Assistant(e) chargé(e) des programmes sur le terrain

IMPORTANT NOTICE: Please note that Closure Date and Time displayed above are based on date and time settings of your personal device

Staff in the General Service category are recruited locally from the Primary Location area, which is where the office is located.

• FAO is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality, background and culture
• Qualified female applicants, qualified nationals of non-and under-represented Members and persons with disabilities are encouraged to apply
• Everyone who works for FAO is required to adhere to the highest standards of integrity and professional conduct, and to uphold FAO’s values
• FAO, as a Specialized Agency of the United Nations, has a zero-tolerance policy for conduct that is incompatible with its status, objectives and mandate, including sexual exploitation and abuse, sexual harassment, abuse of authority and discrimination　　
• All selected candidates will undergo rigorous reference and background checks
• All applications will be treated with the strictest confidentiality
• FAO staff are subject to the authority of the Director-General, who may assign them to any of the activities or offices of the Organization.

The Food and Agriculture Organization of the United Nations (FAO) contributes to the achievement of the 2030 Agenda through the FAO Strategic Framework by supporting the transformation to MORE efficient, inclusive, resilient and sustainable agrifood systems, for better production, better nutrition, a better environment, and a better life, leaving no one behind.

L’Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture (FAO) contribue à la réalisation du Programme 2030 par l’intermédiaire de son Cadre stratégique en appuyant la transformation des systèmes agroalimentaires destinée à les rendre plus efficaces, plus inclusifs, plus résilients et plus durables en vue d’améliorer la production, la nutrition, l’environnement et les conditions de vie, sans laisser personne de côté.

Cadre organisationnel

L’objectif principal des bureaux de pays de la FAO, qui sont dirigés par un(e) représentant(e) de la FAO, est d’aider les gouvernements à élaborer des politiques, programmes et projets afin de parvenir à la sécurité alimentaire, de réduire la faim et la malnutrition, de contribuer au développement des secteurs de l’agriculture, de la pêche et de la foresterie, et d’utiliser leurs ressources environnementales et naturelles de manière durable.

Le/la titulaire du poste à pourvoir sera affecté(e) au Bureau du Représentant de la FAO au Bénin, à Cotonou.

Objectif principal

L’assistant(e) chargé(e) des programmes sur le terrain s’acquitte d’une grande variété de fonctions opérationnelles, administratives et financières de routine en appui à la formulation, la fourniture, le suivi et la production de rapports relatifs aux programmes et projets de terrain de l’Organisation, développés et mis en œuvre dans le pays tout au long du cycle du projet.

Supervision reçue/exercée

L’assistant(e) chargé(e) des programmes sur le terrain rend compte à un membre du personnel professionnel et reçoit ses directives de l’Assistant du Représentant de la FAO chargé des programmes. Le/la titulaire agit en toute indépendance s’agissant des questions courantes. La supervision dont il ou elle fait l’objet est axée sur la qualité du travail fourni et lui permet de se former dans le cadre de ses activités.

Relations de travail

L’assistant(e) chargé(e) des programmes sur le terrain interagit avec divers collègues de l’unité de travail et leur fournit des services d’appui opérationnel quotidiens, dont les services administratifs et financiers connexes.

Fonctions et résultats essentiels

• Conformément au cycle du projet révisé, aider à assurer que les données relatives au portefeuille du programme de terrain du Bureau soient à jour dans le Système d’information sur la gestion du programme de terrain (FPMIS), et mettre en ligne la documentation pertinente du projet, selon les besoins.
• Recueillir et regrouper des données du FPMIS sur les activités relatives au programme/projet afin de concourir à l’établissement de rapports sur l’avancement du programme/projet de terrain.
• Fournir une assistance à la rédaction initiale des budgets, des révisions et modifications des projets ainsi qu’à la saisie des données dans le système FPMIS; fournir des informations sur les dépenses du programme/projet et sur l’état des budgets du programme/projet de terrain.
• Traiter, mettre en forme et corriger des rapports, des documents, des publications et de la correspondance en rapport avec le projet/programme, dès le stade des projets de textes liés au programme de terrain.
• Organiser des réunions, séminaires et évènements en lien avec le programme de terrain: mettre en œuvre la logistique, rédiger la correspondance, réunir et distribuer les documents et prendre des dispositions administratives.
• Entreprendre des tâches administratives et financières concernant le recrutement, la gestion et l’appui au personnel de projet/programme/hors fonctionnaires les voyages, les paiements et les achats (ayant trait au programme/projet de terrain), et en assurer le suivi.
• Passer en revue et rediriger la correspondance, les appels et les demandes aux contacts appropriés ; fournir des informations contextuelles; répondre aux demandes courantes.
• S’acquitter d’autres tâches qui pourraient lui être confiées.

Impact du travail

Le travail du ou de la titulaire influe sur la rapidité et l’efficacité de l’exécution du programme de terrain confié au Bureau.

CONDITIONS MINIMALES À REMPLIR – Les candidats seront sélectionnés en fonction des critères suivants

Formation: Niveau d’études équivalent à la fin du secondaire.
Expérience: Trois ans d’expérience pertinente du travail d’appui financier et/ou administratif.
Connaissances linguistiques: Connaissance pratique (niveau C) du français.
Compétences informatiques: Bonne connaissance des applications MS Office, d’internet et du matériel de bureautique.

Lieu de résidence

Les agents des services généraux sont recrutés sur le plan local. Pour pouvoir être recruté(e)s à ce poste, les candidat(e)s doivent être des ressortissant(e)s du pays d’affectation ou être en possession d’un visa/permis de travail valable et habiter à proximité du lieu d’affectation au moment du dépôt de leur candidature. On entend par «à proximité» que les membres du personnel doivent pouvoir se rendre quotidiennement à leur lieu de travail depuis leur domicile.

Compétences essentielles

• Être axé(e) sur les résultats
• Avoir l’esprit d’équipe
• Communication
• Établir des relations constructives
• Partage des connaissances et amélioration continue

Compétences techniques

• Bonne connaissance des systèmes d’information organisationnels, particulièrement ceux en lien avec la gestion des informations de projets.
• Bonne connaissance des règles et règlements ordinaires en matière administrative et financière.
• Bonne connaissance des normes en matière de communication et de documentation.

QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES SOUHAITABLES – OPTIONNEL

• Connaissance pratique (niveau C) de l’anglais.

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FAO staff are expected to adhere to FAO Values of Commitment to FAO,

Respect for All and Integrity and Transparency

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ADDITIONAL INFORMATION
• FAO does not charge a fee at any stage of the recruitment process (application, interview, processing)
• Please note that FAO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU) / United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed at http://www.whed.net/

• The length of the appointment for internal FAO candidates will be established in accordance with applicable policies pertaining to extension of appointments

• Appointment will be subject to certification that the candidate is medically fit for appointment, accreditation, any residency or visa requirements, and security clearances.
• General Service Staff are recruited locally. To be eligible for this position, candidates must be nationals of the country of the duty station or possess an existing visa/work permit, and reside within commuting distance of the duty station at the time of the application.”Commuting distance” means the distance within which staff members can travel daily between their place of work and their residence.
• No international benefits will be payable as selected candidates are recruited locally and paid in the local currency of the office location
• For additional information visit the FAO employment website: http://www.fao.org/employment/home/en/

REMUNERATION
A competitive compensation and benefits package is offered. For information on UN salaries, allowances and benefits, click on the following link:
https://onehr.un.org/salary-survey/#/salary_scale

HOW TO APPLY
• To apply, visit the recruitment website at Jobs at FAO and complete your online profile. Once completed, please apply and submit your application, with language certificates as attachments. Only language proficiency certificates from UN accredited external providers and/or FAO language official examinations (LPE, ILE, LRT) will be accepted as proof of the level of knowledge of languages indicated in the online applications. FAO reserves the right to request candidates to undertake a language test in the future, as appropriate
• Incomplete applications will not be considered

• Candidates may be requested to provide performance assessments and authorization to conduct verification checks of past and present work, character, education, military and police records to ascertain any and all information which may be pertinent to the employment qualifications
• Incomplete applications will not be considered
• Personal information provided on your application may be shared within FAO and with other companies acting on FAO’s behalf to provide employment support services such as pre-screening of applications, assessment tests, background checks and other related services. You will be asked to provide your consent before submitting your application. You may withdraw consent at any time, by withdrawing your application, in such case FAO will no longer be able to consider your application
• Only applications received through the recruitment portal will be considered

• Your application will be screened based on the information provided in your online profile
• We encourage applicants to submit the application well before the deadline date.

If you need help or have queries, please create a one-time registration with FAO’s client support team for further assistance: https://fao.service-now.com/csp

FAO IS A NON-SMOKING ENVIRONMENT