COORDINADOR/A ADMINISTRATIVO-COMPRAS Y ADQUISICIONES

Organización: 3iSolution (legally) iMMAP France

País/Región: Colombia,Bogotá.

Proyecto: Toma de decisiones basada en evidencia – Consorcio EVIDEM. Gestión de información a través de la toma de decisiones basada en evidencia para una mejor respuesta humanitaria en Colombia.

CONTEXTO

El objetivo principal de este proyecto es mejorar la coordinación general entre los actores humanitarios a través del análisis, la evaluación y servicios sinérgicos de gestión de información.

A través de este proyecto, se compartirá información entre los actores para mejorar la toma de decisiones y la capacidad de respuesta.

Las organizaciones de EVIDEM compartirán sus experiencias, conocimientos y lecciones aprendidas para lograr el objetivo.

Las actividades propuestas, junto con el conocimiento y las experiencias de cada una de las organizaciones sumadas en el consorcio de EVIDEM, además de complementarse entre sí, se alinean con la Iniciativa Emblemática1 al establecerse como una estructura de coordinación colectiva para la gestión de información al servicio de las organizaciones humanitarias, facilitando el camino para poner a las personas y sus prioridades, necesidades y capacidades en el centro de todas las acciones.

Utilizando su experiencia y conocimiento adquirido a través de su apoyo de larga duración a los mecanismos de coordinación humanitaria y las actividades de fortalecimiento de la capacidad de gestión de información, 3iSolution (iMMAP FRANCE) tiene como objetivo fortalecer y capacitar a los socios humanitarios para aprovechar y optimizar las herramientas, tecnologías, plataformas y mejores prácticas de gestión de información en su respuesta a una crisis humanitaria. Para ayudar a lograr esto, 3iSolution (iMMAP FRANCE) llevará a cabo dos actividades principales: 1. Provisión de productos y servicios de gestión de información basados en necesidades a OCHA y el HCT (Equipo Humanitario de País) en Colombia, particularmente para alinear la metodología del Marco de Análisis Conjunto e Intersectorial (JIAF) 2.0, para contribuir a un HPC basado en evidencia. 2. Fortalecer y capacitar las capacidades de gestión de información a nivel comunitario, incluyendo autoridades indígenas.

El consorcio de EVIDEM proporcionará una respuesta colectiva de los principales actores de gestión de información y análisis abordando las brechas identificadas en la evaluación, el análisis y la gestión de información. La propuesta busca fortalecer las capacidades de las

instituciones y comunidades de los primeros respondedores, incluyendo organizaciones indígenas, para la acción anticipatoria y la respuesta rápida a través del análisis, la evaluación y las capacidades de coordinación relacionadas para mejorar la capacidad de preparación y respuesta ante crisis multi-amenaza en áreas afectadas por crisis en Colombia, incluyendo un énfasis en la coordinación y el intercambio de información entre actores humanitarios vinculados con el acceso humanitario y los clústers.

Organización:

3iSolution (iMMAP France), es una organización internacional sin fines de lucro cuya función es brindar servicios de gestión de información a organizaciones humanitarias y de desarrollo, permitiendo a los socios tomar decisiones informadas que, en última instancia, brindan asistencia específica de alta calidad a las poblaciones más vulnerables del mundo. 3iSolution (iMMAP France) convierte los datos en información y crea conocimiento para los tomadores de decisiones que operan en conflictos, desastres, entornos posteriores a desastres y recuperación, así como otras situaciones de emergencias complejas y contextos de desarrollo.

Descripción del cargo:

Realizar la gestión eficiente de las operaciones administrativas de la organización, proporcionando soporte para garantizar un funcionamiento fluido y eficaz. Apoyo al departamento de compras en la adquisición eficiente de bienes y servicios. Esta posición reporta operativamente a la Jefe de Administración y Finanzas.

Actividades

• Proporcionar asistencia a clientes internos y externos
• Supervisar y coordinar las actividades del personal administrativo y de apoyo.
• Apoyar la gestión eficiente de las operaciones administrativas de la organización, proporcionando soporte para garantizar un funcionamiento fluido y eficaz.
• Garantizar el cumplimiento de las políticas y regulaciones internas y externas relevantes.
• Construir el plan de trabajo de compras por cada proyecto y presentar mensualmente los avances de este.
• Velar por el cumplimiento del procedimiento de compras de bienes y servicios
• Realizar investigaciones de mercado para identificar proveedores potenciales y evaluar sus productos y servicios.
• Solicitar cotizaciones y negociar precios y términos con proveedores.
• Procesar órdenes de compra y dar seguimiento al estado de estas.
• Mantener una base de datos actualizada de proveedores y productos.
• Colaborar con otros departamentos para entender sus necesidades de compra y proporcionarles el apoyo requerido.
• Verificar la calidad de los productos recibidos y manejar cualquier problema relacionado con los mismos.
• Gestionar el inventario y asegurar un flujo constante de suministros.
• Analizar datos de compras para identificar oportunidades de ahorro y eficiencia.

Calificaciones Requeridas:

Amplia experiencia práctica en la gestión de adquisiciones de bienes y servicios. Un mínimo de 3 años de experiencia relevante en actividades similares a estos términos.

Habilidad para trabajar en equipo y bajo contextos de alta presión.

Capacidad para manejar múltiples tareas y prioridades en un entorno dinámico.

Excelentes habilidades para interpretación y análisis.

Fuertes habilidades para la comunicación verbal y escrita.

Se requiere un dominio fluido del español (hablarlo y escribirlo), conocimientos avanzados del idioma inglés (requerido).

Principios Guías:

Se espera que el contratista se comporte de manera profesional y respete las leyes, costumbres y políticas, procedimientos y valores locales de 3iSolution (iMMAP FRANCE) en todo momento y en todos los países.

3iSolution (iMMAP FRANCE) tiene tolerancia cero para el acoso sexual, la explotación y el abuso, la trata de personas, el abuso y la explotación infantil. Cualquier violación de estos principios y políticas será tratada como mala conducta grave.

3iSolution (iMMAP FRANCE) ofrece igualdad de oportunidades independientemente de sus antecedentes.