Project Associate

En el área de Naturaleza, Clima y Energía (NCE) del PNUD en Cuba se desarrollan diversas iniciativas para apoyar las prioridades nacionales de incrementar la conservación y resiliencia del patrimonio natural y construido, incorporar las consideraciones ambientales en las estrategias de desarrollo y prácticas económicas, desarrollar las finanzas ambientales y fomentar la adaptación y mitigación del cambio climático; incorporando también la atención a los enfoque de género y equidad social. 

Actualmente, una veintena de proyectos están en implementación con diversas fuentes de financiamiento, por un total de 74,3 MMUSD. A esto se suma un portafolio de 15 nuevos proyectos en diversos estados previos: negociación, formulación y aprobación, por un total de 18 MMUSD. 

Estos proyectos tienen un alcance nacional, intervenciones distribuidas en varias provincias y una duración de entre 3 y 8 años. La modalidad de implementación de estos proyectos varia entre DIM[1] y NIM[2]. Los proyectos que se implementan bajo modalidad NIM demandarán un involucramiento adicional para la Oficina del PNUD, dado que se brindará apoyo para su implementación (support to NIM).

La Oficina del PNUD considera que, teniendo en cuenta las características de estas iniciativas, precisa fortalecer sus capacidades de recursos humanos, considerando los desafíos de: inicio simultáneo de varios proyectos, incremento de la implementación DIM y NIM, esta última bajo la característica de apoyo de PNUD en la implementación (support to NIM), diversidad de donantes e implementadores nacionales y, son proyectos de alcance nacional y con intervención en diversas provincias del país. 

Por tanto, para atender esta alta e inmediata demanda de trabajo al PNUD, se ha previsto en el presupuesto de estos proyectos la contratación de personal calificado para coordinar su implementación teniendo en cuenta los criterios de calidad del PNUD y las exigencias de monitoreo y evaluación de los donantes.

1.Asistir al/a la Coordinador/a de Proyecto en la gestión diaria y la supervisión de las actividades del proyecto.

2.Apoyo a procesos financieros:

• Elaborar y revisar los presupuestos anuales de los proyectos, de acuerdo con los Planes de Trabajo Anuales. Preparar revisiones del Plan de Trabajo y del presupuesto plurianual, así como las revisiones presupuestarias en el sistema PNUD, manteniendo actualizados los presupuestos.
• Revisar los gastos del proyecto, y asegurarse de que los recursos se utilicen de conformidad con el Documento de Proyecto (PRODOC) y las normas y procedimientos financieros del PNUD y los donantes. Mantener toda la documentación financiera disponible, siempre que se requiera.
• Elaborar, procesar, gestionar y revisar las Solicitudes de Pago Directo (SPD) y/o los formularios FACE recibidos en correspondencia con el marco de control interno del PNUD. Asegurar su correspondencia con el presupuesto aprobado.
• Trabajar en coordinación con la oficina de Finanzas del PNUD Cuba para asegurar la emisión en tiempo de los pagos solicitados.
• Dar seguimiento a los procesos de liquidación de facturas, certificación de mercancías o servicios recibidos, con la oficina de finanzas del PNUD.
• Mantener actualizados y disponibles los archivos financieros relacionados con los pagos, cancelaciones, inventarios y otros informes financieros del proyecto.
• Apoyar en la conformación y actualización de los archivos de los inventarios de medios no fungibles.
• Proporcionar la información financiera necesaria para las decisiones de gestión del proyecto, durante la(s) auditoría(s) y evaluaciones del proyecto: facilitar los estados financieros, identificar y proporcionar la información del proyecto, contribuir con la elaboración de los planes de acción e implementación de las recomendaciones.
• Revisar los informes de gastos del proyecto, y notificar al/la Coordinador/a del Proyecto si hay discrepancias o problemas.
• Supervisar los recursos financieros y la contabilidad del proyecto, garantizando la elaboración de los informes de progreso financieros acordados, con la precisión y calidad requeridas.
• Realizar estimaciones de gastos del proyecto y las necesidades financieras, manteniendo la sobrevista sobre las tasas de cambio aplicadas y el impacto en el efectivo disponible, alertando sobre posibles afectaciones y la necesidad de revisar los planes.
• Monitorear la disponibilidad del efectivo disponible para el proyecto: el cumplimiento de las condiciones para la solicitud de los desembolsos al donante y elaborar la documentación requerida para solicitarlos.
• Revisar las facturas y preparar los pagos al PNUD/Cuba para el reembolso de los servicios recibidos por el proyecto, en virtud del acuerdo de servicios firmado a este fin.

3.Apoyo en los procesos de Adquisiciones:

• Conciliar y dar seguimiento a los planes de adquisiciones con el presupuesto del proyecto.
• Apoyar en la definición de especificaciones técnicas para la adquisición de bienes y servicios, y en la búsqueda de precios de referencia, u otros temas asociados a los procesos de adquisiciones según se requiera.
• Apoyar en la elaboración de términos de referencia para la contratación de expertos.
• Supervisar el cumplimiento de los contratos de bienes y servicios.

4.Apoyo logístico y administrativo:

• Asegurarse de que toda la documentación del proyecto (informes de progreso, consultoría y otros informes técnicos, actas de reuniones, etc.) se mantenga correctamente en copias impresas y electrónicas en un sistema de archivo eficiente y de fácil acceso, para cuando se requieran.
• Apoyar en la organización de actividades, como reuniones, consultorías, talleres y visitas, según lo determinado en el Plan de seguimiento del proyecto.
• Mantener contacto estrecho con el equipo del proyecto establecido por la contraparte nacional para ayudar a resolver cualquier situación administrativa, logística o financiera que se presente.
• Redactar cartas, mensajes y comunicaciones, a partir de las orientaciones recibidas, sobre temas financieros, administrativos y logísticos.

El titular desempeña otras funciones dentro de su perfil funcional que se consideren necesarias para el funcionamiento eficiente de la Oficina y la Organización.