Administrative & HR Associate, TA 6 months, GS-6, Brazzaville-Congo, # 128316

L’UNICEF travaille dans certains des endroits les plus difficiles du monde, pour atteindre les enfants les plus défavorisés du monde. Pour sauver leur vie. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel.

Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, afin de construire un monde meilleur pour tous.

Et nous n’abandonnons jamais.

Pour chaque enfant, un héros….

Comment pouvez-vous faire la différence ?

Objectif du poste :

L’Associé(e) administratif et RH fournit un support pour la mise en œuvre efficace d’un large éventail de fonctions administratives et RH pour toutes les catégories de personnel du bureau, en garantissant restitution exacte et opportune, conformément aux règles et procédures de l’UNICEF. Le poste est placé sous la supervision directe de la Chargée des Ressources Humaines, et une supervision fonctionnelle de la Chargée de l’Administration.

Responsabilités et tâches clés :

Ressources Humaines

• Rédiger les annonces de postes vacants pour les postes au sein de son bureau pour examen par le superviseur afin d’aider à attirer les candidats idéaux.

• Assurer la liaison avec les candidats dans les différentes étapes du processus de recrutement.

• Coordonner la planification des interviews et des évaluations techniques.

• Préparer les courriers formels de notification, d’offre et de regrets.

• Enregistrer et tenir à jour les dossiers de recrutement, en s’assurant que tous les documents nécessaires ont été préparés.

• Suivre le cycle du processus de recrutement pour informer le superviseur quand nécessaire.

• Suivre la mise en œuvre d’initiatives visant à favoriser le bien-être du personnel et les programmes de reconnaissance du personnel.

• Assister les clients internes dans l’utilisation des systèmes RH tels que la gestion des talents, AGORA et ACHIEVE.

• En consultation avec le superviseur, rechercher et analyser les données et les informations pour aider à identifier les besoins de formation au sein du bureau pour l’élaboration de plans d’apprentissage et d’autres interventions de formation ciblées.

• En consultation avec le superviseur, rechercher, analyser, vérifier et compiler les informations sur les formationr externes disponibles et les établissements d’enseignement pour aider le superviseur à décider des programmes d’apprentissage qui comblent les lacunes d’apprentissage du bureau de pays.

• Aider l’équipe à organiser et diriger des formations, des ateliers et des événements en participant à des exercices visant à renforcer les capacités des parties prenantes et à organiser la distribution de matériel pour les participants, en garantissant la disponibilité des lieux de formation et des équipements et fournitures requis, tout en fournissant un soutien logistique et de secrétariat au niveau du personnel, ateliers et événements si nécessaire.

Approvisionnement

• Maintenir à jour les listes de fournisseurs et de consultants.

Communications et flux de travail

• Établir et tenir à jour les systèmes de classement et de référencement du bureau, à la fois traditionnels et numériques ; et veiller à ce que les sites inter/intranet soient à jour et précis.

Voyage

• Fournir une assistance en matière de voyage aux membres du personnel pour les préparatifs de voyage et les droits en fonction des règles et politiques de l’organisation. Assurer la liaison avec les points focaux de voyage concernés pour garantir que l’organisation obtient le meilleur service et le meilleur prix pour tous les voyages.

• Informer et débriefer les membres du personnel sur les questions administratives connexes telles que les visas, les habilitations de sécurité et les procédures de documentation.

• Extraire, saisir, tenir à jour et vérifier l’exactitude des dossiers de voyage dans le système de voyage de l’organisation pour garantir des transactions précises liées aux frais de voyage et aux déplacements du personnel.

• Suivre les certifications de voyage et faire un rapport à aux parties prenantes.

Fournitures/équipement

• Prendre en charge la gestion du matériel de bureau et la mise à jour de l’inventaire des articles.

• S’assurer que les services et l’entretien des locaux sont conformes aux normes organisationnelles.

Présence

• Exploiter et tenir à jour le système qui suit les absences du personnel.

Pour vous qualifier en tant que défenseur de chaque enfant, vous devriez avoir :

Education :

Diplôme d’études secondaires, complété de préférence par des formations techniques ou universitaires liées au domaine de travail.

Expérience :

Au moins 6 années d’expérience professionnelle requises en gestion des ressources humaines et/ou en administration, à des niveaux de responsabilité graduels.

Langue

La maîtrise de l’anglais et du français est requise. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU ou de la langue locale du lieu d’affectation est considérée comme un atout.

Les candidatures féminines sont particulièrement encouragées.

Pour chaque enfant, vous devrez démontrer…

Les valeurs de l’UNICEF de bienveillance, de respect, d’intégrité, de confiance et de responsabilité.

Cliquez ici pour en savoir plus sur les valeurs de l’UNICEF.

Compétences UNICEF requises pour ce poste sont…

• Cultiver la conscience de soi et démontrer une conscience éthique (1)
• Travailler de façon collaborative (1)
• Établir et entretenir des partenariats (1)
• Innover et épouser le changement (1)
• Penser et agir stratégiquement (1)
• S’atteler à obtenir des résultats tangibles (1)
• Gèrer l’ambiguïté et la complexité (1)

Au cours du processus de recrutement, nous testons les candidats en suivant le référentiel de compétences. Familiarisez-vous avec notre référentiel de compétences et ses différents niveaux : ici.

L’UNICEF est là pour servir les enfants les plus défavorisés du monde et notre main-d’œuvre mondiale doit refléter la diversité de ces enfants. La famille de l’UNICEF s’engage à inclure tout le monde, indépendamment de sa race/ethnie, de son âge, de son handicap, de son identité de genre, de son orientation sexuelle, de sa religion, de sa nationalité, de son milieu socio-économique ou de toute autre caractéristique personnelle.

Nous offrons une large gamme d’avantages à notre personnel, y compris un congé parental payé, des pauses d’allaitement et des aménagements raisonnables pour les personnes handicapées. L’UNICEF encourage fortement l’utilisation d’arrangements de travail flexibles. L’UNICEF applique une politique de tolérance zéro à l’égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations Unies et de l’UNICEF, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination. L’UNICEF s’engage à promouvoir la protection et la sauvegarde de tous les enfants. Tous les candidats sélectionnés seront donc soumis à des vérifications rigoureuses des références et des antécédents, et devront adhérer à ces normes et principes. La vérification des antécédents comprendra la vérification des diplômes universitaires et des antécédents professionnels. Les candidats sélectionnés peuvent être tenus de fournir des informations supplémentaires pour effectuer une vérification des antécédents.

Remarques :

L’engagement actif de l’UNICEF en faveur de la diversité et de l’inclusion est essentiel pour obtenir les meilleurs résultats pour les enfants. Pour ce poste, les professionnels nationaux congolais éligibles et appropriés sont encouragés à postuler.

La mobilité est une condition d’emploi professionnel international avec l’UNICEF et une prémisse sous-jacente de la fonction publique internationale.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés et passeront à l’étape suivante du processus de sélection.

Les nominations à l’UNICEF sont soumises à une autorisation médicale. La délivrance d’un visa par le pays hôte du lieu d’affectation, qui sera facilitée par l’UNICEF, est requise pour les postes IP. Les nominations peuvent également être soumis à des exigences d’inoculation (vaccination), y compris contre le SRAS-CoV-2 (Covid). Les employés du gouvernement qui sont considérés pour un emploi avec l’UNICEF sont normalement tenus de démissionner de leur gouvernement avant de prendre une affectation avec l’UNICEF. L’UNICEF se réserve le droit de retirer une offre de nomination, sans compensation, si un visa ou une autorisation médicale n’est pas obtenu, ou si les conditions de vaccination nécessaires ne sont pas remplies, dans un délai raisonnable pour quelque raison que ce soit.