Adjoint.e administratif·ve

Sous la direction et la supervision générale du. de la Chef.fe de projet, la/le titulaire du poste fournit et peut superviser du personnel dans la prestation de services de soutien technique et administratif, couvrant des processus et des transactions spécialisés et non spécialisés pour des domaines de travail distincts dans l’administration et la logistique, en assurant une prestation de services efficace et axée sur le client. L’adjoint.e administratif.ve favorise une approche axée sur le client, la qualité et les résultats, en veillant à l’utilisation des ressources du bureau de la manière la plus rentable possible.

1. Soutien à la Gestion administrative et financière

• Coordonner les différents domaines de travail et superviser le personnel de l’Administration, en appui aux projets dans l’exécution des transactions, processus et services du bureau, en veillant à la pleine conformité avec les règles, règlements, politiques et stratégies de l’UNOPS

• Surveiller les performances de l’équipe administrative par rapport aux objectifs du bureau, des projets, et la satisfaction des partenaires

• Appuyer le bureau et les projets dans la gestion des communications (préparation et finalisation des correspondances, transmission des rapports, etc) et démarches (organisation des rencontres et réunions, auprès des partenaires institutionnels du bureau

• Mettre en œuvre le mécanisme de contrôle pour les services administratifs désignés, y compris la tenue de registres de contrôle administratif tels que les engagements et les dépenses

• Appuyer les projets dans la gestion (demande, justification et réconciliation) des avances opérationnelles 

• Gérer la petite caisse du bureau, la justification des dépenses, la réconciliation des comptes en conformité avec le règlement financier de l’UNOPS

2. Gestion des voyages et formalités de visa

• Jouer le rôle de point focal concernant les voyages du bureau pays et assurer l’organisation pratique des voyages du personnel du bureau et des projets conformément au SOP voyage

• Préparer les autorisations de voyage (Travel authorization) dans le nouveau système et s’assurer que les frais de mission sont payés dans les délais

• Effectuer les réservations de vols (UN et commerciaux) pour les missions locales et internationales

• Gérer les demandes de visa et effectuer les formalités de voyage du bureau

• Centraliser et traiter les dossiers de voyages et toute réclamation y relative

3. Appui logistique aux projets

• Assurer la fourniture efficace et efficiente de services de soutien logistique aux projets en conformité avec les règles, règlements, politiques et stratégies de l’UNOPS

• Superviser la mise en œuvre du système logistique conformément aux procédures logistiques de l’UNOPS

• Coordonner et superviser les processus et services en matière d’expéditions et de dédouanement, de voyages, de gestion d’événements, d’enquêtes administratives, de services de transport et d’assurance, de gestion des bâtiments/installations/espaces, de fournitures de bureau

• Coordonner les services de gestion des fournitures et des actifs et la vérification physique des articles en stock, en veillant à la préparation et à la présentation en temps utile des rapports d’inventaire périodiques

• Superviser les questions de protocole, en veillant à la prestation efficace des services aux clients, y compris l’enregistrement du personnel et les autorisations du gouvernement hôte

• Gérer la liaison et la coordination avec les autorités locales sur les autorisations/privilèges et immunités pour le personnel de l’UNOPS, les espaces de bureaux et autres questions administratives

4. Développement et partage des connaissances

• Organiser, faciliter et/ou fournir des initiatives de formation et d’apprentissage pour le personnel sur des sujets liés à l’administration

• Apporter des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique en synthétisant les leçons apprises et en diffusant les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines

• Recueillir des commentaires, des idées et des connaissances internes sur les processus et les meilleures pratiques et les utiliser de manière productive

Impact des résultats

La réalisation efficace et réussie des résultats par l’Adjoint.e administratif.ve affecte directement l’efficacité globale de la fourniture de services administratifs par l’équipe individuelle, ce qui a un impact sur la capacité du bureau à répondre de manière efficace et efficiente aux besoins opérationnels du bureau/programme.   La prestation de services en temps opportun et de manière responsable garantit la satisfaction du client et promeut l’image et la crédibilité de l’équipe et du bureau en tant que prestataire de services efficace en matière de services et de gestion de projets.  Cela renforce la position concurrentielle de l’UNOPS en tant que partenaire de choix en matière de développement durable et de services de projets dans le pays/la région desservie.