Asistente de Operaciones, Procesamiento de datos

Como organización intergubernamental líder que desde 1951 promueve la migración humana y ordenada, la OIM juega un rol clave en cuanto a apoyar el logro de la Agenda 2030 por medio de diferentes áreas de intervención que conectan a la asistencia humanitaria con el desarrollo sostenible.

Desde la creación de la OIM en 1951, la Unidad de Operaciones de Traslados ha sido y sigue siendo un pilar fundamental de la labor de la Organización. El traslado organizado de personas que necesitan asistencia internacional en materia de migración es un mandato primordial de la Organización y una piedra angular de las operaciones de la OIM. Este mandato ha dado lugar al transporte internacional de más de 15 millones de migrantes y refugiados en todo el mundo. Los departamentos de Operaciones de Traslados en diversas misiones de la OIM, coordinados bajo la División de Reasentamiento y Gestión de Traslados (RMM por sus siglas en inglés) en el Departamento de Operaciones y Situaciones de Emergencia (DOE por sus siglas en inglés) en la Sede de la OIM en Ginebra, se encargan de todos los factores relacionados de los viajes de migrantes y refugiados bajo los auspicios de la OIM, de conformidad con los diversos acuerdos enmarcados con gobiernos de reasentamiento y acogida y asociados en todo el espectro de programas de la Organización.

En el marco de la autoridad delegada y bajo la supervisión del Senior Operations Assistant o su representante designado, el Voluntario de la ONU llevará a cabo las siguientes tareas:

1. Registrar la información demográfica y biográfica en MiMOSA tras la recepción de la solicitud de viaje y confirmar la recepción a terceros, como una embajada o un Centro de Apoyo al Reasentamiento (RSC). Notificar al Senior Operations Assistant la recepción de nuevas solicitudes de asistencia para viajes.

2. Asegurar y contabilizar los documentos de viaje de acuerdo con los Procedimientos Operativos Estándar (SOP) locales. Garantizar el almacenamiento seguro de la documentación y los datos de conformidad con los principios y directrices de la OIM, garantizando al mismo tiempo un acceso limitado a los archivos físicos.

3. Tramitar los permisos de salida en estrecha coordinación con los supervisores y otros colegas de la OIM y las autoridades pertinentes.

4. Asegurar la emisión y envío oportuno de documentos de viaje con los colegas de Operaciones, desde las notificaciones de reserva hasta la asistencia logística con procesos de salida estrechamente coordinados.

5. Preparar toda la documentación lista para el viaje a fin de transferirla a los colegas de Apoyo en el Terreno en colaboración y coordinación con los supervisores, asegurándose al mismo tiempo de que la bolsa de viaje tenga toda la documentación necesaria para salir del país.

6. Preparar los informes solicitados sobre la recepción de la documentación hasta el momento de la prestación del servicio; informar a los supervisores sobre posibles problemas que requieran atención y sugerir medidas correctoras. Informar de cualquier problema encontrado como denegaciones de permisos de salida, razones de dichas denegaciones y posibles soluciones.

7. Ayudar a preparar informes periódicos de extracción de datos para garantizar que Mi-MOSA esté actualizado, sea preciso y mantenga la integridad de los proyectos pertinentes de Operaciones de Movimiento.

8. Proporcionar información periódica sobre el trabajo realizado al Senior Operations Assistant y mantener a los supervisores inmediatamente informados de cualquier problema que surja.

9. Demostrar una comprensión profunda de los procedimientos operativos normalizados pertinentes de las Operaciones de Traslados y de los sistemas y bases de datos relaciona-dos con los traslados, así como la capacidad de permanecer profesional, imparcial y sin prejuicios durante todas las interacciones con los migrantes y colegas de conformidad con el Código de Conducta de la OIM y las instrucciones sobre la prevención de la explotación y abuso sexuales (PSEA).

10. Mantener y garantizar la confidencialidad e integridad de toda la documentación pertinente de conformidad con las normas de conducta y las reglas de protección de datos. Alertar al Senior Operations Assistant o a la dirección de cualquier incumplimiento de los SOP o de los códigos de conducta por parte de los miembros del personal o socios de la OIM.

11. Cualquier otra actividad que se requiera o sea asignada por el supervisor.

Además de lo anterior, a los Voluntarios de la ONU se les insta a integrarse al mandato del programa VNU en el marco de su asignación y promover la acción voluntaria a través de la integración en las comunidades en el desarrollo de su trabajo. Como tales, los Voluntarios de la ONU deben dedicar parte de su tiempo de trabajo a alguna de las siguientes actividades recomendadas:

• Fortalecer su conocimiento y entendimiento sobre el concepto de voluntariado por medio de la lectura de publicaciones pertinentes tanto del programa VNU como externas, así como desempeñar un papel activo en las actividades del programa VNU (por ejemplo, en los eventos de conmemoración del Día Internacional del Voluntariado);
• Conocer y desarrollar las formas tradicionales y/o locales de voluntariado en el país anfitrión;
• Proveer reportes de autoevaluación anuales y al finalizar la asignación sobre las acciones de VNU, resultados y oportunidades;
• Contribuir con artículos/críticas de sus experiencias en el terreno y enviarlas a la sede para su inclusión en el sitio web, publicaciones, panfletos/boletines, notas de prensa, etc. del programa VNU;
• Ayudar con el Programa de Mentores para los nuevos Jóvenes Voluntarios de la ONU;
• Impulsar o asesorar a grupos locales en el uso del servicio Voluntariado en Línea del programa VNU o promover el uso del servicio a individuos y organizaciones locales relevan-tes cuando sea técnicamente posible.