Technicien.ne aux affaires académiques – Academic Affairs Technician

Job title:

Technicien.ne aux affaires académiques – Academic Affairs Technician

Company

Mila

Job description

Job Description:(English version will follow)À propos de MilaFondé par le professeur Yoshua Bengio de l’Université de Montréal, Mila rassemble des chercheurs spécialisés en intelligence artificielle et plus précisément en apprentissage automatique, apprentissage profond et apprentissage par renforcement. Reconnu mondialement pour ses importantes contributions au domaine de l’apprentissage profond, Mila s’est particulièrement distingué dans la modélisation du langage, la traduction automatique, la reconnaissance d’objets et les modèles génératifs. Depuis 2017, Mila est le fruit d’une collaboration entre l’Université de Montréal et l’Université McGill, en lien étroit avec Polytechnique Montréal et HEC Montréal.Mila s’est donné pour mission d’être un pôle mondial d’avancées scientifiques qui inspire l’innovation et l’essor de l’intelligence artificielle (IA) au bénéfice de tous.Pour en connaitre davantage, veuillez consulterSommaire du posteSous le leadership de la Cheffe d’équipe, Affaires académiques, vous assurez la gestion courante des dossiers administratifs des étudiants en conformité avec les directives et les procédures en vigueur. Vos fonctions vous amèneront à jouer un rôle clé auprès des étudiants tout au long de leur parcours académique à Mila, en plus de collaborer avec le personnel administratif de Mila.Vous serez amené.e à interagir à l’oral et à l’écrit avec une communauté bilingue (anglais/français) composée de personnes aux profils variés (professeurs, étudiants, chercheurs des secteurs académiques et industriels) dans un milieu stimulant et en constante évolution. Vous devez donc avoir l’esprit ouvert à la nouveauté et aimer les journées bien remplies. C’est une occasion en or de faire partie d’une équipe grandissante offrant d’excellentes opportunités à qui sait se démarquer!Sommaire des responsabilités :

• Soutenir la communauté étudiante dans les aspects administratifs et techniques de leur affiliation Mila, en conformité avec les directives et les procédures institutionnelles (gestion de la boîte de courriels des affaires académiques, suivi des dossiers administratifs, etc.);
• Demeurer à l’affût de l’évolution des politiques, règles et procédures institutionnelles afin de pouvoir les appliquer correctement et d’en faire la promotion auprès de la communauté étudiante et professorale;
• Gérer l’ensemble des activités de validation, de suivi et de saisie d’informations dans le portail MonMila, un outil de gestion interne des dossiers étudiants (vérification des informations, suivi et approbation des demandes d’intégration et des demandes de changements diverses);
• Accompagner la communauté étudiante et professorale de Mila dans le fonctionnement du portail MonMila et accompagner les personnes qui nécessiteraient son utilisation (gestion du portail et de la boîte de courriels de support technique de la plateforme);
• Collaborer à l’identification des problématiques et à la recherche de solutions afin d’améliorer continuellement les processus et activités académiques de Mila. Participer à la mise en place de nouveaux processus;
• Assurer le soutien logistique lié à l’organisation d’événements de recrutement (envoi d’invitations, gestion des budgets et des commandes de traiteurs, aide générale à la logistique);
• Assurer un lien étroit entre l’équipe des affaires académiques et la communauté étudiante et professorale;
• Présenter des données colligées sous différentes formes telles des tableaux, des grilles, des rapports ou des documents de statistiques;
• Mettre à jour et traduire divers documents (guide étudiant, documentation académique et institutionnelle, présentations Powerpoint, etc.);

About MilaFounded by Professor Yoshua Bengio of the Université de Montréal, Mila brings together researchers specializing in artificial intelligence, and more specifically in machine learning, deep learning and reinforcement learning. Recognized worldwide for its important contributions to the field of deep learning, Mila has particularly distinguished itself in language modeling, machine translation, object recognition and generative models. Since 2017, Mila has been the fruit of a collaboration between Université de Montréal and McGill University, with close links to Polytechnique Montréal and HEC Montréal.Mila’s mission is to be a global hub of scientific advances that inspires innovation and the rise of artificial intelligence (AI) for the benefit of all.To find out more, please visitJob summaryUnder the leadership of the Team Leader, Academic Affairs, you will be responsible for the day-to-day management of students’ administrative files in accordance with current guidelines and procedures. Your duties will require you to play a key role with students throughout their academic career at Mila, in addition to collaborating with Mila’s administrative staff.You will be required to interact both orally and in writing with a bilingual (English/French) community of people with varied backgrounds (professors, students, researchers from the academic and industrial sectors) in a stimulating and constantly evolving environment. So you need to be open to new things and enjoy a busy day. This is a golden opportunity to be part of a growing team offering excellent opportunities to those who stand out from the crowd!Summary of responsibilities :

• Support the student community in the administrative and technical aspects of their Mila affiliation, in compliance with institutional guidelines and procedures (management of academic affairs email box, follow-up of administrative files, etc.);
• Keep abreast of changes in institutional policies, rules and procedures in order to apply them correctly and promote them to the student and faculty community;
• Manage all validation, follow-up and data entry activities in the MonMila portal, an internal student file management tool (verification of information, follow-up and approval of integration requests and various change requests);
• Support the Mila student and faculty community in the operation of the MyMila portal, and assist those who need to use it (manage the portal and the platform’s technical support e-mail box);
• Help identify problems and find solutions to continually improve Mila’s academic processes and activities. Participate in the implementation of new processes;
• Provide logistical support for the organization of recruitment events (send invitations, manage budgets and catering orders, provide general logistical assistance);
• Provide a close link between the Academic Affairs team and the student and faculty community;
• Present data collected in various forms such as tables, grids, reports or statistical documents;
• Update and translate various documents (student guide, academic and institutional documentation, Powerpoint presentations, etc.);

Requirements:Profil recherché

• Diplôme d’études collégiales en bureautique, administration ou dans une discipline connexe;
• Minimum de deux (2) années d’expérience pertinente dans le milieu universitaire ou de la recherche;
• Être bilingue, en raison des interactions que vous aurez dans le cadre de votre emploi avec certains de nos partenaires, parties prenantes, ou membres de notre communauté académique anglophones.
• Jugement et sens critique dans la manipulation de données confidentielles;
• Expérience établie dans la gestion des priorités et la gestion multi-tâches;
• Bonne capacité à travailler en équipe;
• Esprit méthodique et bon sens de l’organisation;
• Respect des échéanciers serrés;
• Capacité de travailler sur différents dossiers simultanément;
• Capacité à gérer son stress lors d’urgence ou d’imprévus.
• Connaissance du milieu académique – un atout;
• Bonne maîtrise de la suite Google – un atout;
• Connaissance du logiciel Power-BI – un atout.

Profile required

• College diploma in office automation, administration or related discipline;
• Minimum of two (2) years’ relevant experience in an academic or research environment;
• Be bilingual, as you will be interacting with some of our English-speaking partners, stakeholders and members of the academic community.
• Judgment and critical sense in handling confidential data;
• Proven experience in managing priorities and multi-tasking;
• Good teamwork skills;
• Methodical and organizational skills;
• Respect for tight deadlines;
• Ability to work on different files simultaneously;
• Ability to manage stress in the event of emergency or unforeseen circumstances.
• Knowledge of the academic world – an asset;
• Good command of Google Suite – an asset;
• Knowledge of Power-BI software – an asset.

Benefits:De bonnes raisons pour travailler à Mila

• L’occasion de contribuer à une mission unique avec un impact important;
• Un programme d’assurance collective complet (maladie, dentaire, invalidité, vie, assurance voyage et garanties complémentaires);
• Un programme d’aide aux employés et à la famille;
• Un accès à un service de télémédecine;
• Une politique de congés annuels offrant une base de 20 jours de vacances dès l’embauche;
• Un régime d’épargne retraite avec contribution de l’employeur minimale de 4%;
• Une généreuse enveloppe flexible vous permettant de personnaliser vos avantages sociaux en fonction de ce qui contribue à votre bien-être. Vous pouvez sélectionner et combiner les options qui correspondent à vos besoins parmi les crédits style de vie, une assurance bonifiée, des journées de vacances supplémentaires et une contribution enrichie au régime de retraite;
• Un horaire flexible, un horaire d’été et une possibilité de télétravail;
• Un milieu de travail au cœur de la Petite Italie, dans le quartier branché Mile-Ex, à proximité des transports en commun;
• Une équipe d’experts de leur domaine, des gens passionnés et passionnants;
• Une ambiance de travail collaborative et inclusive.

Nous voulons vous connaîtreÀ Mila, la diversité nous tient à cœur. Nous valorisons un environnement de travail équitable, ouvert et respectueux des différences. Nous encourageons toute personne souhaitant œuvrer dans un écosystème en progression continue et stimulée à contribuer à l’application et la définition d’une culture saine et inclusive, à postuler.Veuillez noter que seules les personnes sélectionnées seront contactées.Good reasons to work in Mila

• The opportunity to contribute to a unique mission with a major impact;
• A comprehensive group insurance program (health, dental, disability, life, travel and extended benefits);
• An employee and family assistance program;
• Access to a telemedicine service;
• A vacation policy offering a base of 20 days’ vacation upon hiring;
• A retirement savings plan with a minimum employer contribution of 4%;
• A generous flexible package allowing you to tailor your benefits to what contributes to your well-being. You can select and combine options to suit your needs, including lifestyle credits, enhanced insurance, extra vacation days and enriched pension contributions;
• Flexible working hours, a summer schedule and the possibility of telecommuting;
• A work environment in the heart of Little Italy, in the trendy Mile-Ex district, close to public transportation;
• A team of passionate experts in their field;
• A collaborative and inclusive work environment.

We want to know youAt Mila, diversity is important to us. We value a work environment that is fair, open and respectful of differences. We encourage anyone who wants to work in an ecosystem that is constantly evolving and stimulated to contribute to the application and definition of a healthy and inclusive culture, to apply.Please note that only selected candidates will be contacted.

Expected salary

Location

Montreal, QC

Job date

Thu, 09 May 2024 07:04:21 GMT

To help us track our recruitment effort, please indicate in your email/cover letter where (globalvacancies.org) you saw this job posting.