Servicios de Organización y Logística de Eventos (LTA), Perú/LAC, 1 año

PROPÓSITO DE LA ACTIVIDAD/TAREA

Se requiere contar con el apoyo de uno o varios profesionales para la organización y coordinación logística de reuniones de alto nivel, tales como, seminarios, talleres, encuentros, eventos que requieran la identificación de local, organización de refrigerios y materiales, así como la logística de apoyo a los participantes. Por lo anterior, se establecerá uno o más Acuerdos a Largo Plazo (LTA). El LTA es un Acuerdo no vinculante, es decir, no constituye un compromiso para adquirir los servicios. Los LTA se establecerá considerando con: i. un período fijo de validez (1 año); ii. términos de referencia fijos; y iii. precio(s) unitario(s) fijo(s), de acuerdo con el Anexo 1. Los LTA se establecerán por el período inicial de 1 año con la posibilidad de prórroga por un segundo año y posteriormente por un tercer año, siempre y cuando el desempeño del profesional haya sido satisfactorio. Los LTA no excederán los tres años.

 

DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO

ACTIVIDADES:

El profesional contratado debe realizar las siguientes tareas:

A) Coordinaciones previas al evento

– Realizar el proceso de selección de la locación del evento en base a los requerimientos de este.

– Coordinar la logística una vez elegido el local: disposición de salas, refrigerios, almuerzos, equipos de sonidos,
interpretación simultánea, fotógrafo, registro en video, entre otros.

– Organización de la lista final de invitados y participantes.

– Coordinar el envío de las invitaciones y hacer el seguimiento a las confirmaciones de participación.

– Revisar el programa detallado del evento y elaborar una pauta del paso a paso (guion) definiendo claramente el
responsable de cada sección.

– Asegurar la disponibilidad de los materiales y recursos necesarios para el desarrollo del evento.

– En caso el evento cuente con la participación de adolescentes, organizar y coordinar el flujo y facilitación de su
participación.

– Solicitar las hojas de vida resumen de autoridades, presentadores, comentaristas u otros de ser requerido.

– Elaborar tarecos para los presentadores, comentaristas, autoridades u otros de ser necesario.

– Asegurar la organización de las carpetas para los participantes, así como los materiales o publicaciones
relacionadas al mismo que se requieran distribuir.

– Coordinar todo lo relacionado a la participación de los ponentes, autoridades e invitados.

– Responsable de organizar la logística de viajes de participantes de otras localidades, itinerarios de viaje y
hospedaje en coordinación con las áreas de soporte de UNICEF.

– Coordinar, a través del supervisor, con el área de comunicaciones lo relacionado a los espacios dispuestos para el
backing, banners, y otros recursos en los espacios del evento, y para las entrevistas con autoridades y/o
especialistas, entrevistas con los medios, prensa y medios digitales.

– Participar en las reuniones convocadas por el área responsable de la organización del evento.

– Otros requerimientos específicos del evento que fueran solicitados por el área responsable.

B) Coordinaciones durante el evento

– Elaborar las listas de registro para el/los días del evento de ser necesarias.

– Coordinar con el hotel todo lo relacionado a las pruebas de sonido, proyección de las presentaciones, grabación,
transmisión.

– Coordinar con el hotel la disposición de materiales, entrega de publicaciones, así como la instalación de banner
digital en los dispositivos con los que cuente el hotel.

– Garantizar la colocación de los tarecos en la mesa principal, así como reservar los asientos para autoridades o
invitados especiales y asegurar la correcta distribución de las salas.

– Coordinar la llegada y ubicación de los invitados, así como la disponibilidad de la sala para realizar las breves
entrevistas de ser necesarias.

– Garantizar el registro de todos los invitados antes de su ingreso y la entrega de carpetas, fotochecks y materiales
de ser necesario.

– Coordinar la colocación del backing institucional y los banners (roll screens) de todas las instituciones participantes
y con el equipo de comunicaciones de UNICEF.

– Identificar una zona para la ubicación de las áreas de comunicaciones de contrapartes institucionales y prensa en
caso sea necesario.

– Actuar como punto focal entre el área responsable del evento y el hotel por si surgen requerimientos adicionales
e imprevistos.

C) Coordinaciones posteriores al evento

– Coordinar el recojo de todo el material necesario.

– Asegurar que los invitados internacionales o nacionales tengan coordinados sus vuelos de retorno.

– Digitalizar la ficha de registro de las personas (escanear las fichas y también pasarlas a un archivo digital para
poder contar con la base de datos para futuras reuniones).

– Elaborar un breve informe del evento.

 

Consideraciones:

El consultor deberá guardar estricta confidencialidad sobre la información y documentos a los cuales tendrá acceso
durante y luego de finalizado el periodo contractual.

El LTA se emitirá por un monto referencial, el cual podrá utilizarse parcial o totalmente durante el periodo contractual.

CRONOGRAMA DE ENTREGA DE PRODUCTOS Y PAGOS POR HONORARIOS PROFESIONALES:
Según requerimientos de las áreas temáticas.

ESPECIFICACIONES PARA LA ENTREGA DE PRODUCTOS
De acuerdo con los servicios solicitados por las áreas temáticas.

ESPECIFICACIONES PARA EL PAGO DE HONORARIOS PROFESIONALES
– Pagos en moneda local Soles.
– Pagos por productos a total satisfacción de UNICEF.
– Pagos dentro de los 30 días de aprobado el producto y recibido el Recibo por Honorarios.
– El Recibo por Honorarios deberá ser enviado vía electrónica al supervisor del servicio,
copiando a pagosperu@unicef.org

SERVICIO A TODO COSTO
Los servicios que se realicen contra el LTA serán a todo costo, por lo que todo gasto no previsto requerido para la realización del servicio, será cubierto en su totalidad por el/la profesional.

DOCUMENTACION REQUERIDA
Para postular:
– Completar el formato de la convocatoria en la plataforma TMS (Talent Management System).

Previo a la firma del LTA:
– CIC – Descripción de la Situación Personal debidamente completado y firmado.
– Registro de Proveedores (MDM)
– SARS-CoV-2 (Covid-19) Vacunación.
– Los certificados de los siguientes cursos obligatorios a realizarse a través de la plataforma de

AGORA de UNICEF:
. Prevention of Harassment and Abuse of Power (PSHAA)
. Ethics and Integrity at UNICEF
. Prevention of Sexual Exploitation and Abuse (PSEA)

Cuando viaja:
. BSAFE

Con correo de UNICEF:
. Fraud Awareness
. UNICEF Information Security Awarenes

– Formulario de Declaración del Consultor (aplica sólo si es ex-funcionario o personal retirado de UN que recibe una pensión a través del UNJSPF).

SUPERVISOR 

La supervisión y evaluación de los trabajos realizados serán responsabilidad del oficial del área que solicite los servicios.

Periodo del LTA: 1 año, con posibilidad de ser renovado hasta por 2 años.

Asignación de Tares y Productos/Resultados: Según requerimientos de las áreas.

Plazo de Entrega: Según coordinado.

 

Calificaciones mínimas requeridas:

• Bachilleres
• Maestría
• PhD
• Otros x

Diciplinas: Formacion en estudios técnicos de administración o secretariado, ciencias de la administración, de la comunicación u otros.

Especialización: planeamiento, organización y/o coordinación de eventos, planificación y organización, manejo básico de costos y presupuestos.

FACTORES DE EVALUACIÓN 

Evaluación Técnica

• Factor 1 – Formación académica

Formación en estudios técnicos de Administración, Secretariado,
Ciencias de la Administración, de la Comunicación u otros.

Especialización en planeamiento, organización y/o
coordinación de eventos, cursos de planificación y
organización, manejo básico de costos y presupuestos.

Acreditación: CV / P11

Rango de valoración: Cumple, No cumple.

 

• Factor 2 – Experiencia en organización de eventos y trabajo con
  organismos internacionales, de Naciones Unidas y/o del sector
  público y Gobierno.

– Experiencia en la organización de actividades, reuniones,
visitas, talleres y eventos en general.
– Experiencia en trabajo con el sector público, organismos
internacionales y/o de NNUU deseable.
– Experiencia en trabajo y dinámicas con adolescentes
deseable.

– Presentar tres (3) referencias de tres (3) clientes.

Acreditación: CV / P11 + 3 trabajos + 3 referencias

Rango de valoración: Cumple, No cumple.

Evaluación Económica
La oferta económica debe ser presentada en moneda local, de acuerdo al Anexo 1.

Evaluación Final
Se establecerá LTA con el(los) profesional(es) quien(es) cumpla(n) con lo mínimo solicitado en la parte técnica y presente una oferta económica conveniente para UNICEF.

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Esta plataforma permite adjuntar documentos en formatos .DOC, .DOCx, .PDF, .TXT y links. 

Propuesta Técnica 

El CV, la carta de presentación, cualquier documento solicitado para acreditar su formación/experiencia y los certificados que acreditan su educación, deberán ser adjuntados en los siguientes campos: 

• Please upload your C.V. / Resume.
• Please upload your cover letter
• Please upload writing sample or list of publication or portfolio of your works that is in line with the assignment described in TOR/Vacancy Announcement
• Please upload a copy of your highest level of education certificate.

Propuesta Económica 

Esta plataforma está diseñada para ingresar la propuesta económica USD. Por tanto, indicar el monto de la propuesta económica a todo costo (considerando viajes, si aplica) en USD, en el siguiente campo: 

• Please state your overall fee for the whole assignment including all travel cost related and other expenses related to the assignment.

Los consultores deberán presentar su propuesta económica detallada en soles.

La propuesta económica detallada, deberá ser adjuntada en el siguiente campo: 

• Please upload Financial Proposal here

OBSERVACIONES 

Las personas contratadas en el marco de una consultoría o de un contrato individual no serán consideradas “miembros del personal” en virtud del Estatuto y Reglamento del Personal de las Naciones Unidas y de las políticas y procedimientos de UNICEF, y no tendrán derecho a las prestaciones previstas en los mismos (como el derecho a vacaciones y la cobertura del seguro médico). Sus condiciones de servicio se regirán por su contrato y por las Condiciones Generales de Contratación de los Servicios de Consultores y Contratistas Individuales. Los consultores y contratistas individuales son responsables de determinar sus obligaciones fiscales y del pago de cualquier impuesto y/o derecho, de conformidad con la legislación local u otras leyes aplicables. 

El candidato seleccionado es el único responsable de garantizar que el visado (si procede) y el seguro médico necesarios para desempeñar las funciones del contrato sean válidos durante todo el periodo del contrato. Los candidatos seleccionados están sujetos a la confirmación del estado de vacunación completa contra el SARS-CoV-2 (Covid-19) con una vacuna avalada por la Organización Mundial de la Salud (OMS), que debe cumplirse antes de asumir la misión. No se aplica a los consultores que trabajarán a distancia y de quienes no se espera que trabajen o visiten las instalaciones de UNICEF, los lugares de ejecución de programas o que interactúen directamente con las comunidades con las que trabaja UNICEF, ni que viajen para desempeñar funciones para UNICEF durante la duración de sus contratos de consultoría. 

UNICEF ofrece ajustes razonables a los consultores con discapacidades. Esto puede incluir, por ejemplo, programas informáticos accesibles, asistencia en viajes de misión o asistentes personales. Le animamos a que revele su discapacidad durante su solicitud por si necesitara adaptaciones razonables durante el proceso de selección y posteriormente en su asignación.