Background
Diversity, Equity and Inclusion are core principles at UNDP: we value diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate, we foster inclusion as a way of ensuring all personnel are empowered to contribute to our mission, and we ensure equity and fairness in all our actions. Taking a ‘leave no one behind’ approach to our diversity efforts means increasing representation of underserved populations. People who identify as belonging to marginalized or excluded populations are strongly encouraged to apply. Learn more about working at UNDP including our values and inspiring stories.
UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.
El Procurement Clerk trabaja en estrecha colaboración con el personal de operaciones, programas y proyectos en la oficina central de PNUD México, así como con el personal de la sede del PNUD, para intercambiar información y garantizar una prestación de servicios consistente.
Se espera que la persona contratada muestre iniciativa, un enfoque positivo y una fuerte orientación de servicio al cliente. Como tal, se espera que sea flexible en el desempeño de tareas emergentes y deberes adicionales, según lo requiera el supervisor directo o la Gerencia.
- Alcance del Trabajo
- Apoyo en la implementación de estrategias operativas.
- Apoyo a los procesos de contratación.
- Apoyo en la implementación de la estrategia de abastecimiento.
- Soporte administrativo.
Resumen de funciones clave:
- Apoyo en la implementación de estrategias operativas, centrándose en el logro de los siguientes resultados:
- Suministrar insumos para la preparación de planes de trabajo orientados a resultados del Equipo de Adquisiciones.
- Pleno cumplimiento de las actividades de adquisiciones con apego a las normas, reglamentos, políticas y estrategias de las Naciones Unidas y el PNUD.
- Apoyo a los procesos de adquisición para los Proyectos del PNUD y de otras agencias del Sistema de Naciones Unidas, centrándose en el logro de los siguientes resultados:
- Apoyo a la implementación de procesos de adquisición, incluida la preparación de documentos de licitación, recepción de cotizaciones, ofertas o propuestas.
- Asistencia para priorizar las solicitudes de adquisición, en términos de urgencia, para que el Asociado/Asistente de Adquisiciones tome las medidas adecuadas.
- Seguimiento de todos los procesos de compra hasta la entrega, aceptación y pago. Dar seguimiento a las unidades solicitantes sobre sus solicitudes de adquisición, asegurando que se cumplan todos los requisitos.
- Preparación de correspondencia rutinaria, memorandos e informes sobre adquisiciones.
- Extraer, ingresar, copiar y archivar datos de diversas fuentes.
- Recopilación de información para el proceso de recuperación de costos por servicios de adquisiciones.
- Administración de contratos, que incluye elaboración de contratos, modificaciones, liquidaciones, seguimiento de pagos y comunicaciones.
- Compartir conocimientos – Apoyar actividades de capacitación y asistencia técnica en materia de adquisiciones, para personal de oficina y proyectos cuando se requiera.
- Apoyar el proceso de evaluación de ofertas, preparación de informes de evaluación y presentación de casos ante los comités de evaluación, cuando se requiera.
- Apoyo en la implementación de la estrategia de abastecimiento, enfocándose en el logro de los siguientes resultados:
- Mantener actualizada la lista de proveedores.
- Llevar a cabo investigaciones en línea sobre proveedores y precios de mercado.
- Prestación de apoyo administrativo y logístico a los procesos de contratación
- Soporte administrativo:
- Apoyo a la organización de conferencias, talleres, retiros desde Adquisiciones.
- Traducción de correspondencias simples (inglés-español), cuando sea necesario.
- Acuerdo Institucional
Bajo la guía y supervisión directa del Asociado de Adquisiciones y del Asistente de Adquisiciones como
backstop, el Procurement Clerk apoya los servicios de adquisiciones en la Oficina de País, asegurando alta calidad y precisión en su trabajo. El Procurement Clerk promueve en la Unidad de Adquisiciones un enfoque de Atención al Cliente, con orientación a resultados.
Competencias y Cualificaciones
| Esenciales |
| Lograr resultados: | NIVEL 1 |
| Pensar innovadoramente: | NIVEL 1 |
| Aprender continuamente: | NIVEL 1 |
| Trabajo bajo presión durante el horario laboral: | NIVEL 1 |
| Adaptarse con agilidad: | NIVEL 1 |
| Actuar con determinación: | NIVEL 1 |
| Participar y trabajar en equipo: | NIVEL 1 |
| Facilitar la diversidad y la inclusión: | NIVEL 1 |
C
| Área Temática | Nombre | Definición |
| Adquisiciones | Adquisiciones | La capacidad de adquirir bienes, servicios u obras de una fuente externa. |
| Administración de Empresas | Comunicación | Capacidad para gestionar las comunicaciones internas y externas, a través de diversos medios y canales apropiados (E-mail, Teams, Zoom, etc.) |
| Administración de Empresas | Trabajar con evidencia y datos | Capacidad para inspeccionar, limpiar, transformar y modelar datos con el objetivo de descubrir información útil, informar conclusiones y respaldar la toma de decisiones. |
| Requisitos Académicos Mínimos | Nivel medio-superior. Licenciatura Administrativa/Financiera/o afín deseable pero no requerida. |
| Años Mínimos de Experiencia Relevante | Para candidato/as con estudios de bachillerato 4 años y para candidatos/as con estudios finalizados de licenciatura 1 año de experiencia en: Experiencia laboral relevante brindando soporte a tareas de adquisiciones o similar. Experiencia comprobable en el uso de computadoras y paquetes de software de oficina (principalmente Word y Excel). Experiencia en el uso de cualquier sistema informático de administración de datos o entrada y salida de datos. |
| Habilidades Requeridas | Eficacia operativa - Capacidad para realizar una variedad de tareas y deberes repetitivos y rutinarios relacionados con adquisiciones.
- Habilidad para revisar datos, identificar y ajustar discrepancias.
- Capacidad para manejar un gran volumen de trabajo, posiblemente bajo limitaciones de tiempo.
- Facilidad para trabajar apegándose a normas y reglamentos administrativos.
- Conocimiento y comprensión de las mejores prácticas y procedimientos de oficina, administrativos y de secretaría.
- Conocimiento profundo de las aplicaciones de software de oficina relacionadas con el procesamiento de datos de Word y Excel.
- Habilidad para organizar y completar múltiples tareas estableciendo prioridades.
Gestión de datos - Recopilar y compilar datos digitales con rapidez y precisión identificándo lo relevante y descartando lo que no lo es, registrándolo de manera accesible en bases de datos.
- Recopilar, verificar y registrar minuciosa y metódicamente datos digitales, demostrando atención a los detalles e identificando y corrigiendo errores por iniciativa propia.
- Transmitir datos de archivos (a través de teléfonos inteligentes y otras herramientas); interpretar datos, sacar conclusiones y/o identificar patrones que respalden el trabajo de otros.
- Apoyar los procesos de inventariado de activos.
Gestión de documentos, correspondencia e informes. - Crear, editar y presentar información (consultas, informes, documentos) en formatos visualmente atractivos, claros y presentables, como tablas, formularios, presentaciones, notas informativas/libros e informes utilizando funciones avanzadas de presentación y procesamiento de textos y software básico de base de datos y hojas de cálculo.
- Editar, formatear y proporcionar entradas a la correspondencia, informes, documentos y/o presentaciones utilizando procesadores de texto, hojas de cálculo y bases de datos que cumplan con los estándares de calidad y/o que requieran una corrección mínima.
- Contar con buena gramática, ortografía y estructura de redacción en el idioma requerido.
- Garantizar que la correspondencia, los informes y los documentos cumplan con estándares profesionales.
Planificación, organización y multitarea - Organizar y completar con precisión múltiples tareas, estableciendo prioridades y teniendo en cuenta asignaciones especiales, interrupciones frecuentes, plazos, recursos disponibles y múltiples relaciones de informes.
- Planificar, coordinar y organizar la carga de trabajo sin dejar de ser consciente de las prioridades cambiantes y los plazos competitivos.
- Demostrar capacidad para cambiar rápidamente de una tarea a otra, a fin de satisfacer múltiples necesidades de apoyo.
- Establecer, construir y mantener relaciones de trabajo efectivas con el personal y los clientes para facilitar la prestación de apoyo.
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| Habilidades deseadas adicionales a las competencias mencionadas en la sección de Competencias | Experiencia en el manejo de sistemas de gestión basados en web y módulos de compras ERP. Experiencia en Naciones Unidas o trabajando para alguna organización internacional. |
| Lenguaje(s) Requerido(s) | Fluidez en español. Inglés deseable |