Auxiliar Administrativo (Logística internacional, e Viagens e eventos), Multiple positions

• Efetuar e atualizar o registro de fornecedores e viajantes, conforme necessário;

• Criar novos arquivos de projeto ou processos, conforme necessário, mantendo-os devidamente identificados, armazenados e acessíveis;

• Auxiliar em processos administrativos e logísticos para gerenciamento de viagens, workshops, treinamentos, reuniões e outros eventos.

• Auxiliar no processo de pagamento na ferramenta ERP, compilando e revisando a documentação de suporte necessária para pagamentos.

• Manter uma comunicação adequada e fluida internamente.

• Apoiar a elaboração (edição, impressão) de relatórios e escrever correspondência de rotina. 

• Auxiliar em processos de aquisição de bens e contratação de serviços em geral. 

• Realizar outras tarefas relacionadas ao cargo, conforme solicitado pelo supervisor. 

Auxiliar administrativo 01: Auxiliar na contratação de serviços relacionados a transporte internacional, na gestão de documentos aduaneiros e embarques de doações humanitárias;

Auxiliar administrativo 02: Auxiliar na contratação de elaboração de missões e eventos, emissão de passagens, seguros, pagamento de diárias e afins.

Texto en español

Bajo la supervisión del Jefe de Proyecto, el Asistente Administrativo será responsable de llevar a cabo las siguientes tareas:

• Llevar a cabo y actualizar el registro de proveedores y viajeros según sea necesario;
• Crear nuevos archivos de proyectos o procesos según sea necesario, manteniéndolos debidamente identificados, almacenados y accesibles;
• Asistir en los procesos administrativos y logísticos para la gestión de viajes, talleres, formaciones, reuniones y otros eventos.
• Asistir en el proceso de pago en la herramienta ERP, recopilando y revisando la documentación justificativa necesaria para los pagos.
• Mantener una comunicación interna adecuada y fluida.
• Apoyar en la preparación (edición, impresión) de informes y redacción de correspondencia rutinaria.
• Asistir en los procesos de adquisición de bienes y contratación de servicios en general.
• Realizar otras tareas relacionadas con el puesto, a petición del supervisor.

Auxiliar administrativo 01: Asistir en la contratación de servicios relacionados con el transporte internacional, la gestión de documentos aduaneros y el envío de donaciones humanitarias;

Auxiliar administrativo 02: Asistir en la contratación de la preparación de misiones y eventos, emisión de pasajes, seguros, pago de viáticos y similares.

Entorno de trabajo

• Este rol se desempeña principalmente en la oficina de UNOPS Brasil, actualmente ubicada en SRTVS 701, Bloque O, número 110, Edificio Multiempresarial, salas 718 a 723, Asa Sul, en formato principalmente presencial, acudiendo a la oficina 2- 3 veces por semana (sujeto a eventuales cambios).
• La oficina dispone de una plaza de aparcamiento, que se puede utilizar una vez por semana (sujeto a disponibilidad de espacio). La oficina tiene una política de trabajo flexible.
• Se dispone de computadora portátil

Requisitos del puesto

• El puesto requiere la capacidad de preparar informes utilizando herramientas informáticas, como Google Sheets y Google Docs;
• El puesto requiere contacto telefónico y presencial con varias personas relacionadas con los proyectos;

Carta de motivación
Aunque su CV muestra sus aptitudes, experiencia y formación, también nos gustaría saber más sobre sus intereses y motivaciones. Por ello, le invitamos a que envíe una carta de motivación junto con su solicitud para el puesto. No olvide compartir en su carta su motivación para unirse al equipo de UNOPS en el puesto anunciado, así como sus intereses y aptitudes. Además, nos gustaría conocer tu perspectiva sobre los Valores de la ONU: Inclusión, Integridad, Humildad y Humanidad.

Para más información sobre los Valores de la ONU, consulte el documento adjunto Marco de valores y comportamientos.

• Exige-se diploma de Ensino Médio completo.
• Diploma de graduação em Administração, Relações Internacionais, Comércio Exterior ou áreas correlacionadas é desejável e pode substituir alguns dos anos de experiência exigidos.

Experiência

• 3 anos de experiência em trabalho de suporte administrativo.
• É necessária experiência com as ferramentas básicas do Pacote Google (Gmail, Google Docs, Google Sheets e Google Slides) ou do Pacote Office (Word, Excel, Powerpoint).
• Experiência em comércio exterior e/ou logística internacional é um diferencial.
• Experiência em gerenciamento de viagens, missões e eventos é um diferencial.
• Experiência em aquisições é um diferencial.
• Experiência no sistema ONU é um diferencial.

Idiomas

• Fluência completa em português (leitura, escrita, fala)
• Leitura, Escrita e Comunicação Oral de nível intermediário em inglês ou espanhol é requerido.

Processo de seleção

Uma vez expirado o prazo para anúncio da vaga, as inscrições são analisadas cuidadosamente e os candidatos são selecionados conforme exigências pretendidas. Caso sua candidatura seja uma das pré-selecionadas, a unidade responsável pela contratação poderá entrar em contato e convidá-lo para participar de uma avaliação (entrevista e até teste técnico se necessário).

As avaliações variam dependendo da função específica, embora muitas vezes começam com um teste técnico seguido de uma entrevista de seleção baseada em competências.

Os termos de contratação podem ser diferentes. Normalmente, o processo dura entre um e três meses, embora em alguns casos possa demorar mais.

Texto en español

1. Formación

• Se requiere el título de bachillerato.
• Es deseable una licenciatura en Administración de Empresas, Relaciones Internacionales, Comercio Exterior o áreas relacionadas, que puede sustituir algunos de los años de experiencia requeridos.

2. Experiencia

• 3 años de experiencia en tareas de apoyo administrativo..
• Se requiere experiencia con las herramientas básicas del paquete Google (Gmail, Google Docs, Google Sheets y Google Slides) o del paquete Office (Word, Excel, Powerpoint).
• Se valorará experiencia en comercio exterior y/o logística internacional.
• Se valorará la experiencia en gestión de viajes, misiones y eventos.
• Se valorará positivamente la experiencia en compras.
• Se valorará la experiencia en el sistema de las Naciones Unidas

3. Idiomas

• Dominio completo del portugués (lectura, escritura y conversación).
• Conocimientos intermedios de lectura, escritura y comunicación oral en inglés o español es obligatorio

Proceso de selección

Una vez finalizado el plazo para anunciar una vacante, se analizan cuidadosamente las solicitudes y se seleccionan los candidatos en función de sus requisitos. Si su candidatura es una de las preseleccionadas, la unidad responsable de su contratación puede ponerse en contacto con usted e invitarle a participar en una evaluación (entrevista e incluso una prueba técnica si es necesario).
Las evaluaciones varían en función del puesto concreto, aunque suelen empezar con una prueba técnica seguida de una entrevista de selección basada en competencias.

Los plazos de contratación pueden variar. El proceso suele durar entre uno y tres meses, aunque en algunos casos puede alargarse más.