Responsable du mécanisme de retour d’information des communautés (CFM-Manager)

Le PAM célèbre et embrasse la diversité.

Attachés au principe de l’égalité des chances pour tous ses employés, nous encourageons les candidats qualifiés à postuler indépendamment de la race, de la couleur, de la nationalité, de l’origine ethnique ou sociale, de l’information génétique, du sexe, de l’identité de genre et/ou de l’expression de genre, orientation sexuelle, religion ou croyance, séropositivité, handicap.

TITRE DU POSTE: Responsable du mécanisme de retour d’information des communautés (CFM-Manager)

TYPE DE CONTRAT: Contract de Service

GRADE: SC 9

LIEU D’AFFECTATION (Ville, Pays): Kinshasa, République Démocratique du Congo

DUREE: 12 mois (Renouvelable)

NOMBRE DE POSTE : 1

A PROPOS DU PAM

Le Programme alimentaire mondial des Nations Unies est la plus grande agence humanitaire au monde qui lutte contre la faim. La mission du PAM est d’aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro dans nos vies. Chaque jour, le PAM travaille dans le monde entier pour s’assurer qu’aucun enfant ne se couche le ventre vide et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin.

CONTEXTE ET JUSTIFICATION DU POSTE:

Pour bien veiller à la transparence de ses opérations et assurer sa responsabilité envers les populations affectées (AAP), le PAM a conçu un mécanisme de retour d’information des communautés (CFM) qui est opérationnel dans toute sa zone d’intervention.

Le CFM du PAM est l’un des canaux par lesquels le PAM communique avec les parties prenantes, et c’est un mécanisme par lequel les individus ou les groupes peuvent poser des questions, partager leurs réactions ou signaler une plainte. Pour garantir l’efficacité, le CFM du PAM est établi conformément aux directives du PAM sur les CFM fonctionnels et est donc habilité à transmettre des allégations de fraude, de corruption et de problèmes de qualité.

RESPONSABILITES AU POSTE :

Le gestionnaire du CFM est responsable de la mise en œuvre et de la fonctionnalité quotidiennes du CFM conformément au guide standard du CFM, y compris la gestion des employés du CFM, la fonctionnalité démontrée du CFM, le système global de gestion de l’information et la réalisation de tous les résultats attendus. Le gestionnaire du CFM doit démontrer sa capacité à résoudre des problèmes, à coordonner et à collaborer avec des parties prenantes internes et externes, à gérer des données, à gérer des employés et/ou des situations difficiles, à rester calme en cas de crise et à représenter le CFM lors de réunions.

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS :

Sous la supervision directe du RAM Officer, le CFM Manager assumera les responsabilités suivantes :

1. Soutenir l’autonomisation des communautés par la fourniture d’informations accessibles et opportunes et la participation aux processus de prise de décision.
2. Veiller à ce que le CFM respecte les exigences minimales d’un CFM fonctionnel, telles que décrites dans le guide standard du CFM de l’organisme.
3. S’assurer que le CFM apporte une valeur ajoutée en démontrant qu’il contribue à l’amélioration du programme et à la participation des populations affectées à la prise de décision.
4. Fournir un soutien technique et aider au développement et à la mise en œuvre de diverses activités et processus dans le domaine de travail spécifique en soutenant l’alignement avec les politiques et les directives du programme plus large.
5. Assurer la liaison avec le point focal informatique pour le dépannage de tout problème lié à la technologie soutenant la gestion du retour d’information.
6. Fournir un soutien à la gestion de projet pour des programmes spécifiques et/ou définis afin de s’assurer que les diverses activités du CFM sont réalisées dans le cadre des objectifs établis et dans le respect des politiques et procédures du PAM.
7. Dans le cadre du domaine de responsabilité spécifique, préparer une série de rapports et d’analyses de données et mettre en évidence les tendances/problèmes, en veillant à ce que les produits livrés soient conformes aux normes de l’entreprise et au contrôle de la qualité afin de faire progresser le programme du PAA.
8. Fournir les outils, la formation et les ressources nécessaires pour permettre une performance de haute qualité des employés du CFM, conformément aux procédures opérationnelles standard et au Guide du PAM sur la protection des données personnelles et la confidentialité, en effectuant une gestion des performances si nécessaire.
9. Faire comprendre la valeur du AAP (redevabilité) à tous les niveaux du PAM et, le cas échéant, à l’extérieur.
10. Agir en tant que point de contact pour la résolution d’une série de questions et de problèmes opérationnels dans un domaine de responsabilité technique spécifique
11. Jouer le rôle d’interlocuteur ou d’interlocutrice pour la résolution de questions et de problèmes opérationnels divers rencontrés dans le domaine technique considéré
12. Contribuer à la nettoyage des données, les analyses, et la rédaction des bulletins hebdomadaires et des rapports mensuels et trimestriels.
13. Produire des rapports aux bailleurs et répondre à toutes les requêtes du management et du programme.
14. Fournir l’assistance pour toute autre tâche que l’unité RAM juge nécessaire.

FONCTIONS ADDITIONNELLES SPECIFIQUES

1. Assurer la gestion et le fonctionnement efficaces d’un CFM fonctionnel conformément aux SOP, aux exigences minimales (programmatiques et techniques).
2. Assurer une structure de personnel appropriée pour maintenir un CFM fonctionnel. Si nécessaire, plaider pour plus de ressources (humaines, opérationnelles) afin de garantir que le CFM reste fonctionnel et efficace.
3. Développer, maintenir et mettre à jour, et assurer le respect de toutes les procédures opérationnelles standard du CFM. S’assurer que le CFM alimente la stratégie d’engagement de la communauté du CO (Bureau Pays) et soutient la communication opportune des ajustements programmatiques et l’articulation de la fermeture de la boucle aux populations affectées.
4. Développer et superviser la mise en œuvre d’un système, d’une stratégie et de procédures opérationnelles standardisées de gestion de l’information du CFM, y compris la gestion de tous les canaux de retour d’information, la gestion centralisée des données (y compris les mises à jour programmatiques), l’attribution et l’orientation opportunes et précises des cas (y compris les cas sensibles et les allégations d’exploitation et d’abus sexuels et de fraude), la réception de l’information sur les activités du CFM, la réception des orientations des CFM partenaires et la fermeture de la boucle. Ce processus peut nécessiter la numérisation des commentaires non numériques (par exemple, les commentaires manuscrits) et la saisie des commentaires informels.
5. En étroite coordination avec l’analyste des données, produire et diffuser en temps utile des informations et des données précises sur les tendances, les besoins et les priorités des populations touchées, et diriger la discussion du CO sur les tendances et les questions provenant des CFM afin de démontrer l’impact du CFM.
6. Soutenir le recrutement de postes CFM pertinents.

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE REQUISES:

Formation:

• Diplôme universitaire en Sciences juridiques, sciences sociales, administration, Statistiques, Informatique de Gestion, économie ou autres domaines pertinents.

Experience souhaitée:

• Au moins 6 ans ou plus d’expérience professionnelle à responsabilité progressive dans le domaine la redevabilité, le mécanisme de retour d’information des communautés, le suivi et l’évaluation, ou la coordination de programmes dans un contexte humanitaire/de développement avec des agences des Nations Unies, des ONG, des gouvernements ou le secteur privé.
• Une expérience professionnelle dans un centre d’appels d’une agence des Nations Unies ou d’autres organisations humanitaires serait un atout.
• Expérience dans la gestion du personnel et l’amélioration des performances.
• Connaissance et expérience directes des opérations d’urgence, y compris les aspects de programmation et de gestion, le travail et la coordination de projets complexes avec différentes entités et autorités gouvernementales.

Capacité avérée à conceptualiser, développer, planifier et gérer des programmes, capacités de leadership et de travail en équipe, bonnes capacités d’analyse, de négociation, de communication et de plaidoyer.

Autres exigences

• Excellentes connaissances dans l’utilisation de SugarCRM, MODA, Power BI
• Bonne connaissance des logiciels informatiques (Excel, Word, PowerPoint, Access)
• Capacité à voyager fréquemment et à travailler dans des environnements difficiles.
• Excellentes compétences analytiques ;
• Capacité à travailler avec les technologies et procédures pertinentes (par exemple : bases de données sur le web et autres applications statistiques) pour collecter, organiser, partager et utiliser les informations.
• Capacité à travailler dans des délais serrés et à gérer simultanément plusieurs tâches de manière autonome ;
• Capacité à gérer toute autre tâche supplémentaire demandée par son superviseur.

Connaissances linguistiques:

• Français parlé et écrit (niveau C).
• La connaissance de l’anglais (niveau B) est requise.

NOS VALEURS AU PAM :

• Intégrité
• Collaboration
• Engagement
• Humanité
• Inclusion