Specialist des achats

Poste: Spécialiste des achats

Période d’exécution: Juin – Octobre 2024

Niveau d’effort maximal: 90 jours

Base d’opérations: Benin, Burkina Faso, Côte d’Ivoire, Ghana, Guinea, Niger, or Togo

Sous l’Autorité de: Chef de partie adjoint – Opérations

Description du poste

Le consultant spécialiste en passation de marchés apportera son soutien aux bureaux d’exploitation sur le terrain dans les pays cibles en ce qui concerne les besoins en matière de passation de marchés. Il/elle supervisera les appels d’offres et les analyses de prix/coût/raisonnabilité. Le spécialiste des achats sera chargé de superviser et de veiller à ce que la documentation de sauvegarde relative aux achats soit fournie avant d’être soumise à l’équipe financière.

Principales fonctions et responsabilités

Les principales responsabilités du spécialiste en passation de marchés sont les suivantes :

Responsabilités générales en matière d’acquisition et de passation de marchés

• Gérer les processus de passation de marchés pour toutes les subventions et activités techniques, notamment en déterminant les besoins en matière de passation de marchés, en veillant à ce que les méthodes de passation de marchés les plus appropriées soient utilisées et en s’assurant que des processus transparents sont mis en œuvre.
• Effectuer des achats et des contrats dans divers secteurs industriels, gérer des contrats, résoudre des litiges, gérer les relations interpersonnelles et la communication, et enquêter sur les problèmes des vendeurs et des bénéficiaires ou en assurer le suivi.
• Superviser les appels d’offres et les devis des fournisseurs conformément aux politiques, aux demandes approuvées et aux plans d’approvisionnement trimestriels.
• S’assurer que les informations sur les prix sont exactes et conformes aux politiques d’acquisition.
• Effectuer des analyses de prix/coût/raisonnabilité.
• Examiner les documents de demande, les estimations de coûts, les cahiers des charges, etc.
• Aider le personnel à comprendre les exigences liées à la soumission de demandes, d’estimations de coûts, d’énoncés de travaux précis et complets, ou à la détermination d’autres spécifications techniques.
• Déterminer les méthodes de sélection des sources pour les marchés publics complexes afin de garantir la conformité.
• Présider sans droit de vote les comités d’évaluation conformément aux politiques, procédures et seuils de l’IAD.
• Veiller au respect des exigences de la DAI, de l’USAID et de la FAR en matière de clôture et de résiliation des contrats de sous-traitance.
• Assister le personnel du projet dans la coordination des réunions, l’animation des discussions et l’élaboration de notes d’information à l’appui du processus de sélection des sources.
• Préparer les données d’évaluation des coûts et la documentation relative à la sélection des sources.
• Par le biais d’études de marché, identifier et qualifier les fournisseurs potentiels.
• Veiller à ce que des relations bénéfiques, éthiques et ouvertes avec les fournisseurs soient créées et maintenues conformément aux politiques d’achat.
• Fournir à l’équipe chargée des subventions une étude de marché et une justification des dépenses budgétaires. Le personnel chargé des achats est responsable de tout achat direct effectué par la DAI au nom du bénéficiaire de la subvention (subvention en nature).
• S’acquitter d’autres tâches et responsabilités en fonction des besoins.

Rapports

• Élaborer des rapports sur la planification des acquisitions et les présenter à l’équipe de direction, le cas échéant.
• Contrôler et suivre les activités d’approvisionnement et l’état de livraison des biens/services.

Audit

• Veiller à ce que les documents de sauvegarde relatifs aux achats soient soumis à l’équipe chargée des achats et des finances du projet.
• Assister et collaborer à des audits externes ou internes si nécessaire.

Politiques et procédures

• Garantir l’intégrité, l’équité, l’exactitude et l’ouverture des procédures de passation de marchés.
• Veiller à ce que les politiques et procédures de la DAI, de l’USAID et de la FAR soient suivies et appliquées.
• Aider le personnel du projet à mieux connaître et comprendre les politiques et procédures de la DAI en matière de passation de marchés en organisant des formations si nécessaire.
• Tenir à jour les registres et les dossiers électroniques relatifs aux marchés publics dans les plates-formes du système DAI.

Gestion des relations et de l’engagement des parties prenantes

• Mener des études de marché pour trouver des fournisseurs préqualifiés ou préférés et partager les règles et réglementations de l’USAID en matière de passation de marchés.
• Soutenir le spécialiste des achats du SRPS et le chef adjoint du service des opérations pour renforcer les connaissances et les capacités du personnel en ce qui concerne les processus d’achat et de logistique.

Qualifications

• Un diplôme universitaire dans le domaine concerné est exigé.
• Une expérience technique pertinente d’au moins deux ans est requise.
• Expérience en matière d’achats et de logistique, de préférence dans le cadre de programmes de l’USAID.
• Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à les classer par ordre de priorité. Excellent sens de l’organisation et capacité à travailler en équipe.
• Maîtrise du français requise, connaissance de l’anglais souhaitée.
• La connaissance des réglementations du gouvernement américain et de la FAR ainsi que des aspects relatifs à la passation de marchés et à l’acquisition pour les activités financées par l’USAID est fortement souhaitée.