Operations Associate, GS6, FT, Cotonou, Benin, Position #21451

L’UNICEF travaille dans certains des endroits les plus difficiles du monde, pour atteindre les enfants les plus défavorisés de la planète. Pour sauver leur vie. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel.

Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, afin de construire un monde meilleur pour tous.

Et nous n’abandonnons jamais.

Pour chaque enfant, un(e) champion(ne) ! 

La fonction Opérations est un rôle de partenaire stratégique, assurant la meilleure utilisation des actifs de l’UNICEF en alignement avec les pratiques de gestion saines, les priorités et les objectifs du bureau afin de produire des résultats pour les enfants.

Objectif du poste :

En tant qu’associé aux opérations, le titulaire du poste soutiendra les fonctions opérationnelles, facilitera le changement, des analyses, des conseils et des providers éclairés axés sur les options, et contribuera aux décisions family members aux programmes et à la gestion afin d’obtenir des résultats pour les enfants dans des contextes opérationnels spécifiques.

L’associé(e) aux opérations aura pour tâche :

• Soutenir les providers dans les domaines fonctionnels des opérations : funds, gestion financière et rapports, gestion des installations, administration, approvisionnement et achats, ainsi que dans la gestion de la technologie de l’info et de la communication, ainsi que la sûreté et la sécurité.
• Soutenir le responsable des opérations dans l’examen des besoins opérationnels du bureau, afin de proposer des options viables visant à optimiser les ressources.
• Soutenir les principes fondamentaux de la gestion des TIC, de la sécurité de l’info et des contrôles.
• Contribuer aux stratégies et aux interventions en matière d’approvisionnement et de passation de marchés afin de répondre aux besoins programmatiques tout en veillant à l’optimisation des ressources
• Soutenir la gestion des locaux et des équipements de bureau en mettant l’accent sur l’accessibilité pour tous, l’éco durabilité et les locaux communs.
• Faciliter les transactions commerciales traitées par le GSSC dans une perspective d’efficacité, de efficiency, de gestion des risques et de prévention de la fraude.
• Soutenir le bureau nationwide lors des audits externes et internes ou des examens par les pairs, en contribuant aux réponses aux observations et en contrôlant la mise en œuvre des recommandations.

Taches

L’associé(e) aux opérations soutiendra le responsable des opérations sur les cinq piliers suivants, qui sont au cœur de toutes les fonctions opérationnelles : Valoriser les personnes, Valoriser l’argent, Valoriser la gestion des risques, Valoriser les systèmes et les constructions, Valoriser les partenaires.

1. Valoriser les personnes :

• Aider le superviseur à créer un environnement propice au bien-être et à l’accessibilité du personnel et l’inclusion en soutenant la mise en œuvre de stratégies, de politiques et de procédures.
• Contribuer à la mise en œuvre de options liées à la gestion du personnel et à la tradition du bureau.
• Se tenir au courant des normes industrielles en matière de gestion et de finance et partager les meilleures pratiques et les connaissances acquises au sein de l’organisation.
• Soutenir l’excellence dans les opérations de l’UNICEF en s’appuyant sur les cinq piliers stratégiques.

2. Valoriser l’argent :

• Assister le bureau dans le traitement des factures, en collectant les factures et en classant les paperwork pour approbation et traitement ultérieur dans Imaginative and prescient.
• Charger les fichiers électroniques et vérifier les résultats dans le système de vacation spot.
• Répondre à l’état des transactions des shoppers et à d’autres demandes de renseignements dans le bureau.
• Veiller à l’identification et à l’utilisation efficaces des ressources dans divers projets concrets de valorisation de l’argent y compris l’éco-efficacité et l’inclusivité, les locaux communs, le calcul des coûts, la budgétisation axée sur les résultats, le suivi financier, and so forth.
• Aider à la gestion de la supervision financière, au suivi et à l’établissement de rapports sur le funds du bureau – effectuer des analyses si nécessaire.
• Soutenir le plan d’approvisionnement du bureau.

3. Valoriser la gestion des risques :

• Soutenir le bureau en lui fournissant des informations actualisées pour prendre :

• Des décisions opérationnelles et programmatiques éclairées en matière de risques avec l’entreprise.
• Des décisions opérationnelles et programmatiques en connaissance de trigger grâce à la plateforme de gouvernance, de risque et de conformité de l’entreprise.

• Soutenir et participer aux checks des plans de continuité des activités pour assurer la résilience organisationnelle de l’UNICEF en cas de disaster, la résilience de l’organisation face aux catastrophes, aux risques et à la sûreté et la sécurité du personnel.
• Soutenir la mise en œuvre des systèmes, processus et actions obligatoires de lutte contre la fraude.
• Soutenir l’atténuation des risques liés à l’engagement avec des partenaires externes par le biais d’une diligence raisonnable appropriée et informée des risques et d’activités d’assurance HACT.
• Traiter dans VISON les paiements relatifs à HACT, aux providers publics, aux fournitures, aux commandes, aux avances et autres paiements.
• Vérifier que les demandes sont accompagnées des pièces justificatives nécessaires, généralement le doc authentic, la validité de la cost, qu’elles sont certifiées par le personnel responsable et qu’elles sont codées correctement.
• Assister dans le traitement des révisions budgétaires des projets de l’unité pour approbation par le superviseur.
• Soumettre des rapports financiers périodiques au superviseur, pour contrôle et examen, et confirmer la disponibilité des fonds si nécessaire.
• Traiter les demandes et préparer les bons de paiement.

4. Valoriser les partenaires :

• Soutenir le renforcement des relations avec les events prenantes/shoppers internes et externes
• Fournir un soutien administratif à la mise en œuvre de l’HACT, y compris les actions de suivi requises sur les résultats des activités d’assurance financière. Passation de contrats avec des consultants ou d’autres prestataires de providers
• En session avec le superviseur, traite les contrats pour les consultants et les partenaires externes qui fournissent un service à la part ou au bureau native. Cela comprend la préparation et l’archivage des paperwork, le remplissage des formulaires et des modèles nécessaires, le téléchargement des termes de référence dans imaginative and prescient, et prendre les tendencies logistiques nécessaires.
• Tenir à jour les listes de fournisseurs, de partenaires et de consultants.
• Organiser l’achat et la distribution en temps réel des fournitures de bureau.
• Compléter la documentation et les listes de contrôle pour le recrutement de consultants individuels et de contractants.

Influence de résultat

L’efficience et l’efficacité du soutien apporté par l’associé(e) aux opérations aux équipes des opérations et du programme permettront d’obtenir les résultats escomptés conformément au plan de travail.

Pour se qualifier comme un champion pour chaque enfant, vous devez :

Training

• Un diplôme de l’enseignement secondaire est requis, de préférence complété par des cours strategies ou universitaires en rapport avec le domaine de travail serait un atout.

Expériences

• Un minimal de 2 ans d’expérience professionnelle dans le domaine administratif ou financier, avec des responsabilités croissantes serait un atout.

Langues

• La maîtrise du français est requise. La connaissance de l’anglais opérationnel est un atout.

Pour chaque enfant, vous devrez démontrer….

Les valeurs de l’UNICEF que sont la bienveillance, le respect, l’intégrité, la confiance et la responsabilité (CRITAS) et les compétences de base en communication, travail avec les gens et recherche de résultats.

Consultez notre référentiel de compétences sur : http://www.unicef.org/about/employ/files/UNICEF_Competencies.pdf

L’UNICEF est attaché à la diversité et à l’inclusion au sein de ses effectifs et encourage tous les candidats, quels que soient leur sexe, leur nationalité, leurs origines religieuses et ethniques, y compris les personnes handicapées, à postuler pour faire partie de l’organisation.

L’UNICEF a une politique de tolérance zéro à l’égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations Unies et de l’UNICEF, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination. L’UNICEF adhère également à des principes stricts de safety des enfants. Tous les candidats sélectionnés devront adhérer à ces normes et principes et seront donc soumis à une vérification rigoureuse des références et des antécédents. La vérification des antécédents comprendra la vérification des diplômes universitaires et des antécédents professionnels. Les candidats sélectionnés peuvent être tenus de fournir des informations supplémentaires pour effectuer une vérification des antécédents.

Remarques:

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés et passeront à l’étape suivante du processus de sélection.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.