Coordinateur.trice des Ressources Humaines

Coordinateur.trice Ressources Humaines/9773

Durée : 12 mois ( douze mois) renouvelables
Date de prise de poste : 15-Oct-2024

Objectif général du poste

Sous la supervision hiérarchique du Directeur Pays, Il / Elle est responsable de définir la politique Ressources Humaines de la mission et coordonner sa mise en œuvre et son déploiement sur toutes les bases afin d’apporter le meilleur soutien aux programmes dans le respect des lois Maliennes, des politique RH d’Action Contre la Faim ainsi que des autres politiques de l’organisation, dans le respect et le développement des employés.

Principales responsabilités

Objectif 1 : Contribuer à la définition de la stratégie Ressources Humaines de la mission et aux aspects globaux d’encadrement RH

Taches:

• Elaborer la stratégie Ressources Humaines de la mission et le plan d’action annuel sur base des documents de l’année précédente
• Adapter la politique RH à la stratégie mission
• Réviser selon les besoins les procédures Ressources Humaines de la mission
• S’assurer de la mise en œuvre conforme des procédures RH de la mission et contrôler leur bonne application
• Diffuser les informations Ressources Humaines à l’ensemble de l’équipe de coordination
• Apporter du conseil aux autres départements sur leurs besoins liés Ressources Humaines
• Elaborer dans les délais et en qualité la partie Ressources Humaines des « proposals » et rapports bailleurs en collaboration avec l’équipe de coordination
• Appuyer dans la Gestion et le développement des Talents au sein de la mission.
• Contribuer en sollicitant l’appui et l’implication des référents techniques à donner aux salariés les moyens d’acquérir les compétences nécessaires à l’exercice de leur emploi
• Assurer les relations avec les prestataires extérieurs dans le cadre de la politique de formation
• Elaborer sur base de l’analyse des managers d’équipe le Plan Annuel de Formation (PAF) pour l’ensemble des salariés nationaux et expatriés
• Suivre la mise en œuvre du PAF
• S’assurer que les salariés effectuent leur parcours de formation sur le Virtual Campus
• Etre promoteur et gestionnaire direct (ou via son équipe RH) de formations en lien direct avec les Ressources Humaines
• S’assurer de l’accès aux formations pour tous les salariés
• Créer et/ou animer et/ou aider l’équipe RH à animer des ateliers de présentation sur les politiques RH ou les aspects liés à la gestion des Ressources Humaines
• Initier des promotions et de la mobilité interne dans le respect de la légalité et des règles interne.

Objectif 2: Garantir le recrutement/sélection de qualité et dans le timing

Taches:

• S’assurer de la mise en place de processus transparents en matière de recrutement, accès aux formations, promotion et mobilité interne dans le respect de la légalité et des règles Action Contre la Faim
• Vérifier que les descriptions de poste sont de qualité et conformes aux standards Action Contre la Faim
• S’assurer de la mobilisation de tous les moyens nécessaires pour trouver les profils adaptés aux postes vacants
• Valider les ouvertures de poste
• S’assurer que les recrutements sont effectués conformément aux procédures et en toute transparence
• S’assurer que les règles de recrutement/sélection sont diffusées et connues par toutes les équipes
• Assurer que les profils nécessaires pour la mission on peut les trouver/recruter dans le pays.
• S’assurer de la prise en compte du genre dans le processus de recrutement et sélection.
• Assurer les liens avec les organismes scolaires/académiques (écoles, universités, …) pour trouver les bons profils
• S’assurer de la mise en œuvre de la politique de décentralisation des recrutements Expatriés au niveau de la mission
• S’assurer de la mise en place d’un système de contrôle de référence et contre référence pour réduire les risques d’attraction des personnes avec mauvaise réputation et ayant été impliquées dans des détournements ou fraudes au sein d’autres Organisations.

Objectif 3 : Garantir la mise en place d’un processus qualitatif d’évaluation et garantir l’accès à la formation de tous les salariés et favoriser la gestion des carrières

Taches:

• S’assurer que les règles et principes des évaluations annuelles sont connus de tous et appliquer
• S’assurer que tous les salariés bénéficient annuellement d’entretien(s) d’évaluation formalisé
• Apporter un appui aux Managers et former les nouveaux Managers sur les processus d’évaluation de leurs équipes
• Appuyer dans la Gestion et le développement des Talents au sein de la mission.
• Contribuer en sollicitant l’appui et l’implication des référents techniques à donner aux salariés les moyens d’acquérir les compétences nécessaires à l’exercice de leur emploi
• Assurer les relations avec les prestataires extérieurs dans le cadre de la politique de formation
• Elaborer sur base de l’analyse des managers d’équipe le Plan Annuel de Formation (PAF) pour l’ensemble des salariés nationaux et expatriés
• Suivre la mise en œuvre du PAF
• S’assurer que les salariés effectuent leur parcours de formation sur le Virtual Campus
• Etre promoteur et gestionnaire direct (ou via son équipe RH) de formations en lien direct avec les Ressources Humaines
• S’assurer de l’accès aux formations pour tous les salariés
• Créer et/ou animer et/ou aider l’équipe RH à animer des ateliers de présentation sur les politiques RH ou les aspects liés à la gestion des Ressources Humaines
• Initier des promotions et de la mobilité interne dans le respect de la légalité et des règles internes.

Objectif 4: Garantir la cohérence de l’organisation du travail et définir la politique de rémunération

Taches:

• Garantir la cohérence des organigrammes et le respect de la classification de postes et à apporter du conseil aux Managers dans l’élaboration des organigrammes des nouveaux projets
• Evaluer le niveau d’efficience de l’organisation et faire des recommandations
• Garantir une rémunération équitable et adaptée au coût de la vie pour les salariés nationaux (se baser sur les études de Benchmarking disponibles)
• Définir le salaire minimum et la grille de salaires nationale ainsi que son processus de révision
• Mettre en œuvre la grille de classification Action Contre la Faim dans le respect des descriptions de poste Action Contre la Faim et alerter le siège sur les spécificités locales
• Définir les critères de positionnement des salariés nationaux dans la grille de salaire et le processus d’augmentations collectives et individuelles
• Définir la politique nationale en matière d’éléments variables de rémunération (primes, transport,…)
• Définir la politique nationale en matière d’avantages sociaux et le cas échéant négocier les contrats et assurer la relation avec les prestataires extérieurs privés (maladie, retraite, assurances)
• Gérer la grille de classification des postes et les éventuelles modifications
• Réviser la définition des primes existantes et intégrer celles manquantes
• Alerter en cas de difficulté à maintenir la rémunération et les avantages sociaux appropriés dans les contraintes budgétaires
• Etablir et suivre le budget annuel du département RH, valider les ouvertures de poste, réaliser les calculs de coûts et projections financières nécessaires à l’élaboration des projets.

Objectif 5 : Superviser l’administration du personnel et la paie

Taches:

• Définir si nécessaire les procédures administratives manquantes ou les adapter aux nouvelles règlementations
• Gérer les outils de suivi administratif et de paie dans de hautes normes qualitatives
• Veiller au respect des engagements contractuels d’Action Contre la Faim envers ses salariés
• Superviser de travail de qualité de l’équipe Ressources Humaines
• Superviser l’établissement, le suivi et les fins de contrats de travail des salariés nationaux et suivre les fins de contrats des expatriés
• Contrôler la tenue des dossiers du personnel et l’archivage des documents selon les règles Action Contre la Faim et bailleurs
• Contrôler le suivi et la mise à jour régulière du HRIS
• Veiller au respect de la législation du travail et des règles internes notamment en matière de paie
• Superviser les processus d’audit des documents RH
• Améliorer si nécessaire la qualité des outils de gestion du personnel et de la paie, de la fiabilité et de la disponibilité des données
• Veiller au respect des engagements contractuels d’Action Contre la Faim vis-à-vis de ses salariés
• Administrer les demandes d’avances du personnel international
• Assurer le suivi des visas, des permis de travail, les déclarations des expatriés auprès des autorités locales et s’assurer du paiement des taxes éventuelles
• Produire le reporting mensuel et ad hoc des données demandées par le siège, les autorités et par les bailleurs
• Contrôler la bonne application des règles contractuelles et alerter les Managers sur les règles internes et les questions de droit social pour les nationaux et les expatriés
• S’assurer que les archives RH soient bien entretenues et mises à jour.

Objectif 6: Mettre en œuvre les règles collectives et communiquer en interne

Taches:

• Mettre en œuvre et mettre à jour les règles internes Action Contre la Faim (règlement intérieur et convention sur le statut social) adaptées au contexte de la mission et à la législation locale
• Mettre en œuvre des moyens de suivi de l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail et travailler à leur amélioration lorsque cela est nécessaire
• S’assurer que les salariés sont informés sur la charte d’Action Contre la Faim et les règles collectives (Règlement intérieur et Convention sur le Statut social)
• Assurer la diffuser et la formation sur les règles internes et les principes d’Action Contre la Faim
• Promouvoir la Politique Genre d’Action Contre la Faim et contribuer à l’atteinte des standards minimum basés sur le Genre
• Suivre et vérifier tous les processus disciplinaires – en garantir la conformité légale
• Animer les séances internes de communication sur les sujets RH auprès de l’équipe de Coordination
• Apporter du conseil aux Managers dans les conflits avec et au sein de leur équipe et assurer de la médiation quand cela est nécessaire
• Anticiper les risques liés aux Ressources Humaines nationales
• Etre à l’écoute du climat social en collaboration avec les Coordinateurs de Terrain, prévenir et gérer les conflits sociaux
• Préparer et mettre en œuvre les plans sociaux en lien avec le Directeur Pays et les Responsables de départements concernés
• Identifier les risques légaux, sociaux et financiers liés à la politique RH nationale (provisions des indemnités de fin de contrat, requalification des licenciements, procédures judiciaires en cours…) et produire les alertes nécessaires
• Rendre disponible et expliquer les règles, les procédures et les outils RH à tous les salariés.

Objectif 7: Encadrer et accompagner l’évolution de l’équipe Ressources Humaines de la mission

Taches:

• Définir les besoins de l’équipe Ressources Humaines (animation, suivi, formation, motivation, évaluation…)
• Participer au recrutement de ses équipes
• Organiser et piloter les réunions d’équipe (semaine RH trimestrielle notamment) et les points individuels, réguliers et exceptionnels
• Élaborer et suivre les plans d’action individuels des membres de l’équipe
• Gérer les plannings, la répartition et la coordination du travail
• Apporter un support technique aux équipes
• Identifier les besoins de formation des membres de l’équipe
• Créer, organiser et animer des formations
• Gérer les difficultés d’équipe.

Objectif 8: Compiler et transmettre des données globales et analysées vers le haut et vers le bas

Taches:

Correspondez-vous au profil que nous recherchons ?

Formation:

Bac + 5 en gestion des Ressources Humaines, en droit ou en gestion du développement

Connaissances techniques spécifiques:

• Recrutement et sélection
• Management d’équipes / gestion des conflits
• Gestion de paie
• Législation du travail

Expérience (années):

Plus de 3 ans d’expérience dans la gestion des RH

Connaissances du secteur humanitaire:

Indispensable

Connaissances de l’organisation:

Connaissance des domaines d’intervention d’Action Contre la Faim et des documents standards

Langues: Français, Anglais

Systèmes d’information: Office 2010, Outlook, HRIS et NHF

Mobilité (national/ international): International basé à Bamako

Engagement envers l’égalité des genres

Expérience réussie sur des thématiques de promotion de l’égalité des genres ou engagement personnel.

Notre paquet remuneratif

Nous proposons une prochaine incorporation à un organisme dynamique d’envergure international incluant les conditions contractuelles suivantes :

• Contrat de travail international à durée déterminée de 12 mois renouvelables.

• Poste Basé à Bamako, Mali.

• Statut famille.

• Salaire selon le niveau de contribution V3 entre 46.000 € et 60.000 € bruts par an sur la base de l’expérience du candidat et des responsabilités (il inclut le perdiem et frais de vie).

• Logement pris en charge par l’organisation.

• Prise en charge des frais de transport A/R domicile – mission – domicile de l’expatrié ;

• Un Break d’une semaine tous les 3 mois avec une prise en charge des frais avec un plafond de 886 € vers la zone de référence et un extra de 215 €. La prise en charge des frais de transport s’applique pour deux breaks sur trois.

• Prise en charge du billet d’avion pour les congés annuels de l’expatrié et ses accompagnants (1 fois par an);

• Prise en charge des frais de scolarité des enfants sur le terrain, avec un plafond de 4000 EUR/ an/ enfant et plafond de 12 000 EUR/ an / Famille.

• 28 jours ouvrés de vacances par an.

• Assurance Maladie de l’expatrié et sa famille.

  Action contre la faim s’engage à prévenir tout type de comportement indésirable au travail, notamment le harcèlement sexuel, l’exploitation et les abus sexuels, le manque d’intégrité et / ou l’inconduite financière; Nous nous attendons à ce que tout le personnel et les bénévoles partagent cet engagement en adhérant à notre code de conduite et autres politiques connexes et seuls ceux qui partagent nos valeurs et notre code de conduite seront recrutés pour travailler avec nous.