Asistente de Cadena de Abastecimiento y Compras
El Consejo Danés para Refugiados (DRC por sus siglas en inglés) es una de las principales ONG humanitarias del mundo, que trabaja en más de 40 países para proporcionar asistencia adecuada con un enfoque basado en derechos para los refugiados, solicitantes de asilo, los desplazados internos, repatriados y migrantes. DRC ha estado presente en Colombia desde 2011, pero 2018 amplía sus operaciones en respuesta a la crisis venezolana. Actualmente DRC Colombia implementa una respuesta humanitaria centrada protección para refugiados y migrantes venezolanos y colombianos retornados en ciudades de Colombia como Riohacha, Barranquilla y Bogotá, actualmente también incorpora actividades en Nariño y en Norte de Santander.
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO:
El asistente de Cadena de Abastecimiento y compras es responsable de apoyar todas las adquisiciones de bienes y servicios, almacenamiento, transporte de bienes y personas, gestión de flota terrestre y fluvial, gestión de activos e inventario de la organización y de la logística general para la base de Nariño, de conformidad con el marco interno de Danish Refugee Council – DRC y las regulaciones determinadas por los donantes.
Responsabilidades:
Adquisiciones y Administración:
• Apoyar el cumplimiento de los procesos de compra requeridos para el adecuado funcionamiento de las operaciones de DRC en la oficina de Barbacoas y municipios de intervención de la base de Nariño.
• Validar la integridad documental de los procesos de compra según los requerimientos de los donantes. • Generar seguimiento y trazabilidad de las solicitudes de compra, gestionando las ordenes de requisición y seguir el proceso de aprobación de pago para las solicitudes de compras según los procedimientos de DRC.
• Notificar oportunamente a finanzas los procesos de adquisición y compras completados para que sean gestionados los pagos oportunamente.
• Liderar, bajo el lineamiento técnico del Oficial de Cadena de Abastecimiento, el proceso de selección de proveedores según los procedimientos de DRC: Coordinar, en conjunto con los asistentes de Supply Chain, la actualización, renovación y correcto registro de proveedores en las bases de datos correspondiente, así como su cumplimiento con los requerimientos legales en Colombia para ser elegibles a contrataciones.
• Promover y/o propiciar la creación de acuerdos marco para la base de Nariño, así como ser garante de los procesos de creación de PA que se implementen para la base.
• Preparar y gestionar los procesos de licitación.
• Garantizar la correcta implementación de los Procurement Plan de los proyectos que se manejen en la base.
• Acompañar los equipos de programa en la planificación de las necesidades de compra y logística.
• Mantener seguimiento de los indicadores ERP (DRC Dynamics).
• Actualizar y dar seguimiento a los convenios marcos con proveedores utilizando la plataforma Dynamics.
• Apoyar a la organización en ejecución de auditorías externas, internas y solicitud de información de donantes.
Logística:
• Bajo solicitud del área correspondiente, gestionar los requerimientos logísticos y programáticos de tal manera que las misiones se lleven adecuadamente y cumplan con los objetivos socializados en los briefing de misión.
• Apoyar con la identificación de retos logísticos que se afronten en la ejecución de las operaciones de la base de Nariño, tanto en actividades de oficina como actividades de terreno.
• Supervisar las notas de bienes recibidos, notas de entrega, listas de empaque, y asegurar la entrega oportuna de los elementos solicitados según el proceso de adquisición correspondiente.
• Asegurar el mantenimiento de la oficina, a través de las cotizaciones de proveedores y el seguimiento a las actividades establecidas.
• Coordinar, bajo el lineamiento técnico del Oficial de Cadena de Abastecimiento, la gestión de entrega de materiales, elementos y activos de la organización.
• Coordinar, bajo el lineamiento técnico del Oficial de Cadena de Abastecimiento, el movimiento de carga y CT HR 1 Job Description 2 transporte desde la bodega hasta los sitios de intervención de los proyectos.
• Asegurar el transporte de los funcionarios de DRC, transporte de elementos (carpas, herramientas, acomodación, suministros, etc.).
• Producción de informes mensuales sobre los movimientos de flota de vehículos y lanchas de la base. • Realizar controles para el uso correcto, mantenimiento y estado de la flota, incluyendo la revisión física/mecánica de los vehículos, a través de los procesos determinados.
• Asegurar el cumplimiento de los manuales de operaciones de Cadena de Abastecimiento de DRC en todos los procesos asociados a compras, logística y transporte.
• Supervisar y controlar la bodega logística (revisión, rotación y estado de inventarios).
• Apoyar todas las tareas no especificadas y espontáneas con relación a la gestión logística para dar cumplimiento a algún evento de la Organización. Gestión de activos fijos, muebles y enseres e insumos
• Apoyar a controlar, registrar y dar seguimiento a los activos fijos de la base. • Apoyar a controlar, registrar y dar seguimiento a los muebles y enseres de la base.
• Apoyar a controlar, registrar y dar seguimiento a la visibilidad de la base.
• Apoyar a controlar, registrar y dar seguimiento de los insumos de papelería, aseo y cafetería de la base. • Apoyar a registrar la asignación de activos, muebles y enseres y visibilidad de la base.
• Realizar los inventarios y llevar el control detallado.
• Preparar y registrar la documentación de donaciones.
• Administrar y controlar la bodega
Gestión de flota
• Apoyar con el cumplimiento de los procesos de gestión de flota de DRC para la base.
• Apoyar la gestión de la disponibilidad de los vehículos para las operaciones de programa.
• Coordinar las revisiones periódicas y mantenimiento de los vehículos y lanchas.
• Coordinar la oportuna realización de la revisión técnico-mecánica para los vehículos
• Asegurar que los vehículos cuenten con pólizas SOAT vigentes, extintores con fecha de revisión inferior a un año, equipo de carretera completo y botiquines con insumos no vencidos.
• Mantener actualizado el registro de conductores habilitados, licencias de conducción
• Dar respuesta oportuna a las necesidades de reparación y/o reposición de partes de los Vehículos y lanchas.
• Mantener seguimiento al registro de los GPS instalados para la flota.
• Controlar el uso y consumo del combustible de la flota de la oficina local.
• Realizar inducción, capacitación, seguimiento y retroalimentación al equipo de conductores.
Otros
• Apoyar en las capacitaciones de nuevos integrantes en la utilización de la Plataforma Dynamics.
• Participar en las reuniones de seguimiento de la oficina nacional.
• Participar en las reuniones del área de soporte.
• Realizar inducción, capacitación, seguimiento y retroalimentación al equipo de asistentes de Supply Chain. • Realizar inducción, capacitación, seguimiento y retroalimentación al auxiliar de limpieza.
• Las demás asignadas por el Gerente de Área y el Líder de Equipo de Soporte, de acuerdo con las necesidades programáticas de la base.
Experiencia Y Competencias Técnicas:
• Vocación de servicio
• Enfoque al detalle
• Capacidad de auto-organización.
• Conocimiento e interés por el sector humanitario
• Conocimiento intermedio de Excel
• Manejo Avanzado de Office y Adobe PDF
• Capacidades analíticas
Educación
• Tecnologo o Profesional con 1 año de experiencia (Administración, Logística y afines es deseable pero no es limitante) Idiomas (Indicar el nivel de manejo) • Español Nativo • Inglés Básico
Deseable:
• Experiencia de terreno y de trabajo con refugiados, migrantes, desplazados internos, comunidades étnicas.
• De carácter tranquilo(a) y diplomático(a).
• Buen trabajo en equipo; habilidad para crear buen ambiente.
• Dominio de inglés es una ventaja
Proceso de solicitud
Todos los solicitantes deben subir únicamente una carta de presentación (1 página) y una hoja de vida actualizada (que no supere las 3 páginas) no se reciben más soportes por este medio. Fecha de cierre de solicitudes: 21 de Agosto de 2024 a las 11:59 am Hora Local.