Especialista en Gestión de Operaciones y Finanzas

Antecedentes del programa de migración:

Desde 2020, LACRO emprendió un proceso de reflexión tendente a dar respuesta a los desafíos del contexto regional caracterizado, por un lado, por la pervivencia de problemáticas estructurales como la pobreza, la desigualdad, las debilidades institucionales, la migración, la inseguridad y la violencia; por el otro, por una sensible disminución del financiamiento internacional de ayuda al desarrollo.[1] Esto condujo a la creación de plataformas, tal como la Plataforma de Paz, Cohesión Social y Justicia. La plataforma se propone contribuir a que las personas vivan en sociedades justas y pacíficas logrando que organizaciones basadas en la fe (preferentemente de la Iglesia católica) e instituciones y organizaciones con las que trabajan distintas iniciativas impulsadas por LACRO en áreas como agricultura, emergencias, educación, niñez y juventud, adopten y expandan enfoques, metodologías y prácticas de construcción de paz y cohesión social y justicia.

Resumen del Puesto:

Administrará la prestación de servicios operativos y financieros receptivos, efectivos y eficientes y coordinará funciones en dos de las siguientes áreas operativas: Finanzas y, Adquisiciones para programación; en apoyo de la misión de Catholic Relief Services (CRS) de servir a los pobres y vulnerables. Promoverá y se asegurará que la administración de recursos y un enfoque de servicio de alta calidad estén integrados en sistemas, políticas y procedimientos administrativos y financieros.

Responsabilidades del Puesto:

• Planificará, coordinará, controlará y reportará sobre actividades y recursos requeridos para asegurar eficiencia en costos y entrega de servicios de calidad desde las funciones de apoyo administrativo y financiero. Anticipará desafíos de entregas para asegurar continuidad de servicio.
• Coordinará dos funciones operativas, finanzas y adquisiciones además de la función administrativa para asegurar que los servicios de apoyo se entreguen con alta calidad y de manera eficiente. Ayuda a abordar desafíos que afecten la administración adecuada y la utilización óptima de los activos y recursos del programa.
• Brinda asesoría y ejecuta acciones operativas, administrativas y financieras del equipo de la plataforma en coordinación con los respectivos enlaces administrativos, financieros, operativos de los programas de país de LACRO asegurando el cumplimiento de los lineamientos establecidos por los donantes y CRS para el manejo administrativo operativo de los proyectos de construcción de paz asegurando el cumplimiento de los lineamientos establecidos por los donantes y CRS para el manejo administrativo operativo de los proyectos de construcción de paz.
• Asegura una coordinación y comunicación con la gerencia y el equipo de liderazgo de la plataforma.
• Facilita de manera ágil, fluida y confidencialmente la información y comunicación, así como todos los requerimientos de los aliados estratégicos y organizaciones involucradas con los proyectos de la plataforma de construcción de paz.
• Recolectar información sobre necesidades de capacitación del personal, necesidades de asistencia técnica a organizaciones socias, promover y dar seguimiento a actividades de fortalecimiento de capacidades en procesos administrativos, financieros y de operaciones.
• Coordina la logística para la compra de boletos de avión, reservas de hotel y necesidades diversas para el equipo de la plataforma. Coordina la planeación de actividades, eventos, visitas de delegaciones y talleres.

Funciones específicas de Adquisiciones:

• Lidera, desarrolla y asegura los procedimientos logísticos de compras de bienes y servicios, involucrados en la compra de insumos, organización de reuniones, capacitaciones y actividades realizadas por la iniciativa de acuerdo con las diferentes solicitudes del personal técnico y del equipo de liderazgo de la plataforma de acuerdo con la política de compras vigente para CRS.
• Responsable de la coordinación de las gestiones administrativas relacionadas a la contratación y pago de las consultorías de la iniciativa, monitoreando la ejecución presupuestaria de estas. Seguimiento en fechas de finalización de contratos, seguimiento y tramitación de las enmiendas requeridas y pagos correspondientes.
• Lidera y representa a la plataforma de paz en reuniones de asesoría financiera con los socios y con los puntos focales de cada país.
• Apoyar al equipo con el ingreso de requisiciones y otras responsabilidades administrativas en los programas de país en los que la plataforma tiene intervenciones con apoyo de la oficial de operaciones de la región.
• Da seguimiento oportuno para procesar y documentar las solicitudes de pago asegurándose que se cuenta con la documentación completa y da seguimiento al pago en tiempo y forma de los proveedores de Servicios.
• Apoya a la especialista de operaciones en la búsqueda de proveedores, consultores, siguiendo las políticas y procedimientos de CRS.
• Consolidar plan de compras de los proyectos para apoyar con proyección de gastos, analizar flujo de efectivo y prever contratación de consultorías, compras y eventos, entre otros.
• Coordina y supervisa las gestiones en el sistema de Insight de CRS relacionadas con las adquisiciones de la iniciativa: requisiciones, aprobaciones, reportes de recepción, documentación, recepciones para el proceso de pago, control de gastos, reportes de ejecución y compromisos.
• Es responsable de la recepción de documentos y materiales elaborados dentro del proyecto, estudios, informes para su respectivo archivo y mantener actualizada la biblioteca de los materiales utilizados para los proyectos en el Sharepoint de la plataforma de paz.
• Asegura la actualización del sistema Gateway de acuerdo con los registros y movimientos de la plataforma.

Funciones específicas de Finanzas:

• Generar y actualizar registro electrónico de informes financieros mensualmente para cada año fiscal.
• Apoya a Gerencia en la elaboración y revisión de presupuestos y proyecciones mensuales, anuales, trimestrales asegurando la ejecución adecuada del proyecto. Elabora el presupuesto anual y sus notas, en el formato establecido por CRS o posibles donantes para la presentación y aprobación necesarias.
• Responsable de la coordinación de las gestiones administrativas relacionadas a el manejo y gestión de socios, informes financieros, ejecución y seguimiento presupuestaria, convenios, enmiendas, desembolsos, cartas de donación, proceso para nuevos socios, en coordinación con puntos focales de cada programa de país, los asesores financieros y la oficial de operaciones de la región.
• Lidera en apoyo de la gerencia del proyecto la revisión y análisis de la ejecución presupuestaria del proyecto. Lidera en evaluación de reprogramación del presupuesto, recopila información con los encargados de presupuesto para la elaboración de proyección mensual. Así como establece la manera gráfica para la presentación y análisis para la toma de decisiones en las ejecuciones presupuestarias.
• Apoya a la gerencia del proyecto realizando análisis de la comparación presupuestaria mensualmente, en coordinación con los asesores financieros, evaluando ejecución por POET para realizar los ajustes necesarios en el tiempo adecuado.
• Elabora los informes financieros solicitados, sus notas y puntos de apoyo a la gerencia para los informes narrativos requeridos. Se asegura que se cuente con los respaldos necesarios: reportes, documentos, materiales generados en la iniciativa e ingresa en el registro de productos del Share point, Teams y Gateway según se requiera.
• Recolecta y analiza gastos, datos, evidencia para apoyar en las reflexiones sobre lecciones aprendidas y buenas prácticas para mejorar la toma de decisión y para la agenda de aprendizaje del equipo de la plataforma.
• Participación en las actividades requeridas por la estrategia local, regional y de la agencia.
• Desarrollar cualquier otra responsabilidad, inherente al cargo, que le asigne su inmediato superior.

Antecedentes, Experiencia y Requisitos:

Educación y Experiencia

• Estudios de Licenciatura en Administración de Empresas, Finanzas u otro campo afín.
• Mínimo 3 años de experiencia laboral en funciones de apoyo administrativo/financiero a proyectos, con responsabilidades cada vez mayores. Experiencia de gerencia administrativa/financiera es ventaja. Experiencia con una ONG local o internacional es una ventaja.
• Experiencia mínima de 3 años en revisiones presupuestarias, revisión de informes financieros, ejecución de presupuestos de proyectos de desarrollo.
• Experiencia mínima de 2 años trabajando con socios de CRS. (Deseable)
• Manejo de paquetes de cómputo (Microsoft Office, Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Licencia de conducir vigente.
• Todas sus funciones están enfocadas en apoyar el uso adecuado de los recursos (Oficina Verde) disminución de uso de fotocopias, eliminar en lo posible el archivo físico de la documentación. Aumentar el uso de la tecnología, y disminuir los gastos innecesarios dentro del proyecto.
• Cumplimiento con los principios de Enseñanza Social de la Iglesia, Comportamientos basados en los valores de CRS, Principios de Calidad de Gerencia y de Calidad de Programa.

Habilidades personales:

• Capacidad para manejar recursos, procesos, personas y coordinación con organizaciones.
• Excelentes relaciones interpersonales, alta inteligencia emocional.
• Alta flexibilidad, dedicación, creatividad y orientación de servicio.
• Alta Habilidad para diseñar estrategias y planes de trabajo.
• Excelentes habilidades de comunicación, de negociación oral y escrita.
• Excelentes habilidades para liderar y fortalecer el trabajo en equipo participativo y debe tener alta habilidad para comprometer y motivar al personal, liderazgo visionario.
• Excelente habilidad para trabajar bajo presión y para establecer prioridades de actividades igualmente importantes.
• Proactividad y habilidad de toma de decisiones acertadas considerando el tiempo y los riesgos además de las oportunidades involucradas.
• Alta habilidad de organización, priorización y manejo de detalles.
• Alta orientación al servicio al cliente
• Habilidad numérica y financiera
• Habilidades secretariales

Lengua Extranjera Requerida: Ingles en nivel avanzado.

Disponibilidad para viajar: Disponibilidad a viajar a campo de operaciones el 20% del tiempo.

Relaciones laborales claves:

De supervisión: N/A

**Internas:**Se coordina estrechamente con integrantes de la plataforma de paz, oficial de operaciones LACRO, departamentos de finanzas y adquisiciones de los diferentes países de la región LACRO.

Externas: Personal de organizaciones socias, proveedores de bienes y servicios.

Competencias institucionales (para todo el personal de CRS):

Estas están arraigadas en la visión, valores y principios guía de CRS y las usa cada miembro del personal para cumplir con sus responsabilidades y lograr el resultado deseado.

• Integridad.

• Rendición de cuentas y mayordomía.

• Construye relaciones.

• Desarrolla talento.

• Mejora e innovación constantes.

• Mentalidad estratégica.

[1] Los países de renta media, clasificados así por sus niveles de ingreso per cápita, no son prioridad para la asistencia oficial para el desarrollo (AOD), sobre todo porque esta ha venido concentrándose en el combate a la pobreza.