JEFE DE PROYECTO SENIOR PUERTO AYACUCHO AMAZONAS – VENEZUELA

asegurar que la ejecución – con un enfoque inclusivo, realizada por el equipo operativos correspondiente, cumpla con los objetivos establecidos interna y externamente, con óptica de mantener la calidad requerida por HI y el impacto deseado con los beneficiarios y la articulación con las autoridades locales y otros actores presentes en el territorio. El/Ella comparte la responsabilidad de una gestión sólida y un funcionamiento satisfactorio de la base en Amazonas.

Entre las actividades específicas a ser implementadas, se mencionan (lista no exhaustiva):
•Lidera la creación y actualización de cronogramas de implementación y monitoreo del proyecto bajo su supervisión y garantizar una asignación precisa de los recursos de acuerdo con la planeación financiera asignada.
•Dirige la elaboración y/o presentación de informes de actualización del proyecto de acuerdo con calendarios internos y de donante.
•Tiene la responsabilidad y rendición de cuentas sobre el presupuesto global del proyecto. Incluye la compilación de provisiones presupuestales y la validación operacional de informes financieros puntuales y de calidad de acuerdo con la normativa interna y de los donantes.
•Lidera el proceso de apoyo requerido al proyecto desde los servicios de soporte (recursos humanos, finanzas, logística)
•Trabaja con el equipo para desarrollar comunicaciones relacionadas con el proyecto, según sea necesario (Ejemplo: presentaciones, encuestas, materiales de comunicación interna y externa, etc.)
•Apoyar el desarrollo de prácticas, plantillas y herramientas relacionadas con la gestión de proyectos en todo el programa.
•Apoya al responsable país / Gerente de Operaciones en:
o Supervisar y analizar la evolución del contexto en Amazonas, con el fin de identificar los riesgos y las oportunidades operativas, y propone medidas al equipo de coordinación del Programa en el país.
o La identificación y focalización de la población sujeto de intervención en el Estado Amazonas, para facilitar la atención integral de los beneficiarios en el marco de los objetivos de la organización de acuerdo con la estrategia país.
o El seguimiento de la gestión de la seguridad, coordinación diaria de los servicios compartidos y del equipo de operaciones para facilitar la ejecución de las actividades en Amazonas.
o Desarrollar la influencia externa de HI en Amazonas ante las autoridades y organismos locales, nacionales, tradicionales, políticos y militares; y organizaciones internacionales y mecanismos humanitarios y órganos de coordinación presentes en el Estado

Misión 1: Implementación operacional – asegurar el alcance medible de los objetivos establecidos para los proyectos bajo responsabilidad dentro del marco de los requisitos internos y externos
Responsabilidad 1: Asegurar la implementación de los proyectos bajo responsabilidad, conforme a las propuestas de proyecto y el presupuesto asignado
•Dirigir la estrategia de intervención del proyecto y proponer ajustes si los objetivos cambian o si es probable que no se alcancen.
•Garantizar que se planifican las actividades y los recursos asociados, y ejecutar el plan de acción.
•Garantizar que las actividades se ejecutan de acuerdo con la propuesta de proyecto y el presupuesto asignado.

Garantizar la presentación de informes sobre el proyecto, a nivel interno (dentro del programa) y externo (informes a organismos de financiación, autoridades y/o socios).
•Ejecutar los gastos y gestionar las líneas presupuestarias específicas de las actividades del proyecto de acuerdo con la delegación que haya recibido basándose en la tabla de delegación de firma del programa
•Preparar y gestionar los acuerdos de asociación con los socios de ejecución del proyecto.
•Garantizar el correcto archivo de la información
Responsabilidad 2: Asegurar que la implementación de los proyectos bajo responsabilidad cumpla con los marcos internos y externos existentes
•Aplicar y rellenar la guía de gestión de proyectos del programa vinculados a la política de Planificación, Seguimiento y Evaluación y el referencial de calidad.
•Implementar las políticas transversales internas institucionales dentro de los proyectos, en particular las políticas de PSEAH y la política institucional de Edad-Género-Discapacidad y las demás normas internas de HI.
•Asegurar el cumplimiento de los términos de la propuesta de proyecto (contrato) y las normas aplicadas por el organismo u organismos de financiación del proyecto.
•Asegurar el cumplimiento de los estándares y normas técnicas globales mediante la comunicación y la participación de los especialistas técnicos y asesores con experiencia en los temas del proyecto.
Responsabilidad 3: Asegurar el monitoreo, la evaluación, la rendición de cuentas y el aprendizaje del proyecto:
•Garantizar el seguimiento del proyecto, concretamente los indicadores de progreso de las actividades y los resultados esperados y proponer ajustes o mejoras para alcanzar objetivos.
•Elaborar y aplicar el plan de evaluación del proyecto
•Organizar y liderar revisiones inter-servicio de proyecto cuatrimestrales.
•Garantizar que el proyecto rinda cuentas a las partes interesadas locales.
•Garantizar el aprendizaje del proyecto, teniendo en cuenta las lecciones aprendidas de proyectos anteriores similares, siguiendo las recomendaciones formuladas a lo largo del proyecto (de evaluaciones, misiones de apoyo, auditorías, etc.) y aprovechando los conocimientos adquiridos.
•Elaborar informes internos semanales y mensuales de las actividades,
•Apoyar con la elaboración de informes internos, a las autoridades y a los donantes según necesidad, dentro de los tiempos necesarios.
Responsabilidad 4: Garantizar la gestión de datos del proyecto
•Recopila, desarrolla y formaliza herramientas y métodos desarrollados dentro del marco del proyecto.
•Llevar a cabo al menos una sesión de lecciones aprendidas/mejores prácticas al final del proyecto y documentar los resultados según lo solicitado en la política de M&E de HI.
•Participar activamente en las reuniones de seguimiento junto a al oficial MEAL nacional, para el respectivo seguimiento del avance de indicadores con periodicidad mensual, así como el seguimiento a través del dashboard de los indicadores.

Responsabilidad 5: Asegurar la ejecución de los presupuestos de los proyectos de forma planificada, según los procedimientos internos y los requisitos externos:
•Realizar los gastos y gestionar las líneas presupuestarias específicas de la actividad del proyecto de acuerdo con la delegación que recibió sobre la base del cuadro de la delegación de firma del programa
•De acuerdo con la plantilla proporcionada por las finanzas, apoyar la planificación y seguimiento presupuestal mensual para la locación.
•Proponer modificaciones necesarias de presupuesto.
•Autorizar y codificar pagos de compras con uso del formato adecuado.
•Elaborar planes de compras anuales y por donante en base al presupuesto.
Responsabilidad 6: Asegurar la gestión logística de los proyectos, según los procedimientos internos y los requisitos externos
•Elaborar pedidos de compras en base al plan de aprovisionamiento.
•Asegurar la solicitud de adquisición de los equipamientos y herramientas requeridas, respetando los procedimientos logísticos y administrativos.
•Con apoyo del equipo logístico, asegurar el buen uso y almacenamiento adecuado de las herramientas y equipamientos de sus equipos.
•Asegurar la visibilidad de HI y de los donantes pertinentes en todos los equipamientos, dotaciones, bienes, vehículos y lugares de trabajo del proyecto según las indicaciones de HI y del donante.
Responsabilidad 7: Asegurar la gestión del proyecto en asociación con socios, y vela por su apropiación.
•Elaborar y monitorear acuerdos con los socios de los proyectos.
•Organizar y liderar comités de revisión de proyectos con los socios y enlaces comunitarios.
•Proporcionar apoyo y asesoramiento técnico a los socios locales y personal de HI, dentro de un plan de fortalecimiento institucional.
•Facilitar el comité directivo, técnicos y/o operacionales de los proyectos según necesidad.
Responsabilidad 8: Coordinar los equipos involucrados en los proyectos bajo su responsabilidad
•Facilitar las reuniones de coordinación con su equipo directo y los demás servicios.
•Colaborar y coordinar con los servicios pertinentes internos, especialmente logística, RH, finanzas y especialistas técnicos.
•Articular un máximo las actividades con otras operaciones en los territorios de implementación para lograr una sinergia, complementariedad y mayor impacto.

Responsabilidad 9: Contribuir a la comunicación externa de los proyectos bajo responsabilidad

Contribuir a la influencia externa de HI participando en redes y espacios pertinentes, definidos junto con el gerente de operaciones, también para la identificación de oportunidades así como para asegurar las alineaciones técnicas y sectoriales.
•Comunicar sobre el proyecto interna y externamente (a socios, autoridades, donantes y otros actores del sector) según las necesidades establecidas, con apoyo de la oficial de comunicaciones.
Responsabilidad 10: Gestión de la seguridad y de los riesgos laborales
•Mantenerse informado de las condiciones de seguridad en las zonas de operación, a través de consultas con miembros de la comunidad (en particular el enlace comunitario), autoridades locales, policita y militares y facilitando los análisis de terreno por parte del asesor nacional de seguridad.
•Transmitir las condiciones de seguridad y las precauciones que se deben respetar a los equipos, asegurando que se respeten las instrucciones de la dirección de HI.
•Si aplica, apoyar la elaboración de un plan de seguridad adaptado a la locación, liderado por el asesor de seguridad.
•De acuerdo a las instrucciones recibidas de la responsable de recursos humanos, aplicar las medidas necesarias para respetar las normas nacionales y de HI que tienen como objetivo disminuir los riesgos laborales.
•Informar o consultar de forma oportuna al asesor de seguridad, al responsable de recursos humanos y al gerente de operaciones en casos de duda, evento, incidente o accidente, según lo establecido por la dirección de HI.
•Participar activamente en la investigación de accidentes e incidentes.
Responsabilidad 11: Asegura la coordinación de equipos en el Estado Amazonas
•Facilitar reuniones de coordinación entre los equipos propios y de otros proyectos y los servicios de soporte ubicados en Amazonas.
•Asegurar que los Jefes de Proyecto de Amazonas y los servicios compartidos y técnicos trabajen bien juntos para facilitar la implementación del proyecto en el Estado;
Misión 2: Liderazgo & gestión de personal – asegurar que el personal bajo su responsabilidad logre su mayor rendimiento y bienestar en el trabajo

Responsabilidades:
•Ser un líder como un modelo a seguir: encarnar los valores de HI a diario, en particular de acuerdo con las 11 competencias del Manager 2.0 definidas por la organización
•Ser un líder como un coach: entender la estrategia, hacerla explícita, traducirla en objetivos operativos para su equipo, liderar los cambios necesarios. Dar sentido a cada acción de gestión. Fomentar los intercambios de prácticas inter e intradepartamentales. Fomentar la innovación y la toma de riesgos.
•Ser un líder operacional: organiza la gestión operativa de su equipo, estructura el trabajo en torno a los procesos identificados, orienta el rendimiento y facilita la resolución de problemas.

Ser un primer punto focal administrativo/RRHH para su equipo: contribuir al desarrollo de su personal, creando las condiciones para su compromiso, profesionalidad y apego a HI. Asegurar el cumplimiento del código de conducta y las políticas institucionales, la mentalidad y el comportamiento individual y colectivo esperado.

Tareas principales:
•Aplicar e identificar el alcance de los 4 objetivos y 11 comportamientos de un manager dentro de HI, según el enfoque “manager 2.0”.
•Implicarse en las contrataciones para los miembros de sus equipos.
•Establecer los objetivos anuales del personal bajo su cargo y asegurar que los equipos bajo su cargo las establezcan.
•Llevar a cabo evaluaciones anuales del personal bajo su cargo y asegurar que los equipos bajo su cargo las realicen.
•Atender a las necesidades de los equipos bajo su gestión.
•Asegurarse de que los equipos, socios y consultores conocen, entienden, aplican y respetan las políticas institucionales de HI.
•Reportar faltas/infracciones del personal a la dirección de HI y participar a procesos disciplinares.
Misión 3: Contribución estratégica
Responsabilidad 1: Contribuir a la implementación de la estrategia operativa del programa en el Estado Amazonas
•Contribuir a la implementación de la estrategia del programa/ (StratOp)
•Contribuir a la definición y gestión de temas comunes de interés en la zona
•Contribuir a desarrollo de propuestas de proyecto pertinentes en la zona y en los que HI tiene un valor añadido.

Tareas principales:
•Participar en talleres estratégicos, temáticos y de planificación de HI.
•Dar aportes para el desarrollo de propuestas de proyecto.
•Dar aportes para la definición, gestión y solución de temas comunes
Responsabilidad 2: Contribuir a la transformación organizacional, particularmente a través de cambios en las prácticas de gestión, mejora continua y contribuir a la mejora de los procesos de trabajo
Misión 4: Preparación y respuesta ante emergencias
Responsabilidades:
•Apoyar las acciones de preparación para emergencias
•En caso de emergencia, reorganizar las prioridades de su equipo de acuerdo con la prioridad humanitaria, con el fin de garantizar una respuesta rápida y eficiente por parte de HI.

Tareas principales:
•
De acuerdo con el Plan de Respuesta de Emergencia definido para Colombia, implementar las acciones necesarias en caso de emergencia.
•
Apoyar la implementación de la Medidas Mínimas de Preparación ante Emergencias así como otra acciones relacionadas.
•
Contribuir a la actualización y mejora del Plan de Respuesta de Emergencia.
Demas funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato que no sean incompatibles con su cargo y que no vayan en detrimento de sus demás funciones y condiciones de trabajo