NCIM Administrative Assistant/Adjoint(e) Adminstratif(ve) – NCIM

*The English model will comply with

Adjoint(e) Administratif(ve) – NCIM

 

Titre : Adjoint(e) Administratif(ve) – NCIM

Lieu de travail : Montréal, Québec

Rend compte au : Directrice Générale, NCIM

Contrat : Temps plein (35 heures par semaine)

 

Contexte

L’Affiliation canadienne des sages-femmes (ACSF) est l’affiliation professionnelle nationale représentant les sages-femmes et la occupation de sage-femme au Canada. La mission du Nationwide Council of Indigenous Midwives (NCIM) est de promouvoir l’excellence dans les soins de santé reproductive pour les communautés des Premières nations, des Inuits et des Métis. Les deux organisations sont gérées de façon autonome, mais partagent des locaux et des ressources. Elles sont toutes les deux dotées d’une équipe de personnes passionnées qui se consacrent au soutien des sages-femmes et de la occupation de sage-femme au Canada et dans le monde entier.

 

Résumé du poste 

Sous la course de la Directrice générale du NCIM, l’adjoint(e) administratif(ve) fournira le soutien administratif et de bureau nécessaire au NCIM. La personne qualifiée s’occupera du travail de bureau, de la saisie des données et d’autres fonctions de soutien administratif, et servira de level de contact pour les informations destinées à l’organisation et provenant de celle-ci. Les responsabilités incluront la réservation des voyages et la logistique des réunions, la préparation des notes de frais, la rédaction des procès-verbaux, la mise en forme des paperwork, la rédaction de la correspondance et la communication avec les events prenantes internes et externes.

 

Tâches et responsabilités principales 

Administration et soutien du bureau 

• Coordonner une logistique de voyage rentable et parfois complexe pour le personnel, les bénévoles et les consultants, au niveau nationwide et worldwide.
• Assurer la liaison avec l’agence de voyage pour la réservation des vols et de l’hébergement.
• Répondre aux demandes de renseignements généraux sans délais ; transmettre les courriels entrants à la personne appropriée, le cas échéant.
• Aider à programmer des réunions pour le personnel des NCIM en utilisant des sondages ou d’autres outils pour rationaliser les réservations et à rédiger les procès-verbaux et les notes.
• Mettre à jour et conserver les listes des membres et des membres de soutien de NCIM.
• Effectuer des tâches administratives générales telles que la photocopie, la télécopie, l’envoi de courriers et le classement.
• Maintenir un système de classement papier et électronique conformément aux politiques de l’organisation.

 

 

• Créer et modifier des paperwork à l’aide de Microsoft Workplace 365 (SharePoint, Phrase, Excel, Energy Level).
• Fournir un soutien administratif à l’élaboration de contrats, de descriptions de poste et de mandats.
• Travailler avec les communautés indigènes et les membres de la communauté avec une approche tenant compte des traumatises et culturellement sécuritaire.
• Travailler avec le personnel autochtone avec une approche tenant compte des traumatises et culturellement sécuritaire.

 

Administration financière 

• Contribuer à l’examen et à l’achèvement des paperwork financiers et d’approvisionnement, tels que les avances de voyage, les factures et les notes de frais.
• Vérifier l’exactitude des paperwork d’approvisionnement et assurer la liaison avec l’équipe financière du CAM, le cas échéant.
• Autres tâches assignées.

 

{Qualifications}, connaissances et compétences requises

• Une formation (de niveau CEGEP ou autre) en administration, en secrétariat ou dans une self-discipline pertinente, ou une combinaison équivalente de formation et d’expérience est requise.
• Expérience de la coordination de la logistique des voyages, au niveau nationwide et worldwide.
• Wonderful jugement et solides compétences en matière de communication (verbale et écrite).
• Des compétences solides en matière de service à la clientèle (courtoisie, discrétion, flexibilité, diplomatie) et le souci du détail sont essentiels.
• Capacité à rester calme et professionnel tout en travaillant sous pression.
• Excellente capacité d’organisation, de gestion de tâches multiples, d’autogestion et d’établissement de priorités ; capacité à respecter des délais serrés.
• Solides compétences informatiques dans Microsoft Workplace (Phrase, Excel, Energy Level, Outlook, Entry).

 

Atouts

• Une expérience de travail avec des organisations ou des communautés autochtones est un atout majeur.
• Capacité à travailler dans le respect de la tradition et en tenant compte des traumatismes.
• Une expérience dans le secteur à however non lucratif est considérée comme un atout.

 

 

 

Circumstances de travail

• Travail à distance à partir de votre bureau à domicile.
• Dans certaines circonstances, des déplacements peuvent être nécessaires pour des rassemblements, des événements et des activités communautaires.
• Poste everlasting à temps plein (35 heures/semaine).

 

Remark postuler

Nous invitons tous les candidat(e)s potentiel(le)s à soumettre leur candidature. Au NCIM, nous apprécions les views diverses et les expériences vécues uniques que les candidat(e)s apportent à la desk. L’expérience vécue est prise en considération pour déterminer le niveau de qualification individuel. Le NCIM est une organisation dirigée et gouvernée par des autochtones. Les candidat(e)s autochtones sont vivement encouragé(e)s à postuler. Les candidat(e)s non autochtones doivent s’engager à travailler dans un cadre anti-oppressif.

 

Pour rappel, les candidat(e)s ne sont pas tenu(e)s de posséder toutes les {qualifications} énumérées ci-dessus pour postuler. Si vous avez des questions concernant les {qualifications} ou l’offre d’emploi, veuillez contacter le NCIM à l’adresse suivante : [email protected]

 

Veuillez suivre les directions suivantes : 

• Envoyez votre CV et une lettre de motivation dans un seul doc PDF et assurez-vous que vos nom et prénom ainsi que le texte “NCIM-AdjointAdministratif” sont inclus dans le nom du fichier.
• Envoyez votre doc PDF par courrier électronique avec l’objet “NCIM-AdjointAdministratif” à [email protected]

*La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 17 septembre 2023 à 17h, heure de l’Est.

 

Nous remercions tous les candidat(e)s de leur intérêt, mais seuls les candidat(e)s sélectionné(e)s pour un entretien seront contacté(e)s. Les CV reçus resteront confidentiels, ne seront communiqués qu’au comité de sélection et ne seront utilisés qu’aux fins de la sélection pour ce poste. 

 

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Administrative Assistant, NCIM

 Title: Administrative Assistant, NCIM

Experiences to: Government Director, NCIM

Location: Montréal, Québec

Contract: Full-Time (35 hours per week)

 

Background 

 

The Canadian Affiliation of Midwives (CAM) is the nationwide skilled affiliation representing midwives and the occupation of midwifery in Canada. The Nationwide Council of Indigenous Midwives’ (NCIM) mission is to advertise excellence in reproductive well being take care of First Nations, Inuit, and Métis communities. Each organizations are ruled autonomously however share workplace house and assets and each are staffed by a passionate staff of people devoted to offering help for midwives and the occupation of midwifery throughout Canada and globally.

 

Job Abstract 

 

Beneath the course of the Government Director, NCIM, the Administrative Assistant will present the required administrative and clerical help for NCIM. The certified particular person will present clerical, knowledge entry, and different workplace help features and can function some extent of contact for info to and from the group. Obligations will embrace reserving journey and assembly logistics, getting ready expense studies, minute taking, formatting paperwork, drafting correspondence and communication with inner and exterior stakeholders.

 

Main Duties and Obligations 

Workplace Administration and Assist 

• Coordinate cost-effective, typically complicated journey logistics for employees, volunteers, and consultants, domestically and internationally.
• Liaise with the journey agent to e-book flights and lodging.
• Reply to normal enquiries in a well timed method; ahead incoming emails to the suitable individual as required.
• Help with scheduling conferences for NCIM workers and minute/be aware taking together with use of polls or different instruments to streamline bookings.
• Replace and keep the NCIM Membership and Supportive Membership lists.
• Carry out normal clerical duties corresponding to photocopying, faxing, mailing, and submitting.
• Keep laborious copy and digital submitting system per organizational insurance policies.

 

 

• Create and modify paperwork utilizing Microsoft Workplace 365 (SharePoint, Phrase, Excel, Energy Level).
• Present clerical help with the event of contracts, place descriptions, and phrases of reference.
• Work with Indigenous communities and neighborhood members in a trauma knowledgeable and culturally secure method.
• Work with Indigenous workers in a trauma knowledgeable and culturally secure method.

 

Monetary Administration 

• Help within the evaluate and completion of monetary and procurement paperwork, corresponding to journey advances, invoices, and expense studies.
• Overview procurement paperwork for accuracy and liaise with CAM’s finance staff as required.
• Different duties as assigned.

 

{Qualifications}, Expertise, and Information Necessities 

 

• Training (i.e. CEGEP degree or different) in administration, secretarial research or related self-discipline or equal mixture of training and expertise is required.
• Expertise coordinating journey logistics, domestically and internationally.
• Wonderful judgement and powerful communication expertise (verbal and written).
• Sound customer support expertise (courtesy, discretion, flexibility, diplomacy) and a focus to element are important.
• Capability to stay calm {and professional} whereas working beneath strain.
• Wonderful skill to arrange, handle a number of duties, self-manage, and prioritize; skill to satisfy tight deadlines.
• Robust laptop expertise in Microsoft Workplace (Phrase, Excel, Energy Level, Outlook, Entry).

 

Further Property 

 

• Expertise working with Indigenous organizations or communities is a robust asset.
• Capability to work in a culturally secure and trauma knowledgeable method.
• Expertise within the non-profit sector is taken into account an asset.

 

Working Circumstances & Location 

 

• Working remotely from your own home workplace.
• Beneath some circumstances journey could also be concerned for gatherings, occasions, and community-based actions.
• Everlasting, full-time place (35hrs/week).

 

The best way to Apply

We welcome all potential candidates to submit their functions. At NCIM, we worth the various views and distinctive lived experiences that candidates convey to the desk. Lived expertise is considered when figuring out the extent of particular person qualification. NCIM is an Indigenous led and ruled group. Indigenous candidates are strongly inspired to use. Non-Indigenous candidates should have a dedication to working inside an anti-oppressive framework.

As a reminder, candidates aren’t required to own all of the {qualifications} listed above to use. When you’ve got any questions relating to the {qualifications} or job posting, please contact NCIM at [email protected]

 

 Please comply with these directions: 

• Ship your CV and a canopy letter in a single PDF doc and be sure that your first and final names and the textual content “NCIM Administrative Assistant” are included within the file title.
• Ship your PDF by electronic mail with the topic “NCIM Administrative Assistant” to [email protected]

*Deadline for functions is 5 p.m. EDT on September seventeenth, 2023.

 We thank all candidates for his or her curiosity, nevertheless, solely candidates chosen for an interview can be contacted. Resumes acquired can be held confidential, shared with the choice committee solely, and be used just for the needs of choice for this place.