Asistente de Administración VEN8 (Administrador)

Línea de Reporte

El/la Asistente de Administración VEN8 reporta al/la Coordinador Nacional de Administración y RRHH.

Ubicación principal

La posición está basada en la Oficina Nacional de RET, ubicada en Caracas, estado Miranda.

Responsabilidades Especificas

Administración, Compras y Logística

• Planificar y llevar a cabo los procesos de gestión administrativa, de compras, logística, servicios de tecnología informática, así como los de limpieza y mantenimiento de la oficina de RET en terreno, de acuerdo a las políticas y procedimientos internos, en estrecha coordinación con el/la Coordinador(a) Nacional de Administración y RRHH.
• Ejecutar los planes de compra del proyecto en coordinación al Oficial Local de Administración y Finanzas, identificando y reportando rápidamente al al/la Coordinador(a) Nacional de Administración y RRHH sobre cualquier discrepancia, proponiendo alternativas de solución.
• Centralizar, organizar, archivar y mantener en un lugar seguro en físico y digital toda la información y documentos de soporte administrativos y legales.
• Planificar y realizar proyecciones de los requerimientos administrativos de la oficina local de RET en el estado.
• Asegurar el pago oportuno de todas las obligaciones contractuales de RET en el estado, incluyendo pago a proveedores, alquileres, servicios públicos, etc.
• Coordinar el apoyo legal necesario para asegurar el cumplimiento de todas las responsabilidades contractuales con proveedores, consultores, registros, etc.
• Garantizar el oportuno y suficiente suministro de materiales y equipos de las oficinas de RET en apego a lo aprobado en los presupuestos y planes de compras y con base a los procedimientos internos y requerimientos de los donantes.
• Revisar las cotizaciones y adquisiciones de materiales y suministros según los planes de compra. Revisar los procesos de contratación del transporte y distribución de materiales y suministros.
• Elaborar puntualmente los informes periódicos solicitados por el Coordinador(a) Nacional de Administración y RRHH.
• Administrar y resguardar los sistemas de control información (copias de seguridad, claves, derechos de acceso, etc.).
• Mantener el registro de los activos y control de existencias de la oficina local de RET.
• Velar que la oficina local cumpla con todos los requerimientos y estándares mínimos de RET en cuanto a seguridad, adecuación y funcionabilidad.
• Supervisar la logística general, compras, adquisición de equipos, servicios de IT y mantenimiento.

Administración de Recursos Humanos

• Supervisar el registro adecuado de la asistencia y llenado de hojas de control de tiempo de los empleados en los formatos establecidos (Time Sheets) según la Política y el Manual de RRHH de RET / mantener el registro de permisos o licencias y los saldos de vacaciones de todos los empleados;
• Coordinar con Coordinador Nacional de Administración y RRHH el proceso de contratación de los empleados de RET en el estado.
• Coordinar con la Dirección país y el/la Coordinador(a) Nacional de Administración y RRHH la implementación de las políticas de recursos humanos de acuerdo con las leyes locales y las prácticas generales en el país.

Otras

• Estar en permanente contacto y coordinación con el/la Oficial Local de Administración y Finanzas y con el/la Coordinador(a) Nacional de Administración y RRHH.
• Asesorar al/la Oficial Local de Administración y Finanzas, sobre cualquier situación que pueda tener un impacto en los programas y / o políticas de RET.
• Realizar reuniones periódicas de seguimiento con el/la Oficial Local de Administración y Finanzas, para asegurar que los presupuestos, las estrategias y herramientas financieras, administrativas y logísticas a implementar son integralmente comprendidas y aplicadas por el equipo local.
• Apoyar al Oficial Local de Administración y Finanzas en la adecuada compresión y aplicación de las políticas y procedimientos internos de RET en finanzas, administración, compras y logística.
• Asistir a cualquier reunión relacionada con sus áreas de responsabilidad que se le asigne.
• Planificar junto al/la Coordinador(a) Nacional de Administración y RRHH las misiones vinculantes de la Sede.
• Completar cualquier tarea adicional en el marco de sus funciones, según lo solicite el/la Coordinador(a) Nacional de Administración y RRHH.
• Adicionalmente, como todo el personal de RET
• Trabajar con confianza e integridad y tener un claro compromiso con los valores fundamentales y los principios de RET, asegurando que las actividades y su desempeño cumplan con lo establecido en el Código de Conducta de RET, el PSEA-SH y otros Manuales y Políticas Internas.
• Capacidad de trabajar de forma independiente y en equipo, demostrando habilidades de gestión y liderazgo.
• Capacidad de comunicarse de manera clara y sensible con las instituciones y organizaciones pertinentes, y con los interesados internos y externos, como representante de RET. Estas aptitudes incluyen una negociación y representación eficaces.
• Proponer, de manera constructiva, soluciones alternativas a los problemas que surjan en el área de trabajo
• Título universitario en contabilidad, administración, o una especialidad vinculante.
• 2-4 años de experiencia progresiva en contabilidad o administración. Experiencia previa en agencias de la ONU u ONGs se considera una ventaja.
• Un mínimo de 2 años de experiencia en implementación de aplicaciones ERP / finanzas.
• Se requiere nacionalidad venezolana o tener permiso para trabajar en Venezuela (indispensable).
• Se requiere fluidez oral y escrita en español. Inglés será una ventaja.
• Se requiere disponibilidad inmediata.
• Capacidad para priorizar eficazmente múltiples responsabilidades.
• Flexibilidad para gestionar diferentes tareas de forma eficaz y disposición para dedicar horas extra cuando sea necesario.
• Dominio de Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Project, Outlook).