SCOPE OF WORK
USAID Madagascar HARENA Exercise
Place Title: Procurement Officer
Interval of Efficiency: 2024 – 2029 (Finish of Mission)
Place of Efficiency: Antananarivo, Madagascar
BACKGROUND
The five-year (2024-2029) USAID Madagascar HARENA Exercise will use a multisectoral programs method to scale back threats to biodiversity and forests, enhance conservation, and construct resilience to local weather change; develop sustainable, financial alternatives for the poor; and enhance environmental governance. Working throughout native financial and social programs, the Exercise will deal with the basis causes of poverty and meals insecurity that drive communities in Madagascar to depend on areas of excessive biodiversity for his or her primary wants. To take action, the Exercise will work by means of three key areas of interventions: 1) pure useful resource and guarded space (PA) administration, and biodiversity and forest conservation (nature); 2) improved, climate-resilient livelihoods and personal sector engagement for enhanced human wellbeing and socioeconomic outcomes (wealth); and three) pure useful resource/PA governance (energy). Centered in three geographic zones with excessive biodiversity worth and excessive land-based local weather change mitigation potential, HARENA will implement 5 strategic approaches to attain key outcomes:
- Strategic Method 1: Enhance sustainable administration of pure sources with a concentrate on biodiversity, land, forests, and guarded areas (PA);
- Strategic Method 2: Promote sustainable and climate-resilient, market-led diversified agriculture-based livelihoods, together with complementary pure useful resource merchandise (equivalent to tree crops) to enhance livelihoods and ecosystems companies;
- Strategic Method 3: Enhance nationwide, regional, and local-level governance, advocacy, and anti-corruption efforts round pure useful resource, land, and water administration;
- Strategic Method 4: Enhance native resilience to arrange for and adapt to local weather change and different shocks; and
- Strategic Method 5: Strengthen land use administration by means of spatial planning on the communal stage and safe land rights by means of the efficient implementation of the land tenure coverage.
POSITION DESCRIPTION
The Procurement Officer is a key member of the Procurement Staff. He/She is going to play a pivotal function in guaranteeing integrity, equity, and openness in procurement processes in addition to adherence to insurance policies, procedures, and controls. The principle accountability for this place is to conduct procurement of products and companies. The place requires related work expertise within the subject of procurement and contracting throughout quite a lot of business sectors, contract administration, dispute decision, managing interpersonal relationships and communication, and investigating/following up on vendor points. The place requires data of the Federal Acquisition Laws (FAR). The Procurement Officer will likely be accountable for gathering full procurement associated backup documentation and auditing previous to submission to Finance Staff. He/She is going to develop and launch solicitations, and conduct worth/value/reasonability analyses, in addition to carry out some other associated duties as assigned.
KEY DUTIES AND RESPONSIBILITIES
Audit
- Put together full backup documentation for procurement purchases & undergo undertaking’s Finance Staff
- Conduct each day opinions of procurement associated backup documentation to make sure completeness, accuracy, and compliance
- Carry out common spot audits of procurement recordsdata
- Help and collaborate in exterior or inner audits as vital
Insurance policies & Procedures
- Guarantee integrity, compliance, equity, accuracy, and openness in procurement processes
- Guarantee enough competitors is achieved, as per DAI insurance policies and procedures
- Guarantee DAI/USAID and FAR insurance policies, and procedures are adopted and enforced
- Assist different undertaking employees turn into extra acquainted, and perceive, the DAI insurance policies and procedures as associated to procurement
Procurement Administration Methods
- Implement use of DAI’s operations & procurement system (TAMIS), and many others.
- Keep digital procurement information & recordsdata in varied DAI’s system platforms
- Assist DAI employees perceive the usage of procurement programs as vital
Basic Acquisition & Procurement Tasks
- Solicit bids and quotes from distributors in adherence with insurance policies & accredited requisitions and quarterly procurement plans
- Monitor, monitor and expedite all undertaking procurement actions and supply standing of products/companies
- Collect present pricing data independently
- Conduct worth/value/reasonability analyses
- Assist non-procurement employees perceive the necessities for submitting correct and thorough requisitions, value estimates, statements of labor, or to find out different technical specs
- Decide supply choice strategies for advanced procurement to make sure compliance
- Help undertaking employees in coordinating conferences, facilitating discussions, and creating briefings in assist of the supply choice course of
- Put together value analysis information, and supply choice documentation
- Guarantee procurements are accredited by the required DAI authorities, and/or shopper approvals are obtained, earlier than awards are made
- By market analysis efforts, determine and qualify potential suppliers (and merchandise/companies). Be sure that helpful, moral and open provider relationships are created and maintained in keeping with procurement insurance policies
- Keep procurement file system in DAI’s procurement system (TAMIS)
- Work carefully with varied dwelling workplace assist employees
- Perform different duties and duties as directed
REPORTING:
The Procurement Officer will report back to the Finance and Operations Director.
QUALIFICATIONS:
- Bachelor’s diploma in Enterprise Administration or associated subject and 6+ years of related expertise and progressive accountability in procurement on the mid-level of a company
- Minimal 2 years’ expertise working in a procurement function for USAID funded tasks
- Expertise main and managing the procurement & acquisition elements of USAID funded tasks, together with a demonstrated understanding of relevant procurement-related USG & Federal Acquisition Regulation (FAR) laws
- Accuracy in working with massive quantities of information
- Skill to reply successfully to time delicate calls for & inquiries to handle and prioritize a number of concurrent bids
- Demonstrated robust downside fixing abilities in addition to distinctive buyer relations (each internally & externally); offers sound enterprise judgment and contractual oversight
- Glorious organizational abilities with a willingness to take initiative and be proactive within the procurement course of
- Skilled-level oral and written fluency in English and French; professional-level oral and written fluency in Malagasy additionally extremely most popular.
ABOUT DAI
DAI is a worldwide improvement firm with company places of work in america, the UK, EU, Nigeria, Pakistan, and Palestine and undertaking operations worldwide. We deal with basic social and financial improvement issues brought on by inefficient markets, ineffective governance, and instability. DAI works on the frontlines of world improvement. Remodeling concepts into motion—motion into affect. We’re dedicated to shaping a extra livable world.
DAI and its staff are dedicated to confronting racism and holding ourselves accountable for constructive change throughout the firm and within the communities, cultures, and nations by which we stay and work. DAI is dedicated to attracting and retaining the very best staff from all races and backgrounds in our continued effort to turn into a greater improvement companion.
DAI upholds the very best moral requirements. We’re dedicated to the prevention of sexual exploitation, abuse, and harassment in addition to different moral breaches. All of our positions are subsequently topic to stringent vetting and reference checks.
TERMES DE RÉFÉRENCE
USAID HARENA
Titre du Poste : Agent d’Approvisionnement
Période d’exécution : 2024 – 2029 (Fin du Projet)
Lieu d’Exécution : Antananarivo, Madagascar
CONTEXTE
Le projet HARENA de l’USAID à Madagascar d’une durée de cinq ans (2024-2029) utilisera une approche systémique et multisectorielle pour réduire les menaces sur la biodiversité et les forêts, améliorer la conservation et renforcer la résilience au changement climatique ; développer des opportunités économiques durables pour les pauvres ; et améliorer la gouvernance environnementale. En travaillant à travers les systèmes économiques et sociaux locaux, l’Activité s’attaquera aux causes profondes de la pauvreté et de l’insécurité alimentaire qui poussent les communautés à Madagascar à dépendre des zones de haute biodiversité pour leurs besoins de base. Pour ce faire, l’Activité agira à travers trois domaines clés d’interventions : 1) gestion des ressources naturelles et des aires protégées (AP), conservation de la biodiversité et des forêts (nature) ; 2) moyens de subsistance améliorés et résilients au climat et engagement du secteur privé pour améliorer le bien-être humain et les résultats socio-économiques (richesse) ; et 3) gouvernance des ressources naturelles et des aires protégées (pouvoir). Ciblée dans trois zones géographiques à haute valeur de biodiversité et à fort potentiel d’atténuation du changement climatique terrestre, HARENA mettra en œuvre cinq approches stratégiques pour atteindre des résultats clés :
- Approche Stratégique 1 : Améliorer la gestion sturdy des ressources naturelles avec un accent sur la biodiversité, les terres, les forêts et les aires protégées (AP) ;
- Approche Stratégique 2 : Promouvoir des moyens de subsistance diversifiés basés sur l’agriculture durables et résilients au climat, y compris des produits de ressources naturelles complémentaires (tels que les cultures d’arbres) pour améliorer les moyens de subsistance et les companies écosystémiques ;
- Approche Stratégique 3 : Améliorer la gouvernance, le plaidoyer et les efforts anti-corruption au niveau nationwide, régional et native autour de la gestion des ressources naturelles, des terres et de l’eau ;
- Approche Stratégique 4 : Augmenter la résilience locale pour se préparer et s’adapter au changement climatique et à d’autres chocs ; et
- Approche Stratégique 5 : Renforcer la gestion de l’utilisation des terres à travers la planification spatiale au niveau communal et sécuriser les droits fonciers par la mise en œuvre efficace de la politique de tenure foncière.
DESCRIPTION DU POSTE
L’Agent d’Approvisionnement est un membre clé de l’équipe d’approvisionnement. Il/Elle jouera un rôle clé pour garantir l’intégrité, l’équité et la transparence des processus d’achat ainsi que le respect des politiques, procédures et contrôles. La principale responsabilité de ce poste est de réaliser l’achat de biens et companies. Le poste exige une expérience professionnelle pertinente dans le domaine d’approvisionnement et des contrats dans divers secteurs industriels, la gestion de contrats, la résolution de conflits, la gestion des relations interpersonnelles et la communication, et l’enquête/suivi des problèmes avec les fournisseurs. Le poste nécessite une connaissance des Réglementations Fédérales d’Acquisition des États-Unis (FAR). L’Agent d’Approvisionnement sera responsable de la collecte de toute la documentation de assist liée aux approvisionnements et de l’audit avant la soumission à l’équipe financière. Il/Elle développera et publiera des appels d’offres, et réalisera des analyses de prix/coût/raisonnabilité, ainsi que d’effectuer toutes autres tâches connexes assignées.
PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
Audit
- Préparer toute la documentation de soutien complète pour les achats d’approvisionnement et la soumettre à l’équipe Financière du projet
- Effectuer des revues quotidiennes de la documentation de soutien liée aux approvisionnements pour garantir l’intégralité, l’exactitude et la conformité
- Réaliser régulièrement des audits ponctuels des dossiers d’approvisionnement
- Aider et collaborer dans les audits externes ou internes si nécessaire
Politiques & Procédures
- Assurer l’intégrité, la conformité, l’équité, l’exactitude et la transparence dans les processus d’approvisionnement
- Garantir une concurrence adéquate, conformément aux politiques et procédures de DAI
- S’assurer que les politiques et procédures de DAI/USAID et FAR sont suivies et appliquées
- Aider le reste du personnel du projet à mieux connaître et comprendre les politiques et procédures de DAI en matière d’approvisionnement.
Systèmes de Gestion des Approvisionnements
- Appliquer l’utilisation du système d’opérations et d’approvisionnement de DAI (TAMIS), and many others.
- Maintenir les dossiers et fichiers d’approvisionnement électroniques sur diverses plateformes systèmes de DAI
- Aider le personnel de DAI à comprendre l’utilisation des systèmes d’approvisionnement si nécessaire
Responsabilités Générales d’Acquisition et d’Approvisionnement
- Solliciter des offres et devis auprès des fournisseurs en conformité avec les politiques & les demandes approuvées et les plans d’approvisionnement trimestriels
- Suivre, tracer et accélérer toutes les activités d’approvisionnement du projet et le statut de livraison des biens/companies
- Recueillir de manière indépendante les informations actuelles sur les prix
- Réaliser des analyses de prix/coût/raisonnabilité
- Aider le personnel non spécialisé en approvisionnement à comprendre les exigences pour soumettre des demandes précises et complètes, des estimations de coûts, des déclarations de travail, ou pour déterminer d’autres spécifications strategies
- Déterminer les méthodes de sélection des fournisseurs pour les approvisionnements complexes afin de garantir la conformité
- Assister le personnel du projet dans la coordination des réunions, la facilitation des discussions et l’élaboration de briefings en soutien au processus de sélection des sources
- Préparer les données d’évaluation des coûts et la documentation de sélection des sources
- S’assurer que les approvisionnements sont approuvés par les autorités requises de DAI, et/ou que les approbations des purchasers sont reçues, avant que les attributions soient faites
- Identifier et qualifier, grâce à des efforts de recherche de marché, des fournisseurs potentiels (et produits/companies). Veiller à ce que des relations fournisseurs bénéfiques, éthiques et ouvertes soient créées et maintenues selon les politiques d’approvisionnement
- Maintenir le système de file d’approvisionnement dans le système d’approvisionnement de DAI (TAMIS)
- Travailler en étroite collaboration avec divers membres du personnel du siège
- Assumer d’autres devoirs et responsabilités selon les directives
RAPPORT
L’Agent d’Approvisionnement sera sous la path du Directeur des Funds et des Opérations.
QUALIFICATIONS
- Licence en Administration des Affaires ou domaine similaire et plus de 6 ans d’expérience pertinente et de responsabilité croissante dans l’approvisionnement au niveau intermédiaire d’une organisation
- Au moins 2 ans d’expérience dans un rôle d’achats pour des projets financés par l’USAID
- Expérience de la path et de la gestion des elements d’achats et d’acquisition des projets financés par l’USAID, y compris une compréhension démontrée des réglementations liées aux achats de l’USG et du Règlement Fédéral d’Acquisition (FAR)
- Précision dans le travail avec de grandes quantités de données
- Capacité à répondre efficacement aux demandes et enquêtes sensibles au temps pour gérer et prioriser plusieurs offres concurrentes
- Capacité démontrée de résolution de problèmes ainsi qu’excellentes relations avec les purchasers (tant internes qu’externes) ; fournit un jugement business solide et une supervision contractuelle
- Excellentes compétences organisationnelles avec une volonté de prendre des initiatives et d’être proactif dans le processus d’achat
- Maîtrise professionnelle de l’anglais et du français à l’oral et à l’écrit ; la maîtrise professionnelle du malgache est également fortement préférée.
À PROPOS DE DAI :
DAI est une entreprise de développement mondial avec des bureaux corporatifs aux États-Unis, au Royaume-Uni, dans l’UE, au Nigeria, au Pakistan et en Palestine et des opérations de projet dans le monde entier. Nous abordons les problèmes fondamentaux de développement social et économique causés par des marchés inefficaces, une gouvernance inefficace et l’instabilité. DAI travaille en première ligne du développement mondial. Transformer les idées en motion—motion en affect. Nous sommes engagés à façonner un monde plus vivable.
DAI et ses employés sont engagés à confronter le racisme et à nous tenir responsables du changement positif au sein de l’entreprise et dans les communautés, cultures et pays dans lesquels nous vivons et travaillons. DAI s’have interaction à attirer et à retenir les meilleurs employés de toutes races et origines dans notre effort continu pour devenir un meilleur partenaire de développement.
DAI respecte les normes éthiques les plus élevées. Nous nous engageons à prévenir l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement ainsi que d’autres violations éthiques. Tous nos postes sont donc soumis à des vérifications et des références rigoureuses.
Methods to apply
APPLICATION LINK:
https://fs23.formsite.com/OLJTgx/hvargw6gmz/index
APPLICATION INSTRUCTIONS:
Choose the place by which you have an interest in making use of for, fill out the required data, and add CV. Please point out what location you might be making use of for. Candidates are inspired to use as quickly as potential as interviews will likely be carried out quickly. Please word, because of the quantity of functions that we obtain and the urgency to fill-up positions, solely shortlisted candidates will obtain notification on subsequent steps.
candidates ought to submit their software no later than Might 2, 2024.
LIEN POUR POSTULER
https://fs23.formsite.com/OLJTgx/hvargw6gmz/index
INSTRUCTIONS POUR L’APPLICATION
Sélectionnez le poste pour lequel vous souhaitez postuler, remplissez les informations requises et téléchargez votre CV. Veuillez indiquer le lieu pour lequel vous postulez. Les candidats sont encouragés à postuler dès que potential automotive les entretiens seront menés prochainement. Veuillez noter, en raison du quantity des candidatures que nous recevons et de l’urgence de pourvoir les postes, seuls les candidats présélectionnés recevront une notification sur les prochaines étapes.
Les candidats intéressés doivent soumettre leur candidature au plus tard le 2 mai 2024.