ brut annuel selon l’expérience
• Congés payés : 30 jours/an
• Mutuelle

Organisationnel

Apprentissage dans le cadre de l’engagement de 3iSolution envers le développement organisationnel et pour soutenir la compréhension selon laquelle les organisations apprenantes sont plus efficaces, efficientes et pertinentes pour les communautés qu’elles servent, il est prévu que tout le personnel de 3iSolution consacre 5 % de son temps à des activités d’apprentissage. qui profitent à 3iSolution ainsi qu’au développement professionnel individuel.

Responsabilité Envers les Bénéficiaires

Le personnel de 3iSolution doit respecter les principes de responsabilité envers les bénéficiaires des programmes 3iSolution, conformément aux normes internationales, tout en impliquant activement les communautés bénéficiaires en tant que partenaires égaux dans la conception, le suivi et l’évaluation des projets sur le terrain.

Principes Fondamentaux
Le personnel doit respecter la culture locale et les politiques, procédures et valeurs de 3iSolution à tout moment. 3iSolution applique une tolérance zéro en matière de harcèlement, d’exploitation et d’abus sexuels, de traite des êtres humains, de maltraitance et d’exploitation des enfants. Toute violation de ces principes et politiques sera traitée comme une faute grave. 3iSolution est un employeur garantissant l’égalité des chances quelle que soit l’origine.