Consultant National: Programme Assistant (GS5), Supporting Partnerships, Security, Gender and PSEA , 04 mois Bamako

  • Contract
  • Bamako
  • Posted 2 months ago

UNICEF - United Nations Children’s Fund

Sous la supervision directe du chef de section Partenariat et Mobilisation des Ressources et autres sections affiliees, le Consultant soutient la (les) section(s) concernée(s) en effectuant une série de tâches procédurales, administratives et opérationnelles, afin de contribuer au développement, à la mise en œuvre et au suivi des taches confiees, en garantissant une exécution efficace et en temps voulu, conformément aux règles et règlements de l’UNICEF.

Pour Chaque Enfant, l’Espoir

L’UNICEF travaille dans certains des endroits les plus difficiles du monde pour atteindre les enfants les plus défavorisés du monde. Pour sauver leur vie. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel.

Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, pour construire un monde meilleur pour tous. Et nous n’abandonnons jamais.

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Objet du Poste

Sous la supervision directe du chef de Section  Partenariat et Moblilisation des Ressources et autres sections affiliees , le Consultant soutient la (les) section(s) concernée(s) en effectuant une série de tâches procédurales, administratives et opérationnelles, afin de contribuer au développement, à la mise en œuvre et au suivi des taches confiees, en garantissant une exécution efficace et en temps voulu, conformément aux règles et règlements de l’UNICEF

Principales Tâches et Responsabilités :

Activités :

  1. Exécuter et enregistrer des transactions financières de qualité (telles que les engagements de fonds, les transferts directs de fonds, etc.) pour chaque section soutenue (partenariats ; Sécurité; Genre; et la prévention de l’exploitation et des abus sexuels (PSEA), en veillant à ce que les informations soient correctes et traitées correctement dans VISION
  2. Surveiller les budgets de chaque section, en signalant les subventions arrivant à échéance et les soldes
  3. Collectez les factures et archivez les documents pour approbation et traitement ultérieur dans VISION et Mycase. Assurer que les factures sont traitées rapidement.
  4. Participer aux contrôles ponctuels des partenaires de mise en œuvre, si nécessaire et si accord avec le superviseur

Indicateurs :

  1.  Qualité et rapidité des transactions financières
  2. Les budgets des sections sont surveillés et communiqués aux chefs de section sur une base hebdomadaire (o/n)
  3. Les factures sont traitées et les paiements sont effectués à temps.

    Administration

     Activités :

    1. Faciliter le traitement des contrats pour les consultants, les fournisseurs et les partenaires extérieurs qui appuient le bureau dans l’exécution des programmes. Cela comprend la préparation et le dépôt de documents, le remplissage des formulaires et modèles nécessaires, le téléchargement des termes de référence (TdR) dans VISION et la prise des dispositions logistiques nécessaires.
    2. Organiser des réunions et des ateliers, y compris les dispositions logistiques et de restauration.
      • Réservation de salles de réunion
      • Préparer en temps opportun et de qualité des demandes d’action pour la section administrative concernant la restauration, la réservation d’hôtel et tout autre arrangement
      • S’assurer que la section administrative fournit un aide/serveur au besoin pour servir les boissons et qu’ils comprennent les instructions
      • Superviser les arrangements logistiques du budget
      • Superviser les préparatifs le jour de la réunion et rester disponible en cas de demande urgente ou ponctuelle
      • Superviser les dispositions de stationnement pour les donateurs qui se garent à l’intérieur du complexe de l’UNICEF
      • Superviser l’enregistrement des participants à la réunion et de leurs coordonnées, et fournir un résumé après la réunion
    3. Organiser les voyages, y compris les missions, le repos et la récupération, etc. :
      • Émettre des demandes de voyage
      • S’assurer que le bon budget est utilisé
      • Superviser et contrôler la délivrance préalable des autorisations de voyage (AT)
      • Aider à l’obtention des habilitations de sécurité
      • Aider à la certification de voyage par la suite, au besoin
    4. Réserver des voitures de l’UNICEF pour les réunions de travail et faire un suivi auprès de la section de l’administration pour s’assurer que les demandes sont reçues et que les voitures sont disponibles
    5. Organisez les arrangements administratifs pour les bureaux, tels que la fourniture de papeterie, de rideaux, de téléviseurs et la supervision des déménagements de bureaux.
    6. Correspondance:
      • Fournir les numéros de référence des sections des lettres officielles
      • Superviser la distribution de copies papier des lettres et de tout autre matériel, en s’assurant que :
        • Les conducteurs ont des instructions appropriées
        • Suivi de la distribution de ces derniers/matériaux par les conducteurs
        • Collecte en temps opportun des timbres/confirmations que les lettres/documents ont été distribués dans les deux jours suivant la demande

     Indicateurs :

    1. Pourcentage de réunions ou d’ateliers organisés en temps opportun et de manière efficace, avant et pendant la réunion (o/n)
    2. Rapidité et qualité des préparatifs de voyage
    3. Nombre de réservations de voiture effectuées pour des collègues
    4. Qualité de l’appui aux arrangements administratifs pour les bureau
    5. Rapidité et qualité du soutien pour la correspondance, y compris le suivi en temps opportun de la distribution des copies papier

    Ressources humaines

     Activités :

    1. Aider au traitement et à l’enregistrement des absences dans Fiori, au besoin
    2. Transposer les informations sur les absences du personnel dans les calendriers de l’ensemble du bureau, au besoin

    Indicateurs :

    1. Accompagnement dans le traitement et l’enregistrement des absences dans Fiori (o/n)
    2. Information sur les absences du personnel dans les calendriers de l’ensemble du bureau, au besoin (o/n)

    Sécurité

    Activités :

    1. Vérifications radio de sécurité : Superviser la planification (en notant le personnel présent au Mali), l’enregistrement et le partage des répondants dans l’ensemble du bureau pour les vérifications radio de sécurité hebdomadaires, sur une base hebdomadaire
    2. Aider à la mise à jour du plan de sécurité (listes de sécurité)
    3. Contacts d’urgence : Assurez-vous que les contacts d’urgence du personnel sont à jour, sur une base hebdomadaire.
    4. Réunions des donateurs : Assurez les dispositions de sécurité pour les réunions des donateurs, notamment en veillant à ce que la sécurité à l’avant du bureau soit informée et puisse laisser entrer les voitures pré-confirmées avec des plaques d’immatriculation diplomatiques

    Indicateurs :

    1. Vérifications radio de sécurité : planification, enregistrement et partage efficaces des répondants pour les vérifications radio hebdomadaires (o/n)
    2. Contacts d’urgence : Contacts d’urgence du personnel mis à jour chaque semaine (o/n)
    3. Réunions des donateurs : Des dispositions de sécurité sont prévues pour les réunions des donateurs, y compris la surveillance du fait que la sécurité à l’avant du bureau est informée et peut laisser entrer les voitures pré-confirmées avec des plaques d’immatriculation diplomatiques (o/n)

    Autre

     Activités :

    1. S’assurer que la liste des contacts des donateurs est mise à jour chaque semaine

    Indicateurs :

    1. Liste des contacts des donateurs mise à jour chaque semaine (o/n)

    Soutien supplémentaire à l’équipe/au bureau de pays/à l’organisation

    Activités:

    1. Remplacer l’assistant de programme de communication (et d’autres) au besoin

    Indicateurs:

     Nombre de jours ouvrables de remplacement pour d’autres assistants de programme

? 

 qualifications:

  • Education:

Un diplôme de l’enseignement secondaire est requis, de préférence complété par des cours techniques ou Universitaire en rapport avec le travail de l’organisation

  • Experience:

Une expérience d’au moins cinq ans dans un poste administratif, autres disciplines apparentées

  • Langues:

La maîtrise de la langue  francaise est requise. La connaissance d’une autre langue officielle des Nations Unies (arabe, chinoise, française, russe, anglais , espagnole) ou d’une langue locale est un atout

  • Developing country work experience and/or familiarity with emergency. [Please do not remove this desirable; it should be present in all advertisements]

Les Valeurs & compétences degré d’évaluation requis pour ce poste sont :

Valeurs de l’UNICEF

Bienveillance

Respect

Intégrité

Confiance

Responsabilité

Durabilité

Compétences de base 

Etablir et entretenir des partenariats

Cultiver la conscience de soi et démontrer un sens de l’éthique

Innover et épouser le changement

S’atteler à obtenir des résultats tangibles

Gérer l’ambiguïté et la complexité

Penser et agir de manière stratégique

Travailler de façon collaborative

 This position has been assessed as an elevated risk role for Child Safeguarding purposes as it is either a role with direct contact with children, a role that works directly with identifiable children’s data, a safeguarding response role, or an assessed risk role. Additional vetting and assessment for elevated risk roles in child safeguarding (potentially including additional criminal background checks) apply.

UNICEF is here to serve the world’s most disadvantaged children and our global workforce must reflect the diversity of those children. The UNICEF family is committed to include everyone, irrespective of their race/ethnicity, age, disability, gender identity, sexual orientation, religion, nationality, socio-economic background, or any other personal characteristic.

We offer a wide range of measures to include a more diverse workforce, such as paid parental leave, time off for breastfeeding purposes, and reasonable accommodation for persons with disabilities. UNICEF strongly encourages the use of flexible working arrangements.

UNICEF does not hire candidates who are married to children (persons under 18). UNICEF has a zero-tolerance policy on conduct that is incompatible with the aims and objectives of the United Nations and UNICEF, including sexual exploitation and abuse, sexual harassment, abuse of authority, and discrimination. UNICEF is committed to promoting the protection and safeguarding of all children. All selected candidates will undergo rigorous reference and background checks and will be expected to adhere to these standards and principles. Background checks will include the verification of academic credential(s) and employment history. Selected candidates may be required to provide additional information to conduct a background check.

UNICEF appointments are subject to medical clearance.  Issuance of a visa by the host country of the duty station is required for IP positions and will be facilitated by UNICEF. Appointments may also be subject to inoculation (vaccination) requirements, including against SARS-CoV-2 (Covid). Should you be selected for a position with UNICEF, you either must be inoculated as required or receive a medical exemption from the relevant department of the UN. Otherwise, the selection will be canceled.

Remarks:

As per Article 101, paragraph 3, of the Charter of the United Nations, the paramount consideration in the employment of the staff is the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence, and integrity.

UNICEF’s active commitment to diversity and inclusion is critical to deliver the best results for children. For this position, eligible and suitable are encouraged to apply.

Government employees who are considered for employment with UNICEF are normally required to resign from their government positions before taking up an assignment with UNICEF. UNICEF reserves the right to withdraw an offer of appointment, without compensation, if a visa or medical clearance is not obtained, or necessary inoculation requirements are not met, within a reasonable period for any reason. 

UNICEF does not charge a processing fee at any stage of its recruitment, selection, and hiring processes (i.e., application stage, interview stage, validation stage, or appointment and training). UNICEF will not ask for applicants’ bank account information.

In this role, you will collaborate with colleagues across multiple locations. For effective collaboration, we encourage flexible working hours that accommodate different time zones while prioritizing staff wellbeing.

Mobility is a condition of international professional employment with UNICEF and an underlying premise of the international civil service.

[CO/ HQ specific: visa residence requirements: i.e.: UNICEF shall not facilitate the issuance of a visa and working authorization for candidates under consideration for positions at the national officer and general service category.]

 

All UNICEF positions are advertised, and only shortlisted candidates will be contacted and advance to the next stage of the selection process. An internal candidate performing at the level of the post in the relevant functional area, or an internal/external candidate in the corresponding Talent Group, may be selected, if suitable for the post, without assessment of other candidates.

Additional information about working for UNICEF can be found here.

Apply
To help us track our recruitment effort, please indicate in your cover/motivation letter where (globalvacancies.org) you saw this job posting.

Job Location