DESCRIPTION DU POSTE
Le Comptable jouera un rôle clé en assurant l’adhésion aux politiques financières, aux politiques et procédures du projet, aux réglementations, aux contrôles et aux systèmes de gestion financière. Le Comptable fournira un soutien en comptabilité et analyse financière au bureau du projet et assurera la soumission des rapports financiers en fonction des échéances internes. Ce poste garantira la conformité de toutes les fonctions de comptabilité et de rapport financier. Le Comptable est responsable de l’enregistrement des coûts et de la comptabilité générale quotidienne, des comptes débiteurs/créditeurs, de la paie, de la gestion des risques financières, de la gestion des relations avec les partenaires, de l’assurance que toute la documentation de sauvegarde est prête à être audités, et du dépannage des problèmes comptables. Le Comptable est également responsable des analyses de flux de trésorerie et du bien-être financier global du projet.
PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
Rapport Financier
- Développe et maintien des rapports sur l’état des activités de gestion financière (par exemple, rapport mensuel et trimestriel).
- Responsable de garantir que le rapport d’inventaire/d’actifs du projet est équilibré avec le grand livre général/FAS/vFER avant la soumission à l’USAID.
- Responsable de s’assurer que toutes les exigences de rapport financier contractuel sont identifiées et respectées de manière opportune et précise.
- S’assure que les procédures de déclaration fiscale sont bien documentées pour faciliter la préparation et la soumission en temps voulu.
- Surveille et soumet les rapports d’avance, d’engagement et de subvention, le cas échéant.
- Développe et soumet d’autres rapports de projet nécessaires et basés sur les exigences d’enregistrement auprès des autorités locales.
- Surveille et rapporte sur les échéanciers de paiement des partenaires/fournisseurs et les obligations.
- Fournit des budgets annuels de dépenses ainsi que des prévisions trimestrielles par rapport aux déclarations de budget (charges à payer, pipelines financier, etc.), le cas échéant.
Audit
- Soutient la préparation des audits internes et externes.
- Soutient les réponses et actions aux commentaires d’audit internes.
- Réalise des revues quotidiennes de la documentation de soutien pour assurer la complétude, l’exactitude et la pleine conformité avec toutes les réglementations et le Manuel des Opérations sur le Terrain (FOM en anglais).
- Effectue des audits ponctuels réguliers sur les dossiers du projet.
- S’assure que la documentation de soutien adéquate est téléchargée dans le système pertinent selon les délais fixés.
Politiques et procédures
- S’assure que les politiques et pratiques comptables sont mises en œuvre conformément aux normes de principes comptables généralement reconnus (PCGR) ; les contrôles internes du projet sont établis et mis en œuvre conformément aux politiques de DAI, aux règles/réglementations de l’USAID, et aux termes du contrat.
Compatibilité Générale
- Lance des demandes de virement pour la mise en œuvre du projet sur le terrain.
- Vérifie l’exactitude des factures des fournisseurs.
- Vérifie la précision des dépenses et des codes comptables du projet.
- Effectue des analyses régulières de flux de trésorerie pour garantir la disponibilité des fonds et le maintien précis des soldes bancaires.
- S’assure le traitement précis et en temps voulu des factures, avances et remboursements, chèques et paiements par virement.
- S’assure que les demandes de paiement ont les approbations appropriées.
- Garantit le dépôt en temps voulu des recettes en espèces.
- Responsable de l’enregistrement et de l’attribution des coûts basés sur le budget approuvé dans le système comptable sur le terrain (FAS/vFER).
- Effectue des rapprochements bancaires mensuels et surveille régulièrement les soldes des comptes bancaires.
- Vérifie la documentation de soutien pour toutes les transactions liées au projet et assure la complétude et la révision appropriée et les approbations sont documentées.
- Responsable de garantir que la petite caisse est maintenue selon la politique de petite caisse maximale, et que toutes les procédures de caisse petite sont suivies.
- S’assure la protection des chèques bancaires et des recettes en espèces.
- Gère les paiements périodiques aux autorités locales (Impôt sur le revenu, Sécurité sociale, etc.) en s’assurant qu’ils sont effectués de manière opportune et précise.
- S’assure la disponibilité des carnets de chèques bancaires et coordonne les mises à jour périodiques pour les signataires du compte bancaire.
- Prépare, examine, et soumet les données de coût du projet avant de soumettre les rapports de données Oracle à DAI Washington.
- Maintien des systèmes de gestion de fichiers pour la documentation en copie souple et dure.
- Conserve les dossiers sur les documents et modifications de subvention/achat/sous-traitance, selon le cas.
- Dirige le calendrier des activités financières pour assurer la préparation en temps voulu des rapports liés au budget.
- Effectue des comptages périodiques de caisse.
- Enregistre les dépenses non facturables selon le cas et s’assure qu’elles sont soigneusement examinées et maintenues au minimum.
- S’assure que les taxes étrangères payées, le cas échéant, sont suivies, enregistrées et signalées à l’USAID conformément aux directives du Système de Directives Automatisées (ADS) de USAID.
- Analyse et réconcilie régulièrement l’inventaire du projet pour s’assurer que la valeur/prix d’achat des actifs du projet reflétée dans le registre d’inventaire est en accord avec le total indiqué dans le solde cumulatif du compte d’actifs non consommables.
Avances et Remboursements de Voyage
- Examine les demandes de voyage et les notes de frais pour leur exactitude et conformité.
- Suit les procédures pour assurer le paiement précis et en temps voulu ainsi que la réconciliation des avances de voyage, des remboursements pour les voyages du personnel du projet et des partenaires.
- Développe et surveille le rapport des avances exceptionnelles en portant une attention particulière aux avances non réglées après 30 jours d’émission.
Paie
- Traite les paiements de paie à temps et avec précision pour le bureau et assure que les soldes de congés et les taxes et déductions de paie sont exacts.
- Suit et surveille les soldes de congés et les paiements de passif.
- S’assure la conformité du personnel avec la politique de gestion du temps et de tenue de dossiers.
Systèmes Financiers
- Utilise régulièrement le système comptable sur le terrain (FAS/vFER), le logiciel cloud pour la documentation de soutien, le système de gestion de projet de DAI (TAMIS), etc.
- Communique avec les équipes de soutien système du siège pour le dépannage des problèmes techniques du système ou des opérations.
- Assure que les fichiers de bons sont scannés et téléchargés sur le Système de DAI pour l’Archivage Électronique de la Documentation Financière – SharePoint.
QUALIFICATIONS
- Diplôme de Licence en Comptabilité, Finance, Administration des Affaires ou équivalent et 7 ans d’expérience dans le soutien de projets financés par des donateurs internationaux. La qualification professionnelle d’ Expert-comptable et financier (CPA en anglais) est préférée.
- Expérience pertinente et responsabilité progressive en finance et comptabilité, y compris l’expérience de la direction et de la gestion des aspects financiers des projets de l’USAID, y compris une compréhension démontrée des réglementations contractuelles du gouvernement américain liées à la finance.
- Précision dans le travail avec de grandes quantités de données
- Expérience avec les logiciels de comptabilité d’entreprise et la suite Microsoft Office.
- Capacité à répondre efficacement aux demandes sensibles au temps
- Une personne éloquente qui possède d’excellentes compétences en communication et en gestion du personnel et qui peut se rapporter aux personnes à tous les niveaux d’une organisation.
- Une personne bien organisée et autonome avec des compétences techniques solides, une capacité d’analyse, un bon jugement et une forte concentration opérationnelle
- Maîtrise professionnelle orale et écrite en anglais et en français ; la maîtrise professionnelle orale et écrite du malgache est également fortement préférée.
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