Consultoría para formación en logística humanitaria y adquisiciones a ONG´s LOCALES en el marco del proyecto “elsah”

ANTECEDENTES

• Contexto de la organización

El Consejo Noruego para Refugiados (NRC) es una organización no gubernamental internacional, de carácter independiente y humanitario fundada en 1946. La sede principal se encuentra en Oslo y la organización actualmente opera en más de 30 países a nivel mundial.

NRC actúa con el fin de promover y proteger los derechos de la población desplazada internamente y en necesidad de protección internacional, orienta su trabajo a la provisión de asistencia humanitaria y la búsqueda de soluciones duraderas a través de acciones de incidencia y la ejecución de programas institucionales sobre educación, asistencia legal, alojamiento e infraestructura, agua, saneamiento e higiene, medios de vida y seguridad alimentaria y protección/gestión de campamentos.

• Descripción del proyecto contratante

En este contexto, el proyecto elsah (estrategia logística sobre ayuda humanitaria), financiado por la Unión Europea – ECHO, surge como una respuesta a la necesidad de mejorar la eficacia, eficiencia y rendición de cuentas en los procesos logísticos humanitarios en Colombia. El proyecto está dirigido a Organizaciones No Gubernamentales (ONG) internacionales y nacionales, así como a sus proveedores. La iniciativa se centra en el desarrollo y lanzamiento de una plataforma digital diseñada para ser una herramienta confiable, permitiendo a las ONGI, las ONGN y sus proveedores publicar y acceder a una mayor variedad de ofertas competitivas del mercado local, además de mantener actualizada la información de contacto de los proveedores.

El proyecto consta de 3 partes principales: Diagnostico, desarrollo e implementación y formación, siendo estas dos últimas efectuadas de manera paralela basados en los resultados obtenidos por el diagnostico.

Con relación a lo mencionado anteriormente, se requiere la contratación de una persona jurídica o natural que pueda desarrollar y llevar a cabo el desarrollo de las formaciones de la fase 3 del proyecto. Estos materiales serán esenciales para la articulación final del proyecto elsah con todos los actores participantes, asegurando el impacto en la participación y uso de la plataforma.

• Disposiciones institucionales y organizacionales

El NRC poseerá los derechos de propiedad intelectual de todos los materiales presentados por los consultores en virtud del contrato. Por lo tanto, los consultores deben asegurarse de poseer cualquier material proporcionado al NRC como parte del entregable. Los derechos de reproducción de los informes se otorgarán al NRC y sus agentes contratados. El NRC será libre de reproducir los materiales a voluntad y de otorgar derechos de reproducción.

ALCANCE DEL SERVICIO O CONSULTORIA

• Objetivo

El objetivo principal de esta consultoría es llevar a cabo el desarrollo de las formaciones de la fase 3 del proyecto elsah que van desde el desarrollo de la metodología, generación de la formación, creación del material soporte de la formación (herramientas y material de posterior consulta y replica) y despliegue de las formaciones tanto virtuales como presenciales. Dichas formaciones estarán dirigidas al sector humanitario, específicamente a ONG locales o internacionales.

• Alcance

Las siguiente son las temáticas para el desarrollo de las formaciones:

1.Formación en los requerimientos mínimos estándar de los procesos de compra humanitarios:

• Identificar el proceso de compras regulares a seguir en el mundo humanitario
• Formación en el uso de formatos básicos y estándar para los procesos de compras (Solicitud de compra, RFQ, pliegos de licitaciones, Orden de compra, Términos de referencia, notas de recibido, Análisis de ofertas, análisis técnico)
• Clausulas básicas en contratos de prestación de servicios.
• Generalidades de las pólizas de seguros básicas y regulares en la ejecución de contratos.
• Generalidades en las normativas tributarias colombianas (impuestos y retenciones para las compras).

2. Desarrollo de Planes de Adquisiciones:

• Capacitar en metodologías de planeación de compras
• Capacitar en la implementación sistemas de seguimiento y control de la ejecución de la planificación.
• Identificar metodologías en anticipación a los requerimientos basados en el plan de adquisiciones
• Formación en el uso de formatos básicos y estándar de planes de adquisiciones.

3. Estrategias de Sostenibilidad y políticas mínimas anticorrupción:

• Facilitar lineamientos básicos de anticorrupción.
• Capacitar sobre prácticas de la logística verde aplicables a la cadena de abastecimiento.

4. Fortalecimiento de conocimientos en procesos de importación

• Generalidad sobre aranceles (impuestos a pagar a las importaciones)

• Requisitos para ser importador

• Flujograma de una importación ordinaria

• INCOTERMS

• Actividades

  Las siguientes son las principales actividades para desarrollar por el consultor contratado, en el marco de cada una de las temáticas anteriormente relacionadas:

1. Establecimiento de la metodología pedagógica a desplegar para las formaciones
2. Desarrollo de las formaciones para cada una de las temáticas.
3. Creación del material de soporte de la formación, entiéndase como el material de apoyo para el despliegue de las formaciones, material de posterior consulta y replica de las formaciones y herramientas derivadas de las formaciones (formatos, guías, etc)
4. Despliegue de las formaciones, se contemplan 2 formaciones virtuales y 3 formaciones presenciales en Arauca, Guaviare y Bogotá.

*Para el despliegue de las formaciones presenciales, la organización contratante se hará cargo de todos los gastos y coordinaciones logísticas para tal fin (vuelos, alojamiento, espacios, alimentación, transporte y producción del material requerido (impresiones de guías, material de papelería, etc).

* El consultor solamente podrá contemplar dentro de los desplazamientos para el despliegue de las formaciones presenciales, máximo 2 personas de su equipo.

• Productos entregables

Reportes e informes

• El consultor deberá entregar un reporte corto por cada una de las sesiones de formación generadas, en donde se especifique las temáticas abordadas, los resultados identificados, el listado de asistencia, entre otros temas relevantes.
• El informe final deberá ser presentado por el consultor, en donde se especifique la metodología empleada, el enfoque y desarrollo dado a cada una de las temáticas de la formación, entrega de todo el material soporte y herramientas que deja como parte de los productos entregables del contrato, entre otros temas relevantes.

Productos o material soporte y herramientas por cada temática de las formaciones:

1. Formación en los requerimientos mínimos estándar de los procesos de compra humanitarios

• Formatos básicos para implementar en los procesos de compra (Solicitud de compra, RFQ, pliegos de licitaciones, Orden de compra, Términos de referencia, notas de recibido, Análisis de ofertas, análisis técnico)
• Guía técnica básica para proceso de compras en el sector humanitario.
• Guía de cláusulas básicas en contratos de prestación de servicios
• Guía básica de generalidades de las pólizas de seguros básicas y regulares en la ejecución de contratos
• Guía Básica de normativas tributarias colombianas

2. Desarrollo de Planes de Adquisiciones

• Guía básica de planeación de compras (metodología de planeación, seguimiento y control de la ejecución, preparación y anticipación a los requerimientos).
• Formato de plan de adquisiciones e instructivo de uso.

3. Estrategias de Sostenibilidad y políticas mínimas anticorrupción

• Guía de políticas mínimas de anticorrupción
• Lineamiento básico en estrategias de logística verde y mejores prácticas ambientales aplicadas a procesos de abastecimiento.

4. Fortalecimiento de conocimientos en procesos de importación

• Flujograma de una importación ordinaria
• Guía básica de generalidades en procesos de importación (Arancel, requisitos importador e INCOTERMS)

Los informes deben presentarse en formato Microsoft Word, en español. Los textos no deben tener formato. Los gráficos u otros elementos gráficos deben ser editables (es decir, no deben ser imágenes). Todas las referencias deben citarse conforme a la convención y detallarse en una bibliografía, utilizando el sistema Harvard tal como se establece en el Manual de estilo de la UNESCO. Todas las citas literales deben aparecer entre comillas y no deben tener una longitud excesiva. Todos los datos recopilados en el marco de la consultoría deben enviarse junto con los entregables, en un formato ampliamente reconocido, por ejemplo, Microsoft Excel.

PERFIL DEL CONTRATISTA/EMPRESA CONSULTORA

• Competencias técnicas

• Se espera que el consultor o los miembros clave del equipo cuenten con al menos 3-5 años de experiencia en gestión logística, adquisiciones o consultoría en logística, preferiblemente en el sector humanitario.

• Formación y conocimientos en gestión de cadena de suministros, adquisiciones, contrataciones, sostenibilidad y eficiencia.

• Experiencia de trabajo en espacio de coordinación, preferiblemente en el sector humanitario.

• Competencias blandas y habilidades especiales

• Comunicación asertiva

• Habilidades pedagógicas

• Análisis y resolución de problemas

• Flexibilidad y adaptabilidad

• Tecnologías de la información

  INFORMACION DE LA CONTRATACIÓN

Tipo de contrato

Contrato de consultoría

Duración del contrato

Tres (3) meses, estimando dar inicio el 31 de marzo del 2025 y finalización el 30 de junio del 2025

Lugar de ejecución del contrato

Bogotá Preferiblemente con alcance a nivel nacional.

*Respecto al costo de desplazamientos y viáticos asociados al despliegue de las formaciones presenciales, la organización contratante se hará cargo de todos los gastos y coordinaciones logísticas para tal fin (vuelos, alojamiento, espacios, alimentación, transporte y producción del material requerido (impresiones de guías, material de papelería, etc).

Forma de pago

NRC propone el siguiente cronograma de pagos:

Entregable 1: Establecimiento de la metodología pedagógica a desplegar para las formaciones

Pago : 30% del valor del contrato

fecha : Semana 2 del desarrollo de la consultoría

Entregable 2: Aprobación de las formaciones y el material para cada una de las temáticas.

Pago: 30% del valor del contrato

fecha: Semana 9 del desarrollo de la consultoría

Entregable 3: Informe final

Pago: 30% del valor del contrato

fecha: Semana 9 del desarrollo de la consultoría

Los pagos podrán realizarse 15 días calendario después de recibida la facturación.

*Los ofertantes deben tener en cuenta que sobre el valor asignado a la consultoría se realizarán las retenciones pertinentes, de acuerdo con la normatividad tributaria del país contratante.

* Si el ofertante es una persona natural deberá tener en cuenta que al momento de asignársele el contrato deberá obligarse al pago de seguridad social (Salud, pensión y ARL) sobre el 40% del valor del contrato.

• Impuestos

Estos servicios se pagarán con fondos de (ECHO), por lo que se debe facturar sin impuestos en virtud de la Ley 788 de 2002 y su Decreto Reglamentario 540 de 2004, Se agradece a los proponentes interesados en participar enviar sus ofertas exentas de impuestos.

• Pólizas contractuales

El proveedor seleccionado deberá suscribir y asumir los costos de las siguientes pólizas, sobre el valor total del contrato asignado:

• DE CUMPLIMIENTO: Por un valor asegurado igual al treinta por ciento (30%) del valor del contrato, con una vigencia igual a la estipulada en el presente contrato y seis (6) meses más.
• DE SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES: Por un valor asegurado del diez por ciento (10%) del valor del presente contrato, con una vigencia igual a la estipulada en este contrato y tres (3) años más.

How to apply

• FORMA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA

Los proponentes interesados deberán presentar su oferta antes del 16 de marzo de 2025 a las 23:29 hora colombiana, al correo electrónico co.logistics.bog@nrc.no con copia al correo mauricio.ortiz@nrc.no con el asunto: BOG3559_Consultoría para formación ONG locales elsah.

Las ofertas deben contener la siguiente documentación:

Persona natural:

• Hoja de vida
• RUT
• Certificación Bancaria
• copia del documento de identificación
• Cámara de comercio (en caso de contar con ella).
• Mínimo 2 certificaciones de experiencia relacionadas al objetivo de la consultoría.
• Propuesta técnica que incluya metodología sugerida para presentar los productos.
• Propuesta económica.
• Cronograma de actividades propuesto.

Persona jurídica:

• Cámara de Comercio con al menos 30 días de antigüedad
• Certificación bancaria
• RUT
• cedula del representante legal.
• Mínimo 2 certificaciones de experiencia relacionadas al objetivo de la consultoría.
• Propuesta técnica que incluya metodología sugerida para presentar los productos.
• Propuesta económica.
• Cronograma de actividades propuesto.

Le invitamos a revisar la oferta completa en nuestra pagina WEB https://nrc.org.co/contrataciones/