Büromanagement & Teamassistenz (w/m/d)

Über uns

Wir von Empathie macht Schule begleiten Schulen dabei, ein Lern- und Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem sich mentale Gesundheit, Beziehungskompetenz und Lernen nachhaltig entfalten können.

Wir arbeiten an der Frage, wie Zusammenarbeit im Schulalltag so gestaltet werden kann, dass sie tragfähig, klar und menschlich ist – für Schüler*innen ebenso wie für Fachkräfte.

Für unser kleines Team suchen wir eine Person, die Freude daran hat, durch Struktur, Verlässlichkeit und Präsenz den organisatorischen Rahmen für diese Arbeit zu sichern.

Deine Rolle

Diese Stelle ist eine Schlüsselrolle für klare Strukturen und verlässliche Abläufe in unserem Team – nach innen wie nach außen.

Du sorgst dafür, dass organisatorische Prozesse gut funktionieren, Informationen an den richtigen Stellen ankommen und unser Arbeitsalltag ruhig und verlässlich läuft.

Die Rolle wirkt oft im Hintergrund – und ist gleichzeitig entscheidend dafür, dass unsere Arbeit gut stattfinden kann.

Deine Aufgaben

Backoffice – Struktur, Verwaltung & Überblick

• Du organisierst und pflegst administrative Abläufe und Dokumente
• Du entwickelst und strukturierst Ablagen, Übersichten und Prozesse weiter
• Du koordinierst Termine (Team, Trainings, externe Kontakte)
• Du erstellst und pflegst Teilnehmerlisten und Projektunterlagen
• Du entlastest die Projektleitung und das Team durch verlässliche Zuarbeit

Frontoffice – Kommunikation & erster Eindruck

• Du betreust eigenständig das zentrale E-Mail-Postfach
• Du bist telefonisch Ansprechperson für Schulen und Teilnehmende
• Du kommunizierst klar, freundlich und verbindlich
• Du strukturierst Anfragen und sorgst für deren Nachverfolgung

Veranstaltungsbegleitung

• Du bereitest Trainings und Workshops organisatorisch vor und nach
• Du koordinierst Räume, Materialien und Abläufe
• Du stimmst dich eng mit Trainerinnen und externen Partnerinnen ab

Teilnehmenden-Betreuung

• Du bist Ansprechperson für organisatorische Fragen
• Du bist bei Veranstaltungen vor Ort präsent
• Du begleitest Teilnehmende vor, während und nach Trainings

Teamassistenz

• Du unterstützt ein vierköpfiges Team im Arbeitsalltag
• Du denkst mit, bereitest vor und hältst Themen nach
• Du übernimmst eigenständig wiederkehrende Aufgaben

Was du mitbringst

Erfahrung & Arbeitsweise

• Erfahrung im Büro-, Assistenz- oder Office-Management
• Sicherheit im eigenständigen Organisieren komplexer Abläufe
• Du setzt Prioritäten und behältst auch bei mehreren Themen den Überblick
• Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und eigenverantwortlich

Haltung & Zusammenarbeit

• Du bringst Ruhe, Klarheit und Struktur in ein Team
• Du arbeitest verbindlich und übernimmst Verantwortung für deinen Bereich
• Du verstehst Organisation als Beitrag zu guter Zusammenarbeit

Kommunikation

• Du bist freundlich, präsent und klar im Kontakt mit unterschiedlichen Menschen
• Du trittst professionell nach innen und außen auf

Was wir bieten

• Einen festen Arbeitsplatz in unserem wunderschönen Altbau-Office in Berlin-Schöneberg
• Ein kleines, eng zusammenarbeitendes Team
• Flache Hierarchien, kurze Abstimmungswege, offene Fehlerkultur
• Eigenverantwortung im eigenen Aufgabenbereich
• Eine sinnstiftende Tätigkeit im Bildungsbereich
• Vergütung in Anlehnung an TV-L E8
• 20 Stunden/Woche, teilweise flexibel einteilbar
• Arbeitsort: überwiegend vor Ort in Berlin-Schöneberg

Bewerbung

Wir freuen uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf und kurzem Anschreiben per E-Mail an: info@empathie-macht-schule.de

Start: ab Juni oder nach Vereinbarung