Associé(e) à l’Administration du Secrétariat PBF

L’Associé(e) à l’administration aura pour taches :

1.Gestion financière

• Assister dans l’élaboration du budget, du plan de travail annuel et des budgets des activités du projet ;

• Enregistrer et assurer le suivi des transactions financières dans Quantum, en collaboration avec le PNUD, préparer les réquisitions et demandes de paiement ;

• Se charger des transactions financières relatives à la gestion du projet ;

• Assister l’équipe du projet en Mauritanie et au niveau régional dans l’élaboration du budget lié au plan de travail annuel et à la mise en œuvre des activités du projet ;

• Entreprendre les révisions budgétaires, vérifier la disponibilité des fonds, s’assurer que les approbations nécessaires sont obtenues et saisies dans le système budgétaire informatisé ;

• Préparer et suivre les dossiers d’engagement des dépenses et de paiement ;

• Elaborer les requêtes de paiement, honoraires et per diem des consultants et des experts, règlement des factures des fournisseurs et autre ;

• Elaborer les plans annuels d’achat et en faire le suivi ;

• Suivre les dossiers d’acquisition des biens et des services ;

• Contribuer à l’élaboration des rapports de planification budgétaire et les rapports financiers annuels du projet ;

• Maintenir et classer les fichiers et dossiers relatifs aux documents administratifs et comptables du projet de manière confidentielle ;

• Assurer l´archivage des documents administratifs et comptables du projet ;

• Remplir toute autre tâche demandée par le supérieur hiérarchique

2.Gestion administrative

• Préparer et rédiger les correspondances relatives aux affaires courantes et assurer leur transmission à leurs destinataires ;

• Rédiger des correspondances au nom du projet et de s’assurer qu’elles aient été dûment approuvées et signées par le superviseur immédiat avant leur expédition auprès des partenaires ;

• Rédiger les rapports des réunions de coordination et de l’équipe organisées hebdomadairement et mensuellement au sein du projet et se rassurer que les comptes rendus soient envoyés à tous les participants ;

• Assurer l’archivage et le classement des dossiers et des documents de travail, y compris électroniques ;

• Enregistrer, numériser, archiver les documents reçus et expédiés, la correspondance de routine, les mémorandums et les rapports et tout document du projet (narratif et financier) conformément aux procédures opérationnelles normalisées du PNUD sur papier et support électronique (Share Drive) pour faciliter l’accès, leur référence et la confidentialité ;

• En étroite collaboration avec les collègues, mettre à jour les listes de contacts des partenaires tels que ONG Nationales et Internationales, organismes de la société civile, Agences des Nations Unies, ambassades, bailleurs entre autres ;

• Appuyer les collègues de l’équipe du projet dans les aspects administratifs liés à la mise en œuvre du projet (réunions de coordination, ateliers, visites conjointes, formations et/ou retraites entre autres) ; cela peut comprendre les réservations de voyages et d’hôtels, salles de conférence et réunion, préparation d’autorisations de voyage et autorisations de sécurité.

3.Gestion logistique

• Gérer le système de contrôle des stocks de fournitures, consommables et biens du projet ;

• S’assurer que tout le matériel, les outils et fournitures à utiliser soient fournis pour le bon fonctionnement du bureau ;

• Assurer la bonne gestion et la maintenance de tout le matériel mis à la disposition du staff du Secrétariat PBF ;

• S’assurer que tous les besoins exprimés de l’unité soient transmis au Gestionnaire de Portefeuille ou aux autres services indiqués et réalisés dans les plus brefs délais ;

• Assurer l’approvisionnement en fournitures et autres équipements de l’unité ou du staff ayant exprimés le besoin en s’assurant que toutes les livraisons sont bien effectuées dans les meilleurs délais ;

• Être le point focal pour différentes demandes du projet : Réceptionner, centraliser et compiler les demandes d’approvisionnement (réquisitions) émanant de l’Unité avant de les transmettre à la logistique pour traitement/ exécution ;

• Assister dans le suivi du plan d’acquisition des équipements et tenue de l’inventaire ;

• Suivre l’utilisation des véhicules et dotation en carburant ;

• Assister dans l’organisation des ateliers et de toutes les réunions initiées par le projet ;

• Assister dans la préparation des missions officielles à l´intérieur et à l´extérieur du pays ;

• S’assurer que les missions internes et externes soient bien organisées et assistées en collaboration avec les collègues des Finances, voyages et d’autres assistants administratifs du terrain (réservation d’hôtel, ticket, réunions sur terrain et déplacement sur terrain par véhicule)

4.Gestion administrative du Personnel

• Gestion des rapports mensuels de congés du personnel du Secrétariat PBF

• Préparer et s’assurer du processus administratif de tous les documents requis pour les congés et missions de l’équipe, les analystes en suivi-évaluations sur terrain et les missions des visiteurs en mission suivant les règlements et procédures des Nations Unies ;

• Fournir des conseils et une assistance à l’équipe pour des questions relatives à l’administration ;

• Servir de point focal dans le système pour les tâches en matière d’Administration et Ressources Humaines

• Pouvoir lire et comprendre des documents et instructions en anglais et aider les partenaires à comprendre des documents et instructions rédigés en anglais

Le/la titulaire du poste exécutera d’autres tâches relevant de son profil fonctionnel et jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation.

Compétences

CORE

Qualifications Requises