REQUEST FOR PROPOSAL FOR A STRATEGIC PLANNING CONSULTANT

DEMANDE DE PROPOSITION POUR UN.E CONSULTANT.E EN PLANIFICATION STRATÉGIQUE POUR YES Emploi + Entrepreneuriat (connu sous le nom de Fondation des services d’emploi pour les jeunes)

INTRODUCTION :
YES Emploi + Entrepreneuriat recherche un.e consultant.e qualifié.e pour élaborer un plan stratégique complet.

EXPERTISE REQUISE :
• Maîtrise de la facilitation en anglais, impliquant les membres du Conseil d’administration, la Directrice générale, les cadres supérieurs et d’autres membres de l’équipe.
• Compréhension approfondie des organisations à but non lucratif, notamment celles qui dépendent de financements basés sur des projets et de subventions restreintes.
• Expérience approfondie en planification stratégique dans le secteur à but non lucratif, y compris des compétences en facilitation.
• Connaissance des défis uniques du marché québécois, y compris la réglementation de la Loi 96.

À PROPOS DE L’ORGANISATION :
Fondé en 1995, YES est un organisme de bienfaisance qui aide les Québécois d’expression anglaise à trouver un emploi, à démarrer des entreprises et à poursuivre des carrières artistiques. Chaque année, YES aide plus de 3 000 chercheurs d’emploi, entrepreneurs et artistes. L’organisation contribue au lancement de plus de 500 entreprises chaque année et soutient le développement de carrière de plus de 600 artistes. Avec un budget de fonctionnement annuel de 2,6 millions de dollars, YES s’appuie principalement sur des subventions gouvernementales basées sur des projets, représentant 82 % de son financement.

APERÇU DU PROJET :
Le dernier plan stratégique couvrait la période 2016-2021. Après une évaluation complète incluant des enquêtes, une cartographie des services et une analyse des départements, YES est prêt à développer un nouveau plan quinquennal. Le/la consultant.e aidera à définir les changements nécessaires pour mieux répondre aux besoins de la communauté et pour établir des priorités de croissance.
Les domaines clés à aborder doivent inclure :
• Collaboration avec les membres du Conseil d’administration, la directrice générale et les cadres supérieurs pour garantir un alignement et une contribution collective tout au long du processus de planification stratégique.
• Examen des documents internes pertinents, tels que :
1. Le plan stratégique 2016-21.
2. Rapport intermédiaire (septembre 2024) sur les objectifs des 100 premiers jours de la directrice générale par intérim : à ce jour, 12 des 30 entretiens ciblés ont été réalisés. Elle est prête à continuer, en mettant l’accent sur les entreprises et les entretiens avec les anciens membres du CA.
3. Analyse concurrentielle de 2023 des services similaires (employabilité, entrepreneuriat, arts) avec d’autres organisations et évaluation des parties prenantes.
4. Évaluations des besoins et cartographie de nos clients en employabilité, entrepreneuriat et arts (2023).
5. Analyse AFOM (Atouts, Faiblesses, Opportunités, Menaces) de 2023 des départements d’employabilité, entrepreneuriat, RH, finances et marketing.
6. Liste 2023 des services non offerts par les départements Employabilité et Entrepreneuriat de YES et des lacunes dans le réseau de ressources pour les entrepreneurs.
7. Échelle salariale recommandée pour 2024.
8. Résumé d’une enquête auprès des employés de l’été 2024 avec une liste de recommandations.
9. États financiers vérifiés.
10. Organigramme.
11. Documents proposant des modèles de revenus possibles.
• Intégration des perspectives héritées de l’organisation pour garantir que le plan stratégique reconnaît les perspectives historiques et s’appuie sur des expériences antérieures, favorisant la continuité et répondant aux défis récurrents.
• Affiner la mission, la vision, les valeurs et les objectifs stratégiques de l’organisation pour refléter l’évolution des besoins de la communauté et des parties prenantes.
• Définir les changements nécessaires pour améliorer les services aux clients et partenaires au cours des cinq prochaines années, garantissant que YES reste pertinent pour les besoins de ses bénéficiaires.
• Définir des objectifs pour les domaines clés, y compris l’emploi, l’entrepreneuriat, les arts, le marketing, les ressources humaines, le financement et les finances.
• Diversifier le modèle de financement pour développer un flux de revenus plus durable et diversifié, et recommander des voies potentielles de croissance, réduisant la dépendance aux subventions basées sur des projets.
• Améliorer la réactivité au marché en menant des études de marché et en planifiant les changements anticipés, en tenant compte de l’évolution chez les clients, donateurs, partenaires gouvernementaux et employés pour maintenir la pertinence de YES à long terme.
• Aligner la structure organisationnelle avec les priorités stratégiques pour promouvoir une mise en œuvre efficace et soutenir les objectifs stratégiques globaux.

PORTÉE DU TRAVAIL ET LIVRABLES :
Le projet comprendra :
• Gestion de projet : Diriger le processus de planification stratégique.
• Développement du plan : Créer un plan stratégique avec une feuille de route de mise en œuvre sur cinq ans.
• Soutien à la mise en œuvre : Mettre en place des systèmes pour une exécution efficace.

La proposition doit inclure :
• Un plan de projet comprenant une compréhension claire des tâches, des heures estimées, des qualifications de l’équipe et un calendrier.
• Qualifications de l’équipe, y compris les rôles et l’expérience pertinente.
• Estimations des coûts et du calendrier.
PROCESSUS DE PLANIFICATION STRATÉGIQUE :
Le plan stratégique sera développé en trois étapes :
1. Préparation : Cette étape implique de passer en revue l’histoire de l’organisation, de revoir les informations recueillies, de procéder à des analyses de lacunes supplémentaires si nécessaire, et de recueillir les avis des principaux acteurs pour garantir une base solide pour le plan.
2. Création du plan d’action : Un plan d’action complet sera élaboré, englobant la mission, la vision et les objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Pertinents, et Délimités dans le temps) de l’organisation. Ce plan définira les stratégies et les tactiques spécifiques tout en prenant en compte les facteurs internes et externes. Compte tenu de nos contraintes financières et de capacité, y compris celles de leadership, nous explorerons les opportunités de partenariat avec des experts externes ou de financement dédié au développement de nouveaux flux de revenus et aux subventions.
o Développement d’un tableau de bord équilibré évaluant la performance financière, les processus d’affaires, la satisfaction des clients et la capacité organisationnelle.
o Identification des opportunités de marché et des publics cibles.
o Évaluation des compétences en leadership et traitement des problèmes de capacité tels que les ressources humaines, l’infrastructure et la technologie.
o Répondre aux besoins d’expertise et/ou de développement professionnel afin d’optimiser la qualité des services fournis.
o Développement de stratégies de segmentation pour les offres de services nouvelles et existantes.
o Conception ou mise à jour des programmes de services selon les besoins.
o Élaboration d’un plan financier, répartition claire des tâches et responsabilités, et établissement des ICP (indicateurs clé de performance) pour mesurer le succès.
3. Mise en œuvre et évaluation : Le plan d’action sera mis en œuvre avec une première évaluation après trois mois pour résoudre tout problème précoce. Une évaluation ultérieure sera effectuée dans les six mois pour garantir que les résultats restent alignés avec les priorités stratégiques, permettant les ajustements nécessaires.

PROPRIÉTÉ ET CONFIDENTIALITÉ :
Tous les livrables seront la propriété de YES, et le/la consultant.e doit maintenir la confidentialité.

EXIGENCES POUR LA PROPOSITION :
Veuillez inclure dans votre soumission :
• Approche de la planification stratégique : Décrivez votre méthodologie et comment elle s’aligne avec les besoins de notre organisation.
• Expérience pertinente dans le secteur à but non lucratif : Décrivez votre expérience avec des organisations à but non lucratif et fournissez des exemples de plans stratégiques des engagements précédents. Expérience en collecte de fonds ou en transformation des modèles de revenus est un atout.
• Reconnaissance des subventions gouvernementales : Indiquez si vos services de conseil sont éligibles aux subventions.
• Références et calendrier : Incluez des références et un calendrier détaillé.
• Coût du projet : Soumettez un budget.
• Proposition de calendrier de paiement : Détaillez un calendrier de paiement.

CRITÈRES D’ÉVALUATION :
Les propositions seront évaluées en fonction de :
1. Qualifications (35 %)
2. Portée de la proposition (25 %)
3. Plan de travail (25 %)
4. Budget (15 %)

PROCESSUS DE SOUMISSION :
• Date limite : Vendredi 15 novembre 2024, 17 h 00
• Envoyer à : Marina Boulos-Winton, Directrice générale : [email protected]
• Sélections confirmées : 26 novembre 2024
• Calendrier du projet : Décembre 2024 – mars 2025

PROCESSUS DE SÉLECTION :
Le Comité de planification stratégique examinera les propositions, avec une approbation finale par le Conseil d’administration. Le prix et d’autres facteurs seront pris en compte.

REQUEST FOR PROPOSAL FOR A STRATEGIC PLANNING CONSULTANT FOR
YES Employment + Entrepreneurship (formally registered as Youth
Employment Foundation)

INTRODUCTION:
YES Employment + Entrepreneurship is seeking a qualified consultant to develop a comprehensive strategic plan.

EXPERTISE REQUIRED:
• Proficiency in English facilitation, engaging Board members, the Executive Director, senior staff, and other team members.
• In-depth understanding of nonprofit organizations, particularly those reliant on project-based funding and restricted grants.
• Extensive experience in strategic planning within the nonprofit sector, including facilitation skills.
• Knowledge of the Quebec market’s unique challenges, including Bill 96 regulations.

ABOUT THE ORGANIZATION:
Founded in 1995, YES is a charitable organization that empowers English-speaking Quebecers to find employment, start businesses, and pursue artistic careers. Annually, YES serves over 3,000 job seekers, entrepreneurs, and artists. The organization helps launch more than 500 businesses each year and supports the career development of over 600 artists. With an annual operating budget of $2.6 million, YES relies primarily on project-based government grants, which make up 82% of its funding.

PROJECT OVERVIEW:
The last strategic plan covered 2016-2021. Following a comprehensive assessment that included surveys, service mapping, and departmental analysis, YES is ready to develop a new five-year plan. The consultant will help define changes to better meet community needs and set priorities for growth.
Key focus areas must include:
• Collaborating with board members, the executive director, and senior staff to ensure alignment and collective input throughout the strategic planning process.
• Reviewing relevant internal documents, such as:
1. The 2016-21 strategic plan.
2. Interim report (September 2024) on the Acting Executive Director’s first 100-day goals: To date, 12 of the targeted 30 interviews have been completed. She is prepared to continue, with a focus on corporations and legacy interviews.
3. A 2023 competitive analysis of similar services (employability, entrepreneurship, and arts) with other organizations and a stakeholder assessment.
4. 2023 Needs assessments and mapping of our employability, entrepreneurship and art clients.
5. 2023 SWOT Analysis of the employability, entrepreneurship, HR, Finance and Marketing Departments.
6. A 2023 list that includes: Services not offered by YES’ Employability and Entrepreneurship Departments, as well as gaps in the network of resources and support available to entrepreneurs.
7. Recommended salary scale for 2024
8. A summary of an employee survey taken in summer 2024 with a list of recommendations.
9. Past audited financial statements
10. Organizational chart (organigram)
11. Documents offering a listing of possible revenue models
• Incorporating organizational legacy insights to ensure the strategic plan acknowledges historical perspectives and builds upon previous experiences, fostering continuity and addressing recurring challenges.
• Refining the organization’s mission, vision, values, and strategic goals to reflect the evolving needs of the community and stakeholders.
• Defining necessary changes to enhance services for clients and partners over the next five years, ensuring YES stays relevant to its beneficiaries’ needs.
• Setting objectives for key areas, including employment, entrepreneurship, arts, marketing, human resources, funding, and finance.
• Diversifying the funding model to develop a more sustainable and diversified revenue stream, and recommend potential avenues for growth, reducing reliance on project-based grants.
• Enhancing market responsiveness by conducting market research and planning for anticipated shifts, accounting for changes among clients, donors, government partners, and employees to maintain YES’s relevance over the long term.
• Aligning the organizational structure with strategic priorities to promote effective implementation and support the overall strategic goals.

SCOPE OF WORK & DELIVERABLES:
The project will include:
• Project Management: Lead the strategic planning process.
• Plan Development: Create a strategic plan with a five-year implementation roadmap.
• Implementation Support: Establish systems for effective execution.
The proposal should include:
• A project plan with a clear understanding of tasks, estimated hours, team qualifications, and a timeline.
• Team qualifications, including roles and relevant experience.
• Cost and timeline projections.
STRATEGIC PLANNING PROCESS:
The strategic plan will be developed in three stages:
1. Preparation: This stage involves reviewing the organization’s history, reviewing information gathered, conducting further gap analyses if needed, and gathering input from key stakeholders to ensure a strong foundation for the plan.
2. Action Plan Creation: A comprehensive action plan will be crafted, encompassing the organization’s mission, vision, and SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-bound) goals. This plan will outline strategies and specific tactics while considering both internal and external factors. Given our financial and capacity constraints, including leadership constraints, we will explore opportunities to partner with external experts or secure funding support specifically dedicated to developing new revenue streams and applying for grants. Key elements include:
• Developing a Balanced Scorecard that evaluates financial performance, business processes, customer satisfaction, and organizational capacity.
• Identifying market opportunities and target audiences.
• Assessing the necessary leadership skills and addressing capacity issues, such as human resources, infrastructure, and technology.
• Addressing expertise needed and/or professional development needs to optimize service delivery.
• Creating segmentation strategies for new and existing service offerings.
• Designing or updating service programs as needed.
• Developing a financial plan, clearly dividing tasks and responsibilities, and establishing Key
Performance Indicators (KPIs) to measure success.
3. Implementation & Evaluation: The action plan will be implemented with an initial review at the threemonth mark to address any early challenges. A subsequent evaluation will occur no later than six months to ensure outcomes remain aligned with strategic priorities, allowing for adjustments as needed.

OWNERSHIP & CONFIDENTIALITY:
All deliverables will be owned by YES, and the consultant must maintain confidentiality.
PROPOSAL REQUIREMENTS:
Please include the following in your submission:
• Approach to Strategic Planning: Outline your methodology and how it aligns with our organizational needs.
• Relevant Nonprofit Experience: Describe your background working with nonprofit organizations and provide sample strategic plans from previous engagements. Experience in fundraising or transforming revenue models is considered an asset.
• Government Grant Recognition: Indicate whether your consulting services are recognized or eligible for government or other grants. If applicable, please provide specific details.
• References and Project Timeline: Include references and a detailed timeline, according to your availability, highlighting deliverables from both your team and YES.
• Project Cost: Submit a budget that may include an itemized breakdown of services available à la carte.
• Proposed Payment Schedule: Outline a payment schedule that could consist of an initial payment, one or more progress payments, and a final payment upon project completion.

EVALUATION CRITERIA
Proposals will be assessed based on:
1. Qualifications (35%)
2. Scope of Proposal (25%)
3. Work Plan (25%)
4. Budget (15%)

SUBMISSION PROCESS:
• Deadline: Friday, November 15, 2024, 5:00 p.m.
• Send to: Marina Boulos-Winton, Executive Director : [email protected]
• Selections Confirmed: November 26, 2024
• Project Timeline: December 2024 – March 2025

SELECTION PROCESS:
The Strategic Planning Committee will review proposals, with final approval by the Board. Pricing and other
factors will be considered.