Spécialiste des Opérations

Dans le but de renforcer l’efficacité et l’efficience de ses opérations et ses capacités d’exécution de ses programmes le Bureau pays du PNUD au Congo recrute un (e) responsable des opérations qui aura pour objectif l’amélioration des procédés de gestion du Programme du Fonds Mondial, et les principaux projets connexes (« flagship projects ») du bureau pays. Cette démarche se place dans un contexte où le PNUD Congo entend jouer au niveau national, un rôle plus important dans l’appui du gouvernement du Congo à l’accélération des objectifs de développement durable (ODD) avec des projets ambitieux et transformateurs.

Sous la supervision du Conseiller Technique Principal du Projet du Fonds Mondial, et sous l’autorité du Chargé des Opérations du bureau pays, le / la Responsable des opérations sera chargé(e) de coordonner les flux de travail en soutien aux opérations et à la mise en œuvre des « flagship projects » en mettant l’accent sur l’accélération et l’amélioration de la qualité des services axés sur le client à travers l’élaboration de nouvelles méthodes de travail informées par l’analyse des lacunes et des goulots d’étranglement des opérations.

Sous les orientations du superviseur, il (elle) coordonne la gestion des requêtes opérationnelles en étroite collaboration avec l’équipe du projet, et l’unité des opérations du bureau pays. Il s’appuiera sur les systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP), les outils de suivi des performances, les centres de services mondiaux pour les services financiers et autres services opérationnels du PNUD, ainsi que sur les liens avec le centre régional du PNUD à Addis, Dakar, et d’autres unités du siège pour assurer un positionnement optimal des capacités opérationnelles du PNUD Congo.

Le titulaire du poste devra disposer d’une base élargie de connaissances opérationnelles, d’une aptitude à la gestion axée sur les résultats et de solides compétences en matière d’appui aux programmes, notamment de compétences avancées en matière de gestion de projet et de gestion des risques, ainsi que de compétences analytiques. Il devra avoir un esprit d’équipe, des compétences interpersonnelles et en communication, être orienté client et avoir la capacité d’examiner les problèmes sous différents angles et de trouver des solutions créatives. Il devra systématiquement aborder le travail avec énergie et avec une attitude positive et constructive

Le PNUD adopte une approche de portefeuille afin de répondre à l’évolution des besoins des entreprises et de tirer parti des liens entre les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques pour atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est censé travailler au sein d’unités, de fonctions, équipes et projets au sein d’équipes pluridisciplinaires afin d’améliorer et de permettre la collaboration horizontale

• Assurer la pleine conformité des opérations avec les règles, réglementations, politiques et cadres de contrôle interne (ICF) de l’ONU/PNUD.
• Mettre en œuvre des stratégies opérationnelles d’entreprise et fournir des conseils sur les stratégies, les politiques et les plans affectant les opérations du CO.
• Établir des objectifs de gestion (BSC); et surveiller régulièrement les indicateurs de performance du bureau pour l’atteinte des résultats.
• Prendre des mesures correctives en temps opportun si nécessaire.
• Établir des accords de collaboration avec des partenaires potentiels et un système de gestion des clients pour une gestion appropriée des partenariats et des objectifs de mobilisation des ressources.
• Assurer la cartographie des processus commerciaux du CO et l’établissement de procédures opérationnelles standard (SOP) internes pour les services de gestion des finances, des ressources humaines, des achats, des TIC, de la logistique, du protocole, des voyages et des transports.
• Soutenir le Senior Management dans l’identification et la surveillance des risques afin d’assurer une gestion dynamique et efficace des risques au sein du bureau de pays et de prendre des décisions plus éclairées sur les risques et en temps opportun.
• Surveiller et analyser l’environnement opérationnel ; entreprendre une analyse des risques liés aux opérations pour discussion avec le Coordonnateur du projet Fonds Mondial, le DRR et le RR, le cas échéant ; et procéder à un réajustement en temps opportun des services opérationnels, en tenant compte des conseils sur les considérations juridiques.
• Assurer le respect systématique des politiques, procédures et directives d’entreprise du PNUD sur la gestion des risques d’entreprise au niveau du bureau de pays et au niveau du projet. Participer à l’évaluation des projets pour fournir une contribution opérationnelle qui comprend la formulation de plans de gestion des risques et l’anticipation du coût des risques pendant la phase de conception du projet. ·
• Veiller à ce que les collègues et les parties prenantes concernés du programme et des opérations soient consultés lors de l’identification, du chiffrage et de la gestion des risques pour le programme, tous les projets et portefeuilles du bureau/de l’unité, le cas échéant.
• Assurer le renforcement et le partage des connaissances sur la gestion et les opérations au sein du bureau de pays, la coordination des besoins de formation du personnel et la consolidation des leçons apprises et des meilleures pratiques.
• Fournir des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique du PNUD.

• Assurer une bonne planification des ressources financières du bureau de pays, le suivi et l’enregistrement des dépenses conformément aux IPSAS et l’audit des ressources financières, y compris les revenus extrabudgétaires, conformément aux règles et réglementations du PNUD.
• Superviser les audits du CO (direction et NIM) et assurer la mise en œuvre des recommandations d’audit.
• Assurer l’achèvement en temps opportun des exercices d’entreprise tels que la représentation annuelle, le plan de continuité des activités et la préparation du IWP de la composante du budget institutionnel (IB).
• Assurer la conformité CO HACT en étroite collaboration avec les équipes programme et Superviser le processus opérationnel de gestion des contributions et la comptabilisation des contributions pour garantir que l’argent dû au PNUD est correctement identifié, classé de manière cohérente et uniforme, enregistré en temps opportun et reçu avec suffisamment de pièces justificatives.
• Organiser des mécanismes de recouvrement des coûts pour les services de bureau de pays fournis aux projets et aux agences des Nations Unies, notamment en garantissant la préparation en temps opportun des factures pro forma pour les agences des Nations Unies.
• Effectuer les délégations appropriées dans l’ERP pour les approbations de pièces justificatives et de transactions de trésorerie et le rapprochement bancaire. Approuver les rapprochements bancaires et les décaissements en attente en tant que « tierce autorité » (chèques, virements bancaires, EFT). · Organiser et superviser les processus de gestion de trésorerie du CO, y compris la gestion des liquidités, la recommandation du niveau d’avance, l’évaluation des risques, la gestion des relations bancaires, la comptabilité et le rapprochement en temps opportun de toutes les transactions et la sécurité des liquidités sur site.
•  Surveiller les rapports d’exceptions financières pour les activités et/ou transactions inhabituelles ; et enquêter sur les anomalies ou les transactions inhabituelles. Veiller à ce que le personnel approprié du bureau de pays et du siège du PNUD soit informé des résultats de l’enquête lorsque des réponses satisfaisantes ne sont pas obtenues.
• Servir de membre du panel de signataires bancaires.
• Assurer l’approbation des transactions et arrêter les paiements sur le système bancaire Internet.
• S’assurer que toutes les transactions financières sont identifiées, enregistrées et vérifiées conformément aux IPSAS, comme indiqué dans les politiques et procédures de l’entreprise.

• Assurer la conformité aux politiques et stratégies de ressources humaines de l’entreprise.
• Conseiller sur la dotation optimale du bureau et des projets.
• Assurer la supervision des processus de recrutement conformément aux règles et réglementations du PNUD et à l’utilisation appropriée des différentes modalités contractuelles.
• Établir et maintenir des systèmes appropriés de gestion des performances et de développement du personnel, en garantissant l’accès du personnel à des activités d’apprentissage adaptées à son rôle.

Assurer la fourniture de services d’approvisionnement, logistiques et administratifs efficaces et la supervision de l’équipe d’approvisionnement des flagship projects:

• Assurer la conformité aux règles et réglementations de l’entreprise liées aux achats et à la logistique des flagship projects .
• Développer des stratégies d’approvisionnement, y compris l’approvisionnement, la sélection et l’évaluation des fournisseurs, le contrôle de la qualité, la gestion de la relation client et le système d’évaluation des performances des fournisseurs des flagship projects.
• Élaborer un plan d’approvisionnement et assurer une bonne gestion des contrats des flagship projects, en anticipant les litiges potentiels.
• Superviser les processus d’approvisionnement et les services logistiques des flagship projects conformément aux principes et directives d’approvisionnement.
• Assurer une bonne gestion des actifs, des installations, des services logistiques et des services administratifs des flagship projects, y compris le plein respect des normes IPSAS lors de l’achat, de l’utilisation et de la cession des actifs du bureau de pays.

Think Innovatively-LEVEL 3: Proactively mitigate potential risks, develop new ideas to solve complex problems

Learn Continuously-LEVEL 3: Create and act on opportunities to expand horizons, diversify experiences

Adapt with Agility-LEVEL 3: Proactively initiate and champion change, manage multiple competing demands

Act with Determination-LEVEL 3: Think beyond immediate task/barriers and take action to achieve greater results

Engage and Partner-LEVEL 3: Political savvy, navigate complex landscape, champion inter-agency collaboration

Enable Diversity and Inclusion-LEVEL 3: Appreciate benefits of diverse workforce and champion inclusivity

People Management 

UNDP People Management Competencies can be found in the dedicated site.

Business Direction & Strategy – System Thinking:

• Ability to use objective problem analysis and judgement to understand how interrelated elements coexist within an overall process or system, and to consider how altering one element can impact on other parts of the system

Business Direction & Strategy – Strategic Thinking:

• Ability to develop effective strategies and prioritized plans in line with UNDP’s objectives, based on the systemic analysis of challenges, potential risks and opportunities; linking the vision to reality on the ground, and creating tangible solutions
• Ability to leverage learning from a variety of sources to anticipate and respond to future trends; to demonstrate foresight in order to model what future developments and possible ways forward look like for UNDP

Business Management – Customer Satisfaction/Client Management:

• Ability to respond timely and appropriately with a sense of urgency, provide consistent solutions, and deliver timely and quality results and/or solutions to fulfil and understand the real customers’ needs. Provide inputs to the development of customer service strategy. Look for ways to add value beyond clients’ immediate requests.
• Ability to anticipate client’s upcoming needs and concerns.

Business Management – Communication:

• Ability to communicate in a clear, concise and unambiguous manner both through written and verbal communication; to tailor messages and choose communication methods depending on the audience
• Ability to manage communications internally and externally, through media, social media and other appropriate channels

Business Management – Portfolio Management:

• Ability to select, prioritise and control the organization’s programmes and projects, in line with its strategic objectives and capacity; ability to balance the implementation of change initiatives and the maintenance of business-as-usual, while optimising return on investment

2030 Agenda:Engagement & Effectiveness – Effectiveness:

• Programming principles & standards and development effectiveness principles.