Chargé (e) de gestion administrative

Vous recherchez un job polyvalent dans la sphère européenne vous permettant de mener des missions variées et essentielles pour notre équipe ? Vous recherchez une expérience enrichissante dans une entreprise portée par des valeurs humanistes ? Alors rejoignez l’équipe Aliénor !

Aliénor : une agence engagée pour ses clients et ses salariés

Aliénor est une agence de conseil spécialisée en politiques publiques et communication basée à Bruxelles. Fondée en 2013, nous avons à cœur de promouvoir l’utilisation durable des ressources naturelles en accordant une importance égale aux trois piliers de la durabilité (économique, social et environnemental).

Pour nous, il est tout aussi essentiel d’appliquer ces valeurs humanistes en interne dans notre entreprise. Avec une équipe de 10 personnes d’une moyenne d’âge de 32 ans, nous sommes une agence dynamique et en pleine croissance. Nous traitons de sujets variés et passionnants tels que l’économie circulaire, l’agriculture, la mobilité durable, l’eau, le digital etc.

Notre vision & nos missions

Nous sommes sincèrement attachés aux dossiers sur lesquels nous travaillons et nous adhérons aux valeurs de nos clients, auxquels nous offrons des services personnalisés : développement et mise en œuvre de stratégies de lobbying, conseils juridiques, organisation d’événements et de réunions bilatérales, suivi des évolutions législatives et politiques, communication institutionnelle, gestion de groupes de discussion etc. Nous sommes également engagés dans plusieurs projets européens pour lesquels nous sommes notamment en charge de la communication et de la dissémination des résultats.

Nous nous efforçons de maîtriser les sujets dont nous nous réclamons experts. Nos services sont définis sur-mesure et nous travaillons de façon consciencieuse, dans le but de toujours atteindre les meilleurs résultats possibles. Notre objectif est d’apporter de l’information fiable et objective aux représentants des institutions européennes et nationales pour des décisions éclairées et équilibrées.

Découvrez Aliénor en un clic : https://alienor.eu/fr/

Nos valeurs

Notre équipe évolue dans une agence qui est guidée au quotidien par des valeurs fortes :  

Vis-à-vis de nos clients

• Professionnalisme : Notre agence est reconnue pour offrir des services personnalisés ainsi que pour sa rigueur, ses compétences, son efficacité et sa recherche permanente de l’excellence.
• Confiance : Nous accordons une grande importance à développer une relation de confiance mutuelle sur le long terme avec nos clients grâce à nos services de qualité et ajustés en fonction de leurs besoins, notre disponibilité, notre fiabilité, un dialogue constant et les résultats obtenus.
• Accessibilité : Nous mettons en place un fonctionnement interne assurant qu’au moins un de nos salariés travaillant sur un dossier soit toujours disponible pour répondre aux attentes des clients et avoir une réactivité adéquate.

Vis-à-vis de nos salariés

• Humanisme : Le bien-être de nos salariés étant essentiel pour nous, nous mettons en place les conditions permettant d’offrir un équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée, en offrant de la flexibilité, en étant à leur écoute, en leur offrant un environnement de travail agréable (confortable et calme tout en permettant les échanges avec les collègues) et en développant une relation de confiance basée sur la loyauté.
• Esprit d’équipe : Nous mettons en place des outils et adoptons un fonctionnement interne stimulant la prise d’initiatives ainsi que les échanges au sein de l’équipe, renforçant ainsi sa cohésion : travail en binôme, réunions d’équipe hebdomadaires, organisation annuelle d’un événement de team building, formations communes notamment en connaissance de soi, gestion des priorités, compétences etc, célébrations de moments importants pour l’agence et ses salariés etc.
• Accompagnement : Nous mettons en place des outils permettant à chacun de nos salariés de se situer et d’avancer sur une échelle de progression ( 1 entretien individuel fixant les objectifs pour l’année à venir et 1 entretien  de fonctionnement visant à faire le point et échanger sur les objectifs fixés ; échanges réguliers etc). De plus, dans un souci de transparence, les perspectives d’évolution interne sont expliquées dans un document qui structure les responsabilités et les compétences et éclaire notamment les salariés sur les qualités recherchées ainsi que sur les missions confiées pour chaque fonction.
• Cohérence : Nous prônons et appliquons un principe de cohérence qui se décline à deux niveaux : cohérence des messages promus par l’agence et adhésion de nos salariés aux objectifs fixés par nos clients. Nous n’acceptons que les dossiers qui portent des messages et poursuivent des objectifs auxquels nous adhérons pleinement.

Le poste

La ou le Chargé(e) de gestion administrative apportera un soutien diversifié à notre équipe et aux associations pour lesquelles Aliénor travaille, menant des missions aussi variées qu’intéressantes et essentielles visant à faciliter le travail de l’équipe et à maintenir un environnement de travail agréable.

Plus spécifiquement, notre nouveau collègue aura les missions suivantes :

Pour la vie interne d’Aliénor :

• Soutenir et coordonner la gestion des ressources humaines (encodage des salaires, suivi des congés, relations avec le secrétariat social, accueil de nouveaux collègues etc)
• Assurer la gestion logistique des bureaux, y compris le contact avec les fournisseurs, les prestataires externes et le syndic
• Assurer un environnement de travail agréable (animation des lieux de vie commune, soin des plantes, décoration…)
• Assurer l’accueil dans notre entreprise (accueil, préparation et rangement de la salle de réunion, prises d’appels téléphoniques etc)
• Organiser les voyages de l’équipe (réservations transport et logement, etc)
• Organiser les moments d’équipe (team buildings, formations, repas de fin d’année etc)
• Assurer la communication externe d’Aliénor (posts LinkedIn, site internet, goodies etc)
• Réaliser des veilles pour l’équipe concernant les développements législatifs et politiques européens pertinents
• Réaliser des missions basiques de graphisme (mise en forme de documents, des illustrations de postes de réseaux sociaux, etc)

Pour nos clients :

• Réaliser des missions basiques de graphisme (mise en forme de documents, création de visuels tels que des posters, des illustrations de postes de réseaux sociaux, etc)
• Assurer la gestion administrative d’associations européennes (modification des statuts, rappels de paiements, prise de notes en réunion, etc)

Expérience et formation

Le ou la Chargé(e) de gestion administrative travaillera en étroite collaboration avec l’ensemble de l’équipe d’Aliénor et sera supervisé(e) par une Directrice.

Qui sont requises

• Expérience professionnelle en gestion administrative de 3 à 5 ans
• Connaissance des réglementations belges en matière d’emploi et expérience en gestion des ressources humaines
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais tant à l’oral qu’à l’écrit
• Très bonne connaissance pratique d’un certain nombre d’outils informatiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, etc)
• Bonne connaissance et maitrise d’outils de communication (Wordpress, LinkedIn etc)

Qui représentent une valeur ajoutée

• Connaissance du fonctionnement des institutions européennes
• Expérience dans la gestion d’associations sans but lucratif en Belgique et de ses obligations légales
• Connaissance du néerlandais
• Connaissance d’autres outils informatiques et de graphisme (Odoo, Canva, etc)

Qualités recherchées

• Professionnel, responsable et fiable
• Organisé et rigoureux
• Sens des priorités
• Capacité d’adaptation et d’écoute
• Flexible et capable de gérer différentes priorités dans des temps impartis
• Capable de travailler en autonomie et esprit d’équipe
• Etat d’esprit positif, gai, dynamique et constructif

Conditions de l’offre

L’offre de contrat est en temps partiel (4/5eme) pour une durée indéterminée.

Salaire brut mensuel : 2800 euros + 13ème mois + pécule vacances

Avantages extra légaux :

• Tickets restaurant d’une valeur de 8€ par jour travaillé
• Ecochèques
• Un GSM + abonnement
• Un abonnement STIB mensuel (52 euros)
• Au moins 2 jours de formation/an sur des sujets tels que la gestion du temps, la communication en équipe, etc
• Horaires flexibles dans le respect du bon déroulement des missions (choix de l’heure d’arrivée jusqu’à 10.00 et de départ à partir de 16.00)

Comment postuler

Merci d’adresser votre CV ainsi que votre lettre de motivation en français à Mélanie Lamaison : [email protected]

Les candidatures seront analysées au fur et à mesure de leur réception.

Nous ne contacterons que les candidatures retenues.

Les candidats retenus seront invités à passer un test écrit. Si positif, le candidat sera invité à un entretien oral.

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