Responsable Administratif et financier – Hauts Plateaux – RDC (f/h/x)

QUI SOMMES NOUS

Médecins du Monde est une ONG internationale de développement médical faisant partie d’un réseau international. Nous fournissons une assistance médicale aux groupes vulnérables, en Belgique et dans le reste du monde. Nous voulons une couverture universelle de santé où chaque personne a accès aux soins, sans obstacles (financiers, culturels, géographiques, etc.).

En Belgique et dans le monde, nos projets se destinent à toutes les personnes qui n’ont pas ou plus d’accès aux soins de santé. En particulier, ils se structurent en cinq axes : les personnes en marge de la société (personnes sans-abri, sans papier, usagères de drogues, travailleuses du sexe, etc.) ; les enfants en situation de vulnérabilité ; les femmes (accompagnées dans leur combat pour l’égalité ou contre les violences sexuelles par exemple) ; les personnes migrantes ou déplacées et les victimes de crises ou de conflits.

Pour mener à bien notre mission, nous nous basons sur trois piliers :

• Soigner : donner un réel accès aux soins aux populations.
• Changer : plus qu’aider, nous voulons changer les choses à long terme.
• Témoigner : nous ne restons pas silencieux. Grâce à notre expérience et notre présence sur le terrain, nous interpellons les pouvoirs (locaux, régionaux et (inter)nationaux) avec des faits, des chiffres et des réalités.

Nos projets suivent une série de valeurs communes à toute notre organisation : Justice sociale, Empowerment, Indépendance, Engagement, Equilibre.

CONTEXTE

À l’est de la République Démocratique du Congo (RDC), suite au conflit chronique qui y sévit depuis plusieurs décennies, l’accès aux soins est grièvement entravé, soit par un manque de structures, les distances à parcourir pour atteindre les soins, ou encore l’accès limité dû aux violences.
Fin 2021, la nombre de déplacés internes en RDC était estimé à près de 5.6 millions de personnes, dont la majorité dans les trois provinces du Sud-Kivu, Nord-Kivu et l’Ituri. La moitié sont des femmes, et la santé des femmes est un enjeu majeur. Outre le manque général d’accès aux soins, les femmes et les filles sont également victimes de la banalisation du viol dans la société.

Au Sud-Kivu, nous intervenons sur un programme de Santé et Droits sexuels Reproductifs à Bukavu et à Uvira. Dans les territoires de Kabare et de Kalehe, nous implémentons une approche « One Health » qui vise la coordination des acteurs de la santé humaine, animale et de l’environnement.
Par ailleurs, MdM BE exécute un projet d’intervention multisectorielle au profit des personnes vulnérables et affectées par les conflits dans les zones de santé d’Itombwe et de Minembwe.

Nos bailleurs principaux en RDC sont : BHA, ECHO, MAE France, DGD Développement, DGD humanitaire, DDC.

L’ESSENTIEL

Sous la supervision hiérarchique du Coordinateur de consortium et fonctionnelle des Coordinateurs Financier et RH, ce rôle assure la gestion financière et des ressources humaines des projets mis en œuvre dans la zone de santé de Hauts-Plateaux.

TÂCHES ET RESPONSABILITES

Sous la supervision du Coordinateur de consortium, le Responsable Administratif et Financier est chargé de :

Admin/RH :

• Veiller à la mise à jour des dossiers des membres du personnel du projet et des dossiers administratifs et en assurer l’archivage physique et électronique.
• Mettre en œuvre les politiques et outils RH au niveau des équipes projets et appuyer le Coordinateur RH dans leur mise à jour éventuelle.
• Assurer l’application du règlement d’ordre intérieur, gérer les congés et absences du personnel.
• Établir les contrats de travail du personnel du projet pour signature ainsi que les renouvellements de contrats et/ou d’avenants contractuels.
• Transmettre au Coordinateur RH de la mission
  • Toutes les données administratives pour la gestion des prestations, déclarations aux organismes sociaux du personnel du projet.
  • Un rapport mensuel RH des projets, en veillant à la qualité des informations contenues dans ce rapport.
  • Les data mensuels des salaires des projets.
• En collaboration avec le Coordinateur de consortium et le Coordinateur RH, mener les procédures disciplinaires et enquêtes, en cas de besoin sur instruction de la Coordination.
• Produire et tenir à jour les organigrammes du projet en s’assurant de leur cohérence avec les besoins opérationnels.
• Organiser et participer aux recrutements, à l’intégration et aux débriefings du personnel du projet.

Finance :

• Assurer le contrôle des imputations comptables et analytiques conformément aux budgets approuvés, la vérification des pièces comptables, le contrôle des inventaires de caisse et les rapprochements bancaires.
• Veiller au suivi et à la régularisation des comptes d’avances.
• Assurer l’envoi des clôtures comptables mensuelles au Coordinateur Financier de la mission dans le respect des procédures de clôture et d’archivage des pièces justificatives.
• Participer activement à l’élaboration des budgets des projets.
• Produire & communiquer aux différents responsables les suivis budgétaires mensuels des projets avec les dépenses réalisées, mettre à jour les dépenses prévisionnelles avec le Coordinateur de consortium (y compris les couvertures financières).
• Préparer et communiquer au Coordinateur Fin les rapports financiers des bailleurs (rapports intermédiaires et finaux).
• Préparer et communiquer les demandes de trésorerie pour envoi au Coordinateur Financier de la mission.
• Organiser les mouvements de fonds entre la coordination et les bases conformément aux procédures internes (manuel de sécurité des fonds). Tenir à jour la check-list de sécurité des fonds sur les différents projets.

En tant que Responsable d’équipe : coordonner le travail et les tâches des différents membres des équipes Finance & RH sous sa responsabilité directe, afin de garantir un cadre de travail optimal en fonction des moyens et priorités des activités des projets.

Exemples de tâches :

• Identifier les besoins en ressources humaines, superviser les recrutements, créer/réviser les descriptions de tâches et faciliter l’introduction des nouveaux membres de l’équipe.
• Encadrer les membres de son équipe ; élaborer les plans d’action annuels, fixer les objectifs individuels, effectuer les évaluations, organiser les back-ups en cas de congé, absence, prendre les mesures disciplinaires.
• Superviser l’Assistant financier dans la réalisation de ses tâches.

En tant que membre de l’équipe projet, vous représentez l’organisation auprès des organismes externes ; vous contribuez à analyser, communiquer et apporter les améliorations nécessaires, afin de permettre le déroulement optimal des processus RH & Financiers sur les bases

Exemples de tâches :

• Participer avec l’équipe projet et la coordination pays à la réflexion sur l’évolution/programmation des projets.
• Rédiger les rapports réguliers sur ses activités.
• Effectuer des contrôles internes ad-hoc sur les projets.

VOTRE PROFIL – International et national

Etudes / formation et Expérience

• Bac + 3 en sciences économiques ; gestion financière
• Formation type BIOFORCE : gestion financière et RH un atout
• Expérience d’au moins 3 ans en gestion administrative et financière en ONG exigée
• Expérience en RDC souhaitée

Compétences et qualités requises

• Maîtrise du français ; connaissance de l’anglais et des langues locales de la RDC est un atout.
• Maîtrise du package Office et de SAGA.
• Capacités d’analyse, de synthèse, de rigueur.
• Capacité d’organisation de travail et de gestion des priorités, avec forte pression professionnelle et dans des contextes de crise humanitaire.
• Communication efficace et efficiente avec autrui.
• Autonomie et très bonne gestion du stress.

NOUS OFFRONS

• Un cadre de travail dynamique et international avec un soutien rapproché depuis le siège de MdM-BE à Bruxelles.
• Une mission de terrain au cœur des activités de Médecins du Monde.
• Contrat expatrié en single posting à durée déterminée (CDD) jusqu’en fin décembre 2024, renouvelable sous réserve de financements.
• Un salaire brut de € 2752,36 pour 5 années d’expérience ; un salaire brut de € 2892,76 pour 10 années d’expérience. Perdiem 635 €. Expérience pertinente reconnue. Selon votre résidence fiscale, il se peut qu’un précompte soit déduit.
• Localisation du poste : Minembwe, logement en guesthouse.
• Prise de poste : Juin 2024 (ASAP).