Senior Finance Officer

International Rescue Committee (IRC) a été fondé en 1933. IRC est une agence humanitaire sans but lucratif, non sectaire et qui apporte une assistance aux personnes déplacées, aux réfugiés et aux personnes victimes de conflits et d’oppression. Il souscrit aux idéaux de la liberté et de la dignité humaine.

IRC est présente en Côte d’Ivoire depuis 2003 pour répondre aux besoins humanitaires des personnes affectées suites aux crises socio-politiques. Actuellement, l’IRC effectue des programmes à partir de bureaux à Abidjan, Korhogo, Man et Yamoussoukro, et dans les secteurs suivants : santé, autonomisation et protection des femmes, éducation, protection et développement des enfants et des jeunes, relance et développement économiques, cohésion sociale et gouvernance.

Le personnel d’IRC doit adhérer aux valeurs et principes contenu dans l’IRC WAY (Standards pour la conduite professionnelle). Il s’agit de l’Intégrité, le Service, la Responsabilité et l’Egalité. Bénéficiaires ces valeurs, IRC met en œuvre et applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection des enfants, la lutte contre le harcèlement sur les lieux de travail, l’intégrité fiscale, la lutte contre les représailles et la lutte contre la traite des personnes. IRC est un employeur soucieux de l’égalité des sexes.

Responsabilités et tâches

Le/La senior Officer Finance aura pour principale responsabilité d’assurer la gestion comptable et financière du bureau local et d’un projet en conformité entière avec les règles du bailleur et de l’IRC.

A cet effet, il/elle aura à :

Garantir la disponibilité des fonds pour l’exécution des activités :

En collaboration avec l’équipe programme du projet et celle de la finance, préparer les projections de trésorerie trimestrielle et les mettre à jour à la fin de chaque mois pour les besoins du trimestre suivant.

• Veiller aux transferts des fonds sur les sites pour la réalisation des activités du projet.
• Surveiller les niveaux de trésorerie (caisse et banque) afin d’assurer la continuité des activités et le paiement des salaires du personnel.
• Vérifier que toutes les demandes de paiement sont prévues dans le cash projection.
• En collaboration avec le/la chargé(e) de programme et le/la chargé(e) de partenariat, assister les sous récipiendaires pour la préparation et la révision de leurs propositions budgétaires ainsi que les demandes mensuelles ou trimestriels de fonds.
• Effectuer des déplacements sur les sites d’exécution des activités pour procéder à des paiements lors des activités programmes.
• Faire la réconciliation des comptes bancaires chaque deux semaines et soumettre au Senior Manager Accounting pour approbation ;
• Faire la réconciliation des comptes Mobile Monney dédiés chaque deux semaines et soumettre au Senior Manager Accounting pour approbation ;
• Participer à l’élaboration des demandes de financements de projet.

Assurer le bon fonctionnement de la comptabilité du projet et du bureau local :

• Revoir toutes les demandes d’achats et de paiement transmises à la finance du site ;
• S’assurer que toutes les dépenses sont enregistrées dans le système INTEGRA selon la nature des fonds définie dans la convention avec le bailleur et les procédures d’IRC ;
• S’assurer que toutes les dépenses validées sont correctement postées dans le System INTEGRA journalièrement ;
• Faire le suivi des comptes avances/fournisseurs et s’assurer qu’ils soient liquidés à la fin de chaque mois.
• Participer activement aux différentes clôtures comptables
• Tenir à jour l’archivage électronique et physique des pièces comptables
• Veiller à l’exactitude des informations comptables et financières transmises par les sous récipiendaires ;
• Faire la réconciliation entre le rapport financier et le rapport d’activité ;
• Veiller au strict respect du délai de transmission des rapports financiers ;
• Tenir à jour l’archivage des pièces comptables
• Effectuer une veille comptable et financière conformément aux principes et exigences du SYSCOHADA.

Garantir le pilotage budgétaire du projet :

• Elaborer les rapports financiers du projet selon le calendrier établi dans l’accord de subvention ;

Rédiger le rapport dans le format du bailleur et soumettre à la révision du Finance Manager-Reporting and Budgeting

Elaborer le Trial Balance et faire les analyses adéquates ;

Faire la réconciliation des dépenses rapportées et celles du système INTEGRA ;

Actualisation mensuelle du BVA dans le format budget version IRC et version bailleur.

• Apporter un appui technique aux PMO pour l’élaboration de leurs rapports financiers, ce qui inclut le partage de capacité.
• En appui au coordonnateur du projet, et en collaboration étroite avec le Senior Manager Finance, suivre l’évolution du budget du projet dans le system BvA/ CRRD INTEGRA, faire les analyses et formulées des recommandations.
• Faire le suivi de la mise en œuvre des points d’action des réunions BVA et proposer des journaux de corrections (Dynad).
• Préparer le journal d’ajustement pour corriger les erreurs de code et de reclassifications.
• Participer activement aux réunions d’ouverture, de revue et de clôture du projet ;
• En collaboration avec le programme, préparer et organiser les réunions de suivi du budget des partenaires.
• En collaboration avec le programme, préparer les réunions de suivi du budget BVA au niveau du bureau pays de IRC.
• Préparer des commentaires expliquant l’utilisation réelle des fonds par rapport aux projections financières.

Contribuer à l’organisation des contrôles internes, externes et des audits :

• Procéder à l’examen et à la vérification des dossiers financiers pour évaluer leur conformité aux politiques et procédures de l’IRC et du bailleur et formuler des recommandations d’amélioration si nécessaire.
• Effectuer, en collaboration avec le/la chargé(e) de partenariat et l’Admin-Log du projet, des visites terrain régulières chez les PMO pour s’assurer que toutes les politiques et procédures financières du bailleur et de IRC sont correctement respectées et mises en œuvre au niveau financier, transport, logistique et administratif.
• Rapporter au Manager Compliance toute irrégularité dans les procédures et règles financières .
• Faire appliquer toutes nouvelles procédures et règles approuvées et publiées par la Direction au pays ou par le bailleur.
• Faire périodiquement des spots check pour déterminer si les risques sont gérés efficacement en vérifiant régulièrement les systèmes financier, transport, logistique, administratif et Ressources Humaines afin de réduire les risques de non-conformité.
• Planifier, gérer et être le point focal des audits externes et vérifications physiques réalisés par le bailleur sur le projet ;
• Participer activement en qualité de financier du projet aux audits externes et internes du projet en s’assurant de retrouver et mettre à disposition toute la documentation requise
• En collaboration avec le superviseur technique, suivre systématiquement la mise en œuvre des résultats de l’audit et des recommandations.
• En collaboration avec l’équipe d’archivage, sécuriser tous les documents comptables sur Box et les sites d’archivage.

Minimum Qualifications:

• Diplôme Bac+3 requis en finance, comptabilité ou gestion
• Expérience de 3 années minimum avec un système de comptabilité intégré et avoir la capacité de gerer un bureau local ainsi qu’un projet spécifique
• Expérience significative en informatique MS Office
• Aptitude avérée à identifier, recommander et mettre en oeuvre les meilleures pratiques destinées à assurer la gestion et les services financiers rapides, avec une qualité constante
• Bonne capacité organisationnelle

CANDIDATURES FEMININES VIVEMENT ENCOURAGEES

• IRC soutient la diversité, promeut la politique du genre et offre des possibilités de perfectionnement professionnel à travers :
• Le renforcement des capacités à travers les programmes de formation COMPASS et NAVIGATOR ;
• La création du groupe des femmes au travail (Women at Work Group) : ce groupe dispose d’un budget et travaille sur des activités visait le développement du leadership féminin, à l’autonomisation des femmes et au développement de condition favorable à leur épanouissement et à l’adéquation de leur vie et vie professionnelle privée (prise en charge de la nounou lors des missions).
• Le soutien et l’appui de toute l’Organisation à travers sa politique en faveur de la réduction des inégalités de Genre ;
• Les cadres d’échanges et de concertation créés pour améliorer les conditions de la femme au travail et dans son milieu social.
• L’organisation accorde une importance particulière au leadership féminin et encourage fortement les candidatures féminines.