Assistant(e) Administratif (ve) (Asset Management) GS5 Fixed term Bamako (Mali)

TITRE DE L’EMPLOI : Assistant(e) Administratif (ve) (Asset Management)

TYPE DE CONTRAT: Fixed Term GS5, 1 an renouvelable

LIEU D’AFFECTATION:(Ville, Pays): Mali/Bamako

UNITÉ/DIVISION: Administration

DATE D’OUVERTURE: 22.05.2024

A PROPOS DU PAM

Le Programme alimentaire mondial des Nations Unies (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d’aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro d’ici 2030. Chaque jour, le PAM travaille pour s’assurer que les populations les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin pour mener une vie productive et saine.

MANDAT ET INTERVENTIONS DU PAM AU MALI

Au Mali, le PAM soutient les efforts du gouvernement à travers une stratégie d’assistance visant à répondre à l’urgence humanitaire, renforcer la résilience des communautés et soutenir les efforts de développement durable. En collaboration avec les institutions de l’Etat, les Organisations non-gouvernementales (ONG) et les partenaires du système des Nations Unies, le PAM organisent des transferts monétaires ou en nature pour subvenir aux besoins alimentaires des familles affectées par les conflits ou les aléas climatiques, fournit des repas scolaires qui favorisent l’accès des filles et garçons  à l’éducation, soutient la prévention et le traitement de la malnutrition, apporte l’appui  technique et financier aux groupements de petits producteurs agricoles pour améliorer leur production et leur accès au marché.

Le PAM fournit également le service de transport aérien, assurant aux acteurs humanitaires et de développement, des transports sûrs, fiables et économiques à destination des régions de Mopti, Gao, Menaka, Tombouctou et Kayes, ce qui permet d’accéder aux populations les plus vulnérables. La plus grande agence humanitaire au monde soutient aussi le gouvernement et ses partenaires, à travers des analyses de la sécurité alimentaire et nutritionnelle, la fourniture des services logistiques et des technologies de l’information et de la communication.

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Le titulaire de ce poste d’adjoint administratif sera basé à Bamako. Le Bureau de pays du Mali recrute un assistant (e) à l’administration pour servir dans l’unité Management Service de PAM à Bamako. Le candidat (e) retenu (e) sera sous la supervision directe du chef de l’unité Management Service. Selon la qualification et l’expérience en Administration générale, le candidat (e) fournira un large éventail de soutien administratif à l’unité Management Service du Bureau de Pays du Mali.

QUALIFICATION ET EXPERIENCE REQUISES

Éducation : Être Titulaire d’un diplôme secondaire ou baccalauréat en Administration, finance, ressources humaines, sécurité ou domaine apparenté. 
Expérience :
–  Avoir une expérience minimum pertinente de 5 ans en Administration, gestion des ressources humaines, finance ou domaine apparenté.

Autre expérience Souhaitée :
–    Démontrer sa capacité à effectuer les activités administratives courantes conformément aux procédures du PAM.

–    Pouvoir donner des orientations ad hoc aux staffs et partenaires
–    Une expérience antérieure des Nations unies, du PAM ou d’une Organisation internationale serait un atout
 

Langues :    Maitrise parfaite du français (niveau C) et connaissance intermédiaire de l’anglais (niveau B). Connaissance de la langue locale du lieu d’affectation sera un avantage.

RESPONSABILITÉS et TACHES : ( non exhaustif)

1.    Servir de point de contact pour les demandes de services internes et externes émanant du PAM, de la communauté humanitaire et des entités gouvernementales, afin de fournir des informations en temps utile et d’assurer l’exécution des services.
2.    Contribuer à garantir le plus haut niveau de prestation de services en clarifiant les demandes des clients et en favorisant la compréhension mutuelle.
3.    Assurer la liaison avec les interlocuteurs internes et externes, en veillant à ce que les règles et réglementations du PAM ainsi que les meilleures pratiques soient respectées tout au long du processus de prestation de services.
4.    Collaborer avec les fonctions spécialisées pour organiser la livraison des produits/services de manière que les produits/services offerts correspondent à la demande du client.
5.    Faciliter les communications internes afin de maintenir un flux de processus rationalisé en accord avec les services demandés. 
6.    Contrôler périodiquement la satisfaction des clients et proposer de manière proactive des options pour améliorer les services offerts et fournis.
7.    Assurer le suivi avec les unités concernées pour vérifier l’état des demandes et mettre à jour de manière proactive les clients de leurs demandes. 
8.    Travailler et échanger des informations avec des homologues internes afin de tenir à jour un catalogue de produits et de services. 
9.    Tenir à jour les dossiers et les bases de données afin de s’assurer que les données et les fichiers sont correctement stockés et mis à jour conformément aux normes établies.
10.    Fournir des conseils sur les méthodes et pratiques de support aux services de routine aux collègues juniors afin que les services soient fournis de manière cohérente et selon les normes requises.
 

RESPONSABILITÉS et TACHES: ( non exhaustif- suite)

11.    Entreprendre des actions pour la mise à jour trimestriel des actifs dans le logiciel Global Equipment Management Service (GEMS).
12.    Etablir les demandes d’achat (PR) dans WINGS en conformité avec la liste de la taxonomie valide ;
13.    Procéder à la réception des services (SES) et les articles (MIGO) des bons de commande dans WINGS en vue de leur enregistrement dans GEMS si nécessaire ;
14.    Procéder au traitement des factures dans ITS afin de permettre leur approbation ;
15.    Participer au comptage de l’inventaire physique des actifs en collaboration avec les LPEs du bureau ;
16.    Vérifiez la prestation d’une gamme de services administratifs, y compris les installations, l’administration générale, les paiements et la coordination avec d’autres fonctions, etc., et la tenue de l’information, afin de contribuer à la fourniture d’un environnement de travail sûr et confortable.
17.    Rassembler et traiter l’information, y compris la diffusion, afin d’appuyer la production de documents et de rapports standards pour l’unité, afin de permettre la prise de décisions et la gestion efficace des ressources.
18.    Gérer et entretenir les dossiers papier et électroniques dans le domaine de responsabilité conformément aux procédures établies, afin d’assurer un accès rapide et facile aux données au besoin.
19.    Fournir des intrants aux méthodes et pratiques courantes dans son propre domaine de travail, afin d’appuyer l’amélioration continue des services fournis. 
 

4Ps PRINCIPALES CAPACITES D’ORGANISATIONS

Mission

Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Aide les coéquipiers à énoncer les objectifs stratégiques du WFP.
Être une force pour un changement positif :Suggère des améliorations potentielles aux processus de travail de l’équipe au superviseur
Faire de la mission une source d’inspiration pour notre équipe : Explique l’impact des activités du PAM dans les communautés bénéficiaires auprès des coéquipiers.
Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes : Explique comment les responsabilités de l’unité serviront à la mission du PAM.
Equipe

Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens : Forme les coéquipiers juniors sur de nouvelles compétences et capacités.
Créer une culture inclusive : Cherchent des occasions de travailler avec des gens de différents horizons.
Developper et fournir une rétroaction constructive : Sert comme un coach de référence pour les collègues dans la même zone de travail.
Créer un esprit «Je veux» / «Nous ferons» : Poursuit les progrès vers les objectifs et partage cette information de façon régulière avec le superviseur.
Performance    

Encourager l’innovation et les solutions créatives : Explore les moyens d’être systématiquement plus efficaces et précis dans les ses propres domaines de travail et partage de nouvelles méthodes de travail avec ses collègues
Se concentrer sur l’obtention de résultats: Se concentre sur l’obtention de résultats et suit les tendances des taux d’achèvement pour les tâches propres afin d’identifier les possibilités d’efficacité
Prendre des engagements et les respecter : Prend la responsabilité de ses propres tâches et informe le superviseur dès que possible des retards éventuels dans le respect des échéances ou des engagements
Être décisif :Décide indépendamment des mesures à prendre face aux choix critiques en milieu de travail ou dans des situations dangereuses sur le terrain
Partenariat        

Connecter et partager entre les unités du PAM: Suggère des possibilités de partenariat avec d’autres unités au superviseur.
Établir des partenariats externes solides : Identifie les occasions de travailler avec des collègues et des partenaires sur le terrain vers des objectifs communs
Être politiquement agile et adaptable : Comprend la valeur des équipes du PAM et des partenaires externes dans la réalisation des buts et objectifs de l’équipe.
Comprendre la valeur que le PAM apporte aux partenaires: Aligne ses propres activités avec les priorités du superviseur pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes

MODALITÉS ET CONDITIONS D’EMPLOI

Ce poste est un contrat fixed term de 12 mois renouvelable avec possibilité de renouvellement.

Salaire et Avantages sociaux

Salaire très attractif
2,5 jours ouvrables de congés annuels par mois
Congé de maternité/paternité
Congé de maladie
10 jours fériés dans l’année
Affiliation à la caisse de pension des nation unies
Assurance médicale pour le personnel et ses dépendants directs

DATE DE CLOTURE: 05.06.2024

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LES CANDIDATURES FEMININES SONT VIVEMENT ENCOURAGEES

Le PAM ne demandera aucun paiement à aucun stade du processus de recrutement, y compris au stade de l’offre. Toute demande de paiement doit être refusée et signalée aux autorités locales compétentes chargées de l’application des lois pour qu’elles prennent les mesures appropriées.

Le PAM applique une approche de tolérance zéro à l’égard de comportements tels que la fraude, l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus de pouvoir et la discrimination.

Tous les candidats sélectionnés devront adhérer aux normes de conduite du PAM et seront donc soumis à une vérification rigoureuse de leurs antécédents en interne ou par des tiers. Les candidats sélectionnés devront également fournir des informations supplémentaires dans le cadre de l’exercice de vérification. Toute fausse déclaration concernant les informations fournies au cours du processus de recrutement peut entraîner la disqualification ou le licenciement.