JOB DESCRIPTION

A través de su trabajo en 75 países con economías en desarrollo en África, Asia y las Américas, Plan International busca alcanzar la mayor cantidad de niños y niñas que sea posible, particularmente aquellos y aquellas que son excluidos/as o marginados/as, con programas de alta calidad que entregan beneficios duraderos, a través de incrementar sus ingresos, trabajando en asocio con otros y operando de manera efectiva.

¡Plan promueve los derechos de la niñez y está comprometida con la protección de los niños y las niñas, así como con la igualdad de género, por lo tanto, toma las medidas necesarias para que sus intervenciones y el actuar de su personal sean acordes con esta política, asimismo, respetamos el principio de igualdad de oportunidades y no discriminación a personas por su raza, color, género, edad, origen, lengua, discapacidad, orientación sexual, religiosa y/o política, estatus marital o embarazo!

Propósito del cargo

Plan International es una organización humanitaria y de derechos de la niñez, independiente, comprometida con que niños, niñas, adolescentes y jóvenes vivan libres de pobreza, violencia e injusticia.

Como Un solo P&C, apoyamos el logro de la Estrategia Global de Plan International mediante

Crear una experiencia más atractiva para las personas
Apoyar el desarrollo de nuestra fuerza laboral
Acelerar el desempeño, el liderazgo y el aprendizaje
Promoción de la tecnología y la excelencia en los procesos.

Plan International se embarcó en una ambiciosa y apasionante iniciativa de cambio estratégico para hacer la organización más transparente, legítima y ágil. Fortalecer nuestros procesos de Personas y Cultura es uno de los factores clave para alcanzar nuestros objetivos estratégicos.

Quien ocupe la posición de Coordinación de Personas y Cultura (P&C) en el país se ocupará de asegurar la operación del día a día de P&C en el país, para la contratación, apoyo al personal y finalización de contratos en el país. Trabajará de manera colaborativa y coordinada con el equipo de P&C del clúster en los demás países.

Dimensiones del cargo

Lleva a cabo los procesos de adquisición de talento de posiciones en el país en niveles inferiores a nivel 13.
Lleva a cabo procesos de contratación, inducción, novedades de planilla, apoyo al personal en el país y finalizaciones de contrato.
Apoya en contactar proveedores de servicios locales para el personal.
Lleva a cabo el procedimiento de finalización de contratos de trabajo.
Responsable porque el sistema de HRIS esté con la información actualizada del personal en el país.
1 reporte directo: Asistente de P&C

Responsabilidades

Procesos de Adquisición de Talentos para posiciones en niveles inferiores a 13 en el país y pasantías.

Asegura que se cuente con el Perfil de cargo aprobado para la posición o los términos de referencia para las pasantías, de otra manera remite al Especialista de Compensación Total y Bienestar en el Centro de Servicios Compartido para que se preste el respectivo apoyo
Define el plan de selección con la supervisión respectiva y le apoya en el lanzamiento de la requisición en el sistema HRIS
Prepara los anuncios para la vacante asegurando cumpla con los compromisos de salvaguarda e inclusión.
Recibe y organiza la lista larga de aplicaciones en el sistema HRIS y establece lista corta con la persona que supervisa la posición.
Coordina la elaboración de pruebas técnicas y psicotécnicas junto con el Oficial de P&C
Coordina paneles de entrevistas.
Consolida las calificaciones de entrevistas y elabora acta de selección.
Lleva a cabo verificación de referencias y screening antiterrorista
Asegura que la información y cierre de la requisición en el sistema HRIS se lleve a cabo.
En los casos de posiciones seleccionadas en el pais, procede a la contratación en el HRIS, confirmadas por la Oficial de P&C del Clúster
Lleva a cabo verificación de referencias, toma la prueba de integridad laboral y coordina entrevista de profundidad si corresponde
Búsqueda de instituciones educativas para la firma de convenios en base a los requerimientos, en los países que aplique esta figura.

Contratación local.

Lleva a cabo todo el proceso de contratación local en el país: diligenciamiento de contratos, firma de documentos de conocimiento de políticas, afiliaciones a sistema de seguridad social locales, etc.
Entrega de información sobre condiciones laborales y contrato de trabajo a la persona que ingresa.
Asegura la realización de adendas, cartas laborales de cambio en las condiciones del contrato según la ley laboral del país.
Alerta sobre la finalización de los contratos de trabajo.

Inducción local.

Coordina el proceso de bienvenida en el país
Coordina agenda de inducciones locales que se requieran según lo acordado con el /la Oficial de P&C
Asegura que el proceso de inducción esté apropiadamente documentado.
Da seguimiento a la firma y aceptación de todas las políticas por parte del personal asegurando que se cuenta con todos los documentos de respaldo correspondientes.

Integridad de la información en el sistema HRIS.

Se asegura que el Asistente de P&C tenga la información necesaria para ingreso y actualización de la información en HRIS.
Comunica a el/la Oficial de P&C de clúster cualquier situación que afecte la integridad de la información en el sistema.
Seguimiento a hojas de tiempo y novedades en el sistema de HRIS
Seguimiento a los KPIS asignados
Completar los formatos de reportes mensuales, trimestrales, semestrales y/o anuales, haciendo los cálculos correspondientes

Finalización de contratos de trabajo

Coordina con Asistente de P&C para entrega de documentación de finalización de contrato de trabajo, Realización de paz y salvos, viso a autoridades locales, proveedores de seguros y sistemas de seguridad social sobre el retiro de la persona.
Retiro en los sistemas de la organización.
Realiza el cálculo de la liquidación final de abres según corresponda conforme al Reglamento Interno, Políticas organizacionales y Legislación Local, y prepara la solicitud de pago.
Elabora los acuerdos de terminación de contrato u otros documentos según el caso.

Apoyo y articulación con servicios locales

Contacta y sirve de puente al equipo de P&C del clúster o del Centro de Servicios compartido con autoridades, proveedores de servicios locales o abogados cuando sea necesario.
Coordinar con la Especialista de Compensación total y Bienestar, el análisis y selección del proveedor del seguro médico y vida, del Clúster.
Brindar acompañamiento al personal en el aprovechamiento del seguro médico y vida

Administración de Nómina del Personal (Salarios, Aguinaldos, Bonos)

Preparar las planillas de salarios mensuales y demás pagos relacionados con la compensación de beneficios y prestaciones sociales; genera el documento de pago asegurando el pago en tiempo y forma según los movimientos de la nómina del mes. Gestiona la acreditación correspondiente.
Actualiza el sistema de planillas con acciones de personal (ingresos y desvinculaciones, cambios en la estructura, cambios en los puestos, cambios en salarios vacaciones, etc.).
Canalizar por la vía adecuada los reclamos del staff en cuanto al pago de sus haberes
Controlar la actualización de las hojas de registro de tiempo (timesheet) en HRIS en especial lo que tienen recuperación de costos según las indicaciones del donante.
Elabora el flujo de efectivo para gestión y solicitud de fondos.
Administra todos los beneficios otorgados al personal.
Administra el control de vacaciones del departamento y de la organización.
Monitorea a la ejecución presupuestaria con forme a lo planificado.
Responsable de completar la Cédula de Severance C24
Apoya a la Gerencia en la actualización de procedimientos patronales, procedimientos laborales, procedimientos fiscales, etc.
Gestiona la relación con el proveedor del sistema de planillas y los cambios necesarios.
Lleva control de deducciones al salario del personal que la Organización se compromete o está obligada a retener y pagar.
Custodia la planilla y sus respectivos archivos de respaldo generados con los cambios realizados mensualmente.
Hacer las comunicaciones al Ministerio de trabajo.
Actualización de los libros de tenencia obligatoria

Comunicaciones, presentaciones y seguimientos de trámites ante los organismos de contralor y seguridad social.

Tramite de reembolsos o licencias por reposos y licencias de maternidad, por las que Plan cancela la totalidad del salario y luego reembolsa al empleado.
Da cumplimiento a las normativas vigentes para asegurar minimizar los riesgos ocupacionales, en línea con los reglamentos internos de la organización y la legislación local

Salvaguarda

Garantiza que la política global de salvaguardia de Plan International y la política de PII para prevenir el acoso, la explotación y el abuso sexual; y la Igualdad e Inclusión de Género están plenamente integradas de acuerdo con los principios y requisitos de la política, incluidas las Normas y Directrices de Implementación pertinentes según corresponda a su área de responsabilidad. Esto incluye, entre otros, garantizar que el personal y los asociados conozcan y comprendan sus responsabilidades según estas políticas y el Código de conducta (CoC) de Plan International, su relevancia para su área de trabajo y que las inquietudes se informen y gestionen de acuerdo con con los procedimientos adecuados.

Relaciones clave

Coordinaciones y Asistentes de P&C de los otros paises
Representantes de País
Gerencias de Proyecto
Centro de Servicios de P&C (Especialista de Compensación Total y Bienestar)
Proveedores de Servicios
Autoridades locales
Abogados locales
Helpdesk Global y Personal Global de Manejo de HRIS

Experiencia técnica, habilidades y conocimientos

Profesional en áreas relacionadas con experiencia en operaciones de Recursos humanos en el país.
Experiencia en administración del personal y manejo de sistemas de reclutamiento y gestión de la información del personal
Experiencia en manejo de entrevistas de personal para ingreso.
Experiencia en contratación de personal y procesos de gestión y finalización de contratos en el país.
Conocimientos en el manejo de novedades de planilla
Conocimiento general de la ley laboral en el país para la gestión de contratos laborales
Experiencia en manejo de Word, Excel, power point, canva
Experiencia en sistemas como: Success factor y Evolution
Capacidad para trabajar de forma flexible según la necesidad.
Máximo grado de integridad con capacidad comprobada para ganarse la confianza de todos los niveles de la organización.
Escrupulosidad
Orden y calidad
Comunicación efectiva
Resolución de problemas
Habilidad numérica

Entorno de trabajo

Trabajo en ambiente de oficina. Trabajo con equipos virtuales. Eventuales viajes a las unidades de programas.

Nivel de contacto con niños, niñas, adolescentes y jóvenes

Bajo contacto: No hay contacto o una frecuencia de interacción muy baja.

Por favor tomar en cuenta que los procesos de selección que realiza Plan International son completamente gratuitos, nunca se solicita que los candidatos o candidatas realicen algún tipo de pago o depósito para participar o ser tomado en cuenta para ocupar una posición.
Plan International cuenta con un código de conducta y políticas internas de Género, Inclusión y Salvaguarda de niños, niñas y jóvenes, por lo que toda persona que sea contratada, debe estar dispuesta a conocer, firmar, cumplir y promover estas políticas.
Plan International asume el compromiso de cero tolerancias al abuso infantil y la discriminación.
Plan International realiza el proceso de selección centrado en la Política de Protección de la Niñez, Derechos Humanos, Equidad de Género y Multiculturalidad.
Plan International se reserva el derecho de cerrar la convocatoria antes de la fecha establecida, al contar con los candidatos que requiere.
Toda persona que aplica a un puesto de trabajo de Plan, deberá presentar la Solvencia del Registro Nacional de Agresores Sexuales del Ministerio Público, la cual deberá adjunta a su CV