Administrative (Travel) Associate, GS6, FT, Cotonou, Benin, Position # 18081

L’UNICEF travaille dans les endroits les plus inhospitaliers du monde pour atteindre les enfants et les adolescents les plus défavorisés. Pour défendre les droits de chaque enfant, où qu’il soit. Dans plus de 190 pays et territoires, nous mettons tout en œuvre pour aider les enfants à vivre, à s’épanouir et à réaliser leur potentiel, de la petite enfance à l’adolescence.

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Pour chaque enfant, de l’épanouissement !

L’associé (e) administratif(ve) voyage est chargé(e) d’exécuter les companies d’appui aux voyages au bureau nationwide du Bénin et aux bureaux de zone. Il va contribuer à assurer l’efficacité et la rentabilité des companies d’appui aux voyages, en fournissant des conseils au personnel et en l’aidant dans ses tâches administratives. Il veille à ce que les opérations et les companies administratifs du bureau soient conformes à la politique, aux procédures, aux règles et aux règlements administratifs de l’organisation.

Remark pouvez-vous faire la distinction pour UNICEF au Benin ?

Sous la supervision et l’orientation du superviseur, l’assistant(e) administratif(ve) est chargé(e) d’exécuter des tâches administratives relations à la bonne marche de l’organisation, ce qui nécessite une connaissance approfondie des règles et procédures liées à la politique administrative de l’UNICEF.

L’associé(e) administratif(ve) voyage aura pour tâches principales :

Voyages

• Fournir une help aux personnels en ce qui concerne l’organisation des voyages et les droits y afférents, conformément aux règles et politiques de l’organisation. Assurer la liaison avec les factors focaux des companies compétents en matière de voyages afin que l’organisation obtienne le meilleur service et le meilleur prix pour tous les voyages.
• Tenir au courant les membres du personnel sur les questions officielles administratives connexes telles que les visas, les autorisations de sécurité et les procédures de documentation.
• Faire la mise à jour des dossiers de voyage dans le système, et suivre avec exactitude les dossiers de voyage de l’organisation afin de garantir le suivi des transactions relations aux frais de voyage officiels.
• Participer à la préparation des budgets relatifs aux frais de voyage et tenir à jour le plan de voyage et les dossiers de contrôle budgétaire.
• Contrôler les certifications des dossiers voyage.
• Examiner les autorisations de voyage (TA) et les demandes de remboursement de frais de voyage (TC) approuvées, vérifier que les calculs des droits de voyage sont corrects et les enregistrer pour paiement.
• Utiliser directement la plateforme logicielle de réservation de vols en ligne pour toutes les réservations de vols internationaux et nationaux.
• Tenir à jour les dossiers et les registres relatifs aux voyages.

Protocole

• Assurer le protocole aéroportuaire et les formalités administratives connexes.
• Assurer toute autre tâche demandée par le superviseur

Pour assumer ce rôle et être considéré comme un défenseur des droits de chaque enfant, vous devez avoir :

Training :

• Un diplôme de l’enseignement secondaire est requis, de préférence complété par des cours methods ou universitaires en rapport avec le domaine de travail.

Expérience :

• Un minimal de 6 ans d’expérience dans le domaine de l’administration ou du travail de bureau est requis.

Langue :

• La maîtrise du français est requise. La connaissance de l’anglais opérationnel ou d’une langue locale est un atout.

Pour chaque enfant, vous devez démontrer :

Les valeurs fondamentales de l’UNICEF : Bienveillance, Respect, Intégrité, Confiance, Responsabilité et Durabilité sous-tendent tout ce que nous faisons et la façon dont nous le faisons.

Familiarisez-vous avec la Charte de nos valeurs .

Et avoir les compétences de base suivantes

• Cultiver la conscience de soi et démontrer un sens de l’éthique.
• Travailler de façon collaborative.
• Établir et entretenir des partenariats.
• Innover et épouser le changement.
• Penser et agir de manière stratégique.
• S’atteler à obtenir des résultats tangibles.
• Gérer l’ambiguïté et la complexité.
• Accompagner, diriger et encadrer le personnel.

Au cours du processus de recrutement, nous testons les candidats en suivant le cadre de compétences. Familiarisez-vous avec notre cadre de compétences et ses différents niveaux : cliquez ICI.

Localisation

Le/la candidat(e) recruté(e) sera basé(e) à Natitingou

Rémunération

Le poste est classé dans la catégorie des Professionnels Nationaux (GS) au grade GS6 de la grille de rémunération du Système des Nations Unies.

L’engagement actif de l’UNICEF en faveur de la diversité et de l’inclusion est essentiel pour obtenir les meilleurs résultats pour les enfants et nous encourageons tous les candidats, indépendamment de leur sexe, de leur faith et de leur origine ethnique, y compris les personnes handicapées, à postuler pour faire partie de l’organisation.

Pour ce poste spécifiquement, les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Nous offrons un large éventail d’avantages à notre personnel, y compris des congés parentaux payés, des pauses pour allaiter, des heures de travail flexibles, prise en cost médicale et des mesures d’adaptation raisonnables pour les personnes handicapées.

L’UNICEF applique une politique de tolérance zéro à l’égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations Unies et de l’UNICEF, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination. L’UNICEF adhère également aux principes stricts de safety de l’enfance. Tous les candidats sélectionnés devront adhérer à ces normes et principes et seront donc soumis à une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents. La vérification des antécédents comprendra la vérification des titres universitaires et des antécédents professionnels. Les candidats(es) sélectionnés(es) peuvent être amenés(es) à fournir des informations supplémentaires afin de procéder à ces vérifications.

Seuls les candidats(es) présélectionnés(es) seront contactés(es) et passeront à l’étape suivante du processus de sélection.

Les nominations à l’UNICEF sont soumises à une autorisation médicale.  Les nominations peuvent également être soumises à des exigences de vaccination, notamment contre le SRAS-CoV-2 (COVID). Les employés du gouvernement qui sont considérés pour un emploi avec l’UNICEF doivent normalement démissionner de leur gouvernement avant d’accepter une mission avec l’UNICEF. L’UNICEF se réserve le droit de retirer une offre d’emploi, sans compensation, si un visa ou une autorisation médicale n’est pas obtenu(e), ou si les exigences en matière de vaccination ne sont pas satisfaites, dans un délai raisonnable, pour quelque raison que ce soit.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés et passeront à l’étape suivante du processus de sélection.