Assistant(e) administratif(ve) et financier(ère) principal(e)

Structure organisationnelle

Le poste est situé dans l’unité d’appui à la gestion du Département des politiques sectorielles (SECTOR).  Le SECTOR est chargé d’aider les mandants de l’OIT à traiter les opportunités et les questions d’emploi et de travail dans des secteurs économiques et sociaux spécifiques aux niveaux mondiaux, régional et national. L’approche sectorielle du travail décent recoupe l’ensemble de l’agenda du travail décent. 
Le travail du département comprend : la recherche d’un consensus sur les politiques et pratiques sectorielles par le biais du dialogue social, notamment lors de réunions sectorielles tripartites aux niveaux mondial, régional et national ; la promotion de la ratification et de la mise en œuvre effective des normes internationales du travail, en accordant une attention particulière aux normes sectorielles du travail ; le développement et la diffusion de connaissances et d’informations relatives aux tendances économiques et en matière d’emploi propres à un secteur et/ou à une industrie ; la mise en œuvre de projets de coopération au développement ainsi que la fourniture de conseils politiques et de programmes de renforcement des capacités pour les mandants tripartites ; et la promotion de la cohérence des politiques sur les questions sectorielles clés par le biais de partenariats stratégiques avec d’autres agences des Nations Unies, avec des organisations multilatérales et avec d’autres parties prenantes.
SECTOR est également responsable de la coordination des efforts déployés à l’échelle du Bureau pour la promotion du travail décent dans l’économie rurale et le Département contribue aux travaux de l’OIT sur la promotion du travail décent dans les chaînes d’approvisionnement mondiales.

Mission principale

Le (la) titulaire fournit un appui de haut niveau et surveille une série de services en matière administrative et financière qui contribuent au fonctionnement efficace du département/pôle dans les domaines de travail comprenant l’appui lié aux programmes, aux achats et aux ressources humaines.  Ce travail nécessite l’interprétation, l’adaptation et l’application correctes des règles, règlements, politiques, procédures et processus en matière financière et administrative du BIT (normes applicables).

Supervision reçue/exercée

Le/la titulaire travaille sous la supervision directe du Directeur du Départment.  Le (la) titulaire travaille de manière indépendante, faisant preuve d’un degré élevé d’initiative et de discernement. La supervision reçue est centrée sur la prestation de services et consiste à vérifier que les résultats convenus sont atteints et que le travail est intégré avec les services connexes. Le (la) titulaire fournit l’appui, les conseils et la formation pertinents au personnel sur la bonne application des normes applicables. 

Relations de travail

Les contacts internes ont lieu avec les diverses unités administratives dans l’ensemble de l’Organisation afin d’obtenir une coopération, de collaborer à la résolution de questions complexes et délicates, de résoudre des problèmes et de coordonner des activités conjointes en vue de la planification et de la prestation efficaces des services administratifs.  Les contacts externes ont lieu avec les participants aux réunions et les prestataires de services; ils visent à coordonner et à assurer le suivi de questions en instance ou à les résoudre.

Fonctions et responsabilités essentielles

1. Surveiller un éventail de tâches d’appui en matière administrative et financière, en veillant au respect des normes applicables. Evaluer les besoins d’assistance courants, adapter la prestation de services afin de répondre à l’évolution des besoins et des priorités, et de résoudre les problèmes d’appui opérationnel.
2. Sous l’autorité déléguée, agir à titre d’agent de certification, veiller à la mise en place d’un contrôle financier interne effectif et à la bonne administration des fonds de l’unité administrative quelle que soit la source de financement. Surveiller, examiner et certifier les transactions financières en veillant à ce qu’elles soient conformes au Règlement financier et aux Règles de gestion financière du BIT ainsi qu’aux exigences des règles et procédures administratives pertinentes. Coordonner les processus de clôture financière de fin d’année.  Traiter les transactions financières plus complexes, telles que les changements d’affectation des programmes, les actes administratifs concernant le personnel, les révisions du budget de la coopération pour le développement, les transferts de dépenses, les paiements par carte de crédit virtuelle (CCV) et le traitement des factures des fournisseurs en cas de divergences et de problèmes de concordance. Assumer le rôle d’agent de certification de remplacement pour d’autres unités administratives en collaboration avec d’autres agents de certification ou à la demande du BUDFIN.
3. Assurer un suivi financier précis et établir des rapports sur les ressources en personnel et autres ressources. Préparer des tableaux d’effectifs et d’autres rapports financiers pour la direction. Préparer et consolider les informations relatives au budget opérationnel afin d’aider la direction à prendre des décisions éclairées en ce qui concerne la préparation du programme et du budget, la gestion du portefeuille de coopération pour le développement et les exercices de planification du travail.
4. Se tenir informé(e) des règles, dispositions réglementaires, procédures et processus administratifs et financiers pertinents et des développements en la matière. Orienter, guider et former le personnel d’appui administratif afin de créer un environnement de travail qui favorise la cohérence, l’efficacité, l’apprentissage continu et le développement des connaissances. Fournir des orientations et des conseils au personnel sur les processus et les procédures. Se tenir informé(e) des activités et des priorités de l’unité administrative ainsi que de la politique pertinente de l’OIT et des décisions de la direction.
5. Analyser, évaluer et proposer des améliorations à la conception et à la mise en œuvre des méthodes de travail et des processus. Évaluer l’impact des changements et formuler des recommandations sur les mesures de suivi. Travailler en collaboration avec d’autres services d’appui en matière financière et administrative pour assurer un appui intégré et bien coordonné à la mise en œuvre des programmes.
6. Tenir la direction informée du statut contractuel du personnel et du statut des autres ressources de l’unité administrative. Identifier/anticiper les problèmes potentiels liés aux contrats, au budget et aux ressources humaines et faire des suggestions pour les résoudre.
7. S’acquitter des autres tâches pertinentes assignées.

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Exigences minimales

Formation

Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires.  Formation professionnelle dans un domaine pertinent.

Expérience

Au moins six ans d’expérience professionnelle pertinente.

Langues

Excellente maîtrise de deux langues de travail (anglais, espagnol, français) de l’Organisation.

Connaissances et compétences

Outre les compétences essentielles définies par le BIT [intégrité et transparence, sensibilité à la diversité, orientation vers l’apprentissage et le partage de connaissances, souci du client, aptitude à la communication, orientation vers le changement, assume la responsabilité des résultats, souci de la qualité, collaboration], ce poste requiert les compétences suivantes:

Excellente connaissance des normes établies régissant les domaines opérationnels. Aptitude à interpréter et à respecter les règles, dispositions réglementaires, politiques et procédures administratives et financières applicables et à partager ses connaissances.

Connaissance de fond des programmes et des activités de l’OIT.
Capacité à mettre en œuvre de bonnes techniques d’administration financière et de comptabilité et à travailler conformément aux Normes comptables internationales du secteur public (IPSAS).

Maîtrise de l’utilisation de logiciels bureautiques, tels qu’Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Teams). 

Bonne connaissance de SharePoint ou d’un autre système de gestion des documents.

Bonne capacité à travailler avec le progiciel de gestion intégré (ERP).
Capacité à comprendre rapidement et à travailler efficacement, en bénéficiant d’un minimum d’assistance et de formation, avec les outils et les logiciels bureautiques, les systèmes, les applications et les plateformes web.

Capacité à utiliser un système de gestion de contenu pour copier, coller et mettre en forme le contenu d’une page d’un site web public. 

Excellentes aptitudes à rédiger. 

Capacités d’analyse et souci du détail. 

Capacité à surveiller le travail du personnel d’appui administratif. Avoir l’esprit d’équipe afin de contribuer à un environnement de travail positif et cohésif.
Capacité à comprendre de grandes quantités d’informations liées aux priorités administratives et programmatiques et à travailler efficacement.

Compétences interpersonnelles et aptitudes à la communication. Capacité à interagir avec un vaste réseau de contacts ayant des fonctions de niveau supérieur en faisant preuve de discernement, tact et diplomatie. Discrétion en ce qui concerne le traitement de questions confidentielles. 

Aptitude à travailler efficacement dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement et une attitude sensibles aux considérations de genre, non discriminatoires et inclusifs.