Human Resources Trainee/Apprenti Ressources Humaines

Titre de la position : Human Resources Trainee/ Apprenti en Ressources Humaines

Supervisée par : Regional Human Resources Coordinator

Répondant à : Regional Human Resources Manager

Duty Station : Dakar

Area of Operation : Région Afrique de l’Ouest, Afrique du Nord et Am&rique Latine (14 pays)

Période considérée : 6 mois (potentiellement renouvelables)

Type de contrat : Traineeship Agreement (contrat international)

Salary & Benefits : 10,000 DKK (couronnes danoises) + Traineeship conditions

En conformité avec ses règles internes, le DRC n’est pas autorisé à employer, dans le cadre d’un contrat international, des ressortissants du pays dans lequel ce contrat va être basé (en l’occurrence, des ressortissants de la République du Sénégal).

Introduction

Le Conseil danois pour les réfugiés porte assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le monde : nous fournissons une aide d’urgence à ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforçons leurs opportunités pour un meilleur futur. Nous travaillons dans des zones affectées par les conflits, ainsi que le long des routes de déplacements, et au sein des pays dans lesquels les réfugiés s’établissent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons d’atteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intégration réussie des communautés vulnérables et, lorsque cela est possible, à la réalisation de leur souhait de retour chez eux.

Le Conseil danois pour les réfugiés (ci-après : DRC, pour Danish Refugee Council) a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7,000 employés et de 8,000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à but non-lucratif, politiquement neutre et indépendante et non-confessionnelle.

Notre vision est une vie avec dignité pour toutes les personnes déplacées dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale : l’humanité, le respect, l’indépendance, la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence.

1. Contexte

DRC opère en Afrique de l’Ouest depuis 1998. Le bureau régional de la RDC Afrique de l’Ouest, du Nord et Amérique latine (ci-après : RO WANALA RO) est basé à Dakar, au Sénégal, et couvre treize pays en dehors du Sénégal. Dirigé par le directeur exécutif régional pour la région de l’Afrique de l’Ouest, du Nord et de l’Amérique latine (ci-après : la région WANALA), le RO WANALA de DRC soutient et fournit des orientations stratégiques pour les Bureaux Pays de la région WANALA, qui comprend actuellement : l’Algérie, le Burkina Faso, Cameroun, République centrafricaine, Colombie, Libye, Mali, Mexique, Niger, Nigéria, Sénégal, Tchad, Tunisie et Venezuela.

En dehors du poste de Stagiaire Ressources Humaines et Administration, L’équipe régionale des Ressources Humaines inclut les postes suivants :

• Responsable Régionale des Ressources Humaines
• Coordinatrice Régionale des Ressources Humaines
• Spécialiste Régionale Recrutement et Mobilité
• Chargé Régional des Ressources Humaines
• Stagiaire Ressources Humaines & Administration

2. Objet

Basé(e) à Dakar au sein du bureau de DRC Afrique de l’Ouest, du Nord et Amérique Latine,la/ le HR Trainee appuie la Spécialiste Régionale Recrutement & Mobilité, son rôle étant centré en grande partie sur le pilotage des recrutements.

La/ le HR Trainee appuie également les Responsable et Coordinatrice Régionales des Ressources humaines dans le pilotage d’un service RH (coût/ délai/qualité) adapté aux besoins des Bureaux Pays de DRC.. De plus, il y aura des interactions fréquentes avec tous les départements du bureau régional et régulières avec les équipes de direction et de coordination des Bureaux Pays de DRC.

3. Responsabilités

Dans le détail, les responsabilités du HR Trainee sont les suivantes :

Objectif 1 : Recrutements (50%)

Pour certains recrutements (répartition à convenir) et sous la supervision de la Responsable Régionale des Ressources humaines :

• Appuyer le Manager qui Recrute (Hiring Manager) dans la définition de son besoin (description de fonction, classification, etc.) ;
• Appuyer le Manager qui Recrute (Hiring Manager) dans la définition des étapes de sélection et de leur calendrier incluant plusieurs interlocuteurs ;
• Reformater/ optimiser les annonces de postes à pourvoir sur base d’une proposition initiale du Manager qui recrute ;
• Publier et diffuser annonces incluant la recherche proactive de candidats ;
• Assurer le premier tri des candidatures ;
• Assurer l’administration de toutes les phases de sélection et la communication avec toutes les parties prenantes ;
• Assurer les feedbacks aux candidats ayant passé des entretiens ;
• Piloter les demandes de références, la préparation et l’envoi des offres de poste ;
• Faire les demandes de contrat et assurer un suivi pré intégration (réception du Contrat de travail, des informations de l’assurance, etc.).

Objectif 2 : Contribution à un service RH transversal adapté aux besoins des Bureaux Pays de DRC et du Bureau régional (30%)

Cette contribution inclut :

• L’assistance à l’utilisation des outils RH de DRC (HR Talent Recruiter, Dynamics, etc.) ;
• La préparation de supports pour expliquer le fonctionnement des RH aux managers et aux staffs : boîte à outils, FAQ, supports de communication ;
• L’appui à l’organisation d’évènements (RH) et participation : atelier RH au niveau régional et également au niveau des pays, networking et réunions avec les représentants RH d’autres organisations internationales ;
• L’administration RH courante

Les tâches listées ci-dessus ne sont pas exhaustives. Elles peuvent évoluer à la demande de la Responsable régionale des Ressources humaines, ainsi qu’à la demande de la Chef.fe Régionale des Services supports et/ou du Directeur Exécutif, en prenant en compte la dynamique des besoins et l’environnement.

Objectif 3 : Outils RH – ERP (20%)

Sous la supervision de la Responsable Régionale des Ressources humaines et la Coordinatrice Régionale des Ressources humaines :

• Donner un appui ponctuel sur base d’un cahier des charges précis aux pays rencontrant des problèmes avec leur SIRH
• Participer au support et à la mise à jour des Master Data RH dans Dynamics pour les pays de la région (notamment pour les pays rencontrant des difficultés)
• Participer au support des Bureaux Pays relatif à la digitalisation des documents Ressources Humaines importants et à leur mise à jour sous le Sharepoint
• Participer à la digitalisation des documents importants pour les Ressources Humaines et à leur mise à jour sous le Sharepoint
• Participer à la résolution des bugs, notamment en faisant ponctuellement le suivi avec le Bureaux Pays et/ou le siège
• Aider à préparer les ateliers et les sessions de formations sur les outils RH
• Aider à la préparation des tableaux de bord et extraire des informations RH de Dynamics à la demande

Les tâches listées ci-dessus ne sont pas exhaustives. Elles peuvent évoluer à la demande de la Responsable Régionale des Ressources humaines, ainsi qu’à la demande du Chef régional des services supports et/ou du Directeur régional, en prenant en compte la dynamique des besoins et l’environnement.

4. Qualifications requises

• Une expérience professionnelle d’au moins douze mois au sein d’une organisation non-gouvernementale (nationale ou internationale) ou au sein d’un bailleur de fonds (de préférence, au sein d’une organisation non-gouvernementale internationale) ;
• Un diplôme de type de Master, de préférence généraliste en sciences sociales, en sciences politiques, en relations internationales ou de Bioforce. Une spécialisation en Gestion des Ressources Humaines constitue un atout évident ;
• Une parfaite maîtrise (à l’écrit et à l’oral) de la langue française et de la langue anglaise (niveau courant exigé avec d’excellentes compétences rédactionnelles, notamment pour rédiger des correspondances et/ou pour effectuer d’éventuelles traductions entre le français et l’anglais) ;
• Une parfaite maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).

5. Compétences et qualités exigées

• À ce poste, vous devez démontrer les cinq compétences essentielles du DRC, à savoir :
  • Viser l’excellence : vous vous concentrez sur l’obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.
  • Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.
  • Prendre les rênes : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.
  • Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.
  • Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et cosmopolite ;
• Proactivité, avec une approche coopérative et collaborative ;
• D’excellentes capacités de communication (notamment l’attention et la patience) sont nécessaires ;
• De bonnes capacités organisationnelles sont requises ;
• Ethique professionnelle exemplaire ;
• Capacité à travail en équipe et bon sens de l’humour.

6. Règlementation générale

• La/ le Trainee doit suivre les instructions du DRC en matière de sécurité, de confidentialité et de directives éthiques, y compris le Code de conduite et le Cadre de responsabilité humanitaire.
• La/ le Trainee ne doit exercer aucune autre activité rémunérée pendant la durée de son contrat avec le DRC sans recevoir l’autorisation préalable pour le faire.
• La/ le Trainee ne doit s’engager dans aucune activité qui pourrait nuire au DRC ou à la mise en œuvre de tout projet pendant la durée du contrat avec le DRC.
• La/ le Trainee ne doit pas donner d’interviews aux médias ou publier des photos ou d’autres documents liés au projet sans autorisation préalable.
• La/ le Trainee doit retourner tout l’équipement emprunté pour le projet au DRC après la fin de la période du contrat ou sur demande.