Asistente de Proyecto

El Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo – PNUD trabaja en más de 170 países y territorios, dando asistencia para desarrollar políticas, habilidades de liderazgo y asociación, capacidades institucionales y construcción de resiliencia, fomentando el desarrollo. En Colombia, trabaja en 28 departamentos y 319 municipios. 

El PNUD hace parte de las 26 Agencias, Fondos y Programas de las Naciones Unidas en Colombia aportando al logro del Marco de Cooperación de las Naciones Unidas para el Desarrollo Sostenible.  El Documento Programa País del PNUD 2021-2024 busca apoyar los esfuerzos del gobierno de Colombia para la transición hacia la paz y la consolidación de su posición de país de renta media-alta; con tres prioridades de trabajo: 1) Estabilización: “Paz con Legalidad”; 2) Migración como factor de desarrollo; y 3) Asistencia técnica como acelerador de la consecución de los Objetivos de Desarrollo Sostenible catalizadores.  

A nivel programático PNUD Colombia está organizado en 2 Clústeres y 5 Portafolios: El Clúster de Desarrollo Sostenible Inclusivo que agrupa a los portafolios de Desarrollo Sostenible y Reducción de la Pobreza e Inequidad y el Clúster de Construcción de Paz y Gobernabilidad Inclusiva que reúne a los Portafolios de Gobernabilidad Democrática, Construcción de Paz y, Respuesta a Crisis y Estado de Derecho.  

Desde el área de Protección social e Inclusión Productiva reducción de pobreza e inequidad se promueve el diseño e implementación de iniciativas para el desarrollo sostenible, inclusión social y económica, a través de una Re-dinamización de la economía rural y urbana. Lo anterior, parte de ejercicios de gestión de la información, generación de proyectos productivos, la generación de emprendimientos y negocios inclusivos para población base de la pirámide, y de la construcción de políticas y programas que mitiguen la pobreza en Colombia y generen bienestar y prosperidad para la población colombiana.

Desde esta perspectiva, se hace necesario contar con un Analista en comunicaciones que proponga el diseño e implementación de los planes de comunicación del PNUD relacionados con el área, y que haga parte integral de la estrategia de comunicaciones de la organización, contribuyendo al cumplimiento de los objetivos planteados en el programa, garantizando la efectividad y eficiencia de los resultados esperados en la cartera del área. 

Alcance del Trabajo

Las funciones del Asistente de Proyecto incluirán:

• Contribuir proactivamente a la implementación del Proyecto día a día y garantizar la conformidad con los resultados esperados y los planes de trabajo del Proyecto;
• Mantener la correspondencia y comunicación del Proyecto;
• Recopilar, registrar y mantener toda la información sobre las actividades del Proyecto;
• Asesorar a todas las contrapartes del Proyecto sobre los procedimientos administrativos aplicables y garantizar su correcta implementación;
• Contribuir a la preparación e implementación de informes de progreso;
• Preparar agendas y organizar visitas de campo, citas y reuniones tanto internas como externas relacionadas con las actividades del proyecto y redactar actas de las reuniones;
• Brindar apoyo a los consultores internacionales en la implementación de sus tareas para el logro de los resultados del Proyecto;
• Asistir en la organización logística de reuniones, capacitación y talleres;
• Borrador de actas de la Junta de Proyecto y otras reuniones relacionadas con el Proyecto.
• Cuando sea necesario, trabajar en conjunto con el Oficial de Proyecto
• Tener la habilidad para investigar y convertir la información en conocimiento útil, relevante para el contenido, o que responda a una necesidad declarada

En general, las funciones del Asistente de Proyecto cubrirán:

• Asistir al Gerente del Proyecto en la gestión diaria y la supervisión de las actividades del Proyecto;
• Asistir al Oficial de Proyectos en asuntos relacionados con el seguimiento y la evaluación y la gestión de los recursos del conocimiento;
• Garantizar que toda la documentación del Proyecto (informes de progreso, consultoría y otros informes técnicos, actas de reuniones, etc.) se mantenga correctamente en copias impresas y electrónicas en un sistema de archivo eficiente y fácilmente accesible

Organización Institucional

El Asistente de Proyecto desempeñará sus funciones bajo la guía y supervisión directa del Gerente de Proyecto del PNUD.

Competencias

Alcanza resultados: NIVEL 1: Planifica y supervisa su propio trabajo, presta atención a los detalles, entrega un trabajo de calidad antes de la fecha límite

Piensa de forma Innovadora: NIVEL 1: Abierto a ideas creativas/riesgos conocidos, es un solucionador de problemas pragmático, hace mejoras

Aprende continuamente: NIVEL 1: De mente abierta y curiosa, comparte conocimientos, aprende de los errores, pide retroalimentación

Se adapta con agilidad: NIVEL 1: Se adapta al cambio, maneja constructivamente la ambigüedad/incertidumbre, es flexible

Actúa con determinación: NIVEL 1: Muestra impulso y motivación, capaz de actuar y entregar con calma frente a la adversidad, confiado

Se involucra y trabaja en equipo: NIVEL 1: Demuestra compasión/comprensión hacia los demás, establece relaciones positivas

Facilita la diversidad y la inclusión: NIVEL 1: Aprecia/respeta las diferencias, es consciente de los prejuicios inconscientes, confronta la discriminación

Competencias transversales y técnicas 

Pensamiento estratégico:

• Habilidad para desarrollar estrategias efectivas y planes priorizados en línea con los objetivos del PNUD, basados en el análisis sistémico de desafíos, riesgos potenciales y oportunidades; vincular la visión con la realidad sobre el terreno y crear soluciones tangibles.
• Capacidad para aprovechar el aprendizaje de una variedad de fuentes para anticipar y responder a tendencias futuras; Demostrar previsión para modelar cómo serán los desarrollos futuros y los posibles caminos a seguir para el PNUD.

Toma Efectiva de decisiones: 

• Capacidad para tomar decisiones de manera oportuna y eficiente de acuerdo con la autoridad, el área de especialización y los recursos propios

Trabajar con evidencia y datos: 

• Capacidad para inspeccionar, limpiar, transformar y modelar datos con el objetivo de descubrir información útil, informar conclusiones y respaldar la toma de decisiones.

Generación de conocimiento: 

• Capacidad para investigar y convertir la información en conocimiento útil, relevante para el contexto, o responder a una necesidad declarada

Efectividad: 

• Aseguramiento de la calidad del proyecto.

Gestión de edificios, instalaciones y espacios de oficina: 

• Conocimiento y capacidad para facilitar la renovación y mejora de las oficinas, incluida la revisión de planos de ingeniería/arquitectura complejos; negociar acuerdos técnicos para garantizar la infraestructura y los servicios del edificio en pleno funcionamiento; política y procedimiento de diseño (POPP) para locales e instalaciones, incluidos estándares de espacio; gestionar locales e instalaciones; validar notas de estados financieros sobre datos de arrendamiento.

Gestión de Compras

• La capacidad de adquirir bienes, servicios u obras de una fuente externa.

Calificaciones Mínimas del NPSA exitoso

Requerimientos Educativos Básicos: 

• Educación Secundaria es requisito.
• Título Profesional en administración, ingeniería industrial o economista, se dará debida consideración, pero no es un requisito.

Mínima cantidad de años de experiencia laboral relevante: 

• Se requiere un mínimo de 5 años (con Educación Secundaria) o 2 años (con Título Profesional) de experiencia en apoyo técnico en gestión de proyectos de desarrollo a nivel nacional o internacional.

Habilidades deseadas:

• Manejo de  paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, teams etc.)
• Experiencia en agencias de la ONU u otras organizaciones internacionales sería una gran ventaja.
• Dominio en la elaboración de presupuestos, planificación y  presentación de informes sería una ventaja.
• Dominio en enfoque de género.
• Habilidades administrativas.

Idiomas requeridos: 

• Se requiere fluidez en español.