UNICEF - United Nations Children's Fund
JOB DESCRIPTION
La oficina de país del PNUD en su compromiso con la igualdad y la no discriminación, aspira a fortalecer una cultura organizacional pluralista, inclusiva, diversa, respetuosa de las diferencias y sin dejar a nadie atrás. Por esto invita a participar en los procesos de contratación a personas indígenas, afrodescendientes, con discapacidad, LGTBIQ+, entre otras personas, grupos y poblaciones históricamente excluidas. Especialmente se insta a las mujeres en esta diversidad a presentar sus postulaciones. Obtenga más información sobre cómo trabajar en el PNUD, incluidos nuestros valores e historias inspiradoras.
El PNUD rechaza cualquier forma de violencia contra las mujeres, el hostigamiento y la explotación sexual en cualquiera de sus expresiones, así como el acoso, la discriminación y el abuso de autoridad. Por lo tanto, todas las candidaturas seleccionadas se someterán a rigurosas verificaciones de referencias y antecedentes.
El PNUD es la principal organización de las Naciones Unidas en la lucha para poner fin a la injusticia de la pobreza, la desigualdad y el cambio climático. Trabajando con nuestra amplia red de expertos y socios en 170 países, ayudamos a las naciones a construir soluciones integradas y duraderas para las personas y el planeta. Más información en undp.org o síganos en @UNDP.
Desde hace 50 años, el Programa de las Naciones Unidas (PNUD) ha sido un aliado estratégico de Panamá, centrándose en soluciones integradas y alineadas con las prioridades nacionales, apoyando la gestión, implementación y ejecución de programas y proyectos en beneficio de las personas.
El PNUD en Panamá está organizado en tres grupos programáticos que coordinan más de 40 proyectos en todo el territorio nacional:
- Igualdad e inclusión social, económica y ambiental
- Gobernabilidad, paz y derechos humanos
- Cambio climático, gestión integral ambiental y reducción de riesgos y desastres
En el PNUD, la gestión basada en resultados, la igualdad de género, los derechos humanos, el enfoque multidimensional, el desarrollo territorial, la innovación, digitalización y el uso de nuevas tecnologías son transversales en todas nuestras áreas de trabajo y proyectos.
Descripción de la oficina/unidad/proyecto
El Plan de Iniciación busca sentar las bases para el diseño de un proyecto de desarrollo, que permita que el ISJUP cuente con los planes, herramientas y capacidades para facilitar la formación integral e investigación de las y los operadores de justicia y personal de instituciones de derechos humanos y justicia, así como la innovación, conocimiento y acceso a información tanto para estos agentes como para la población en general.
El objetivo del proyecto se enmarca en el eje 3-Fortalecimiento Institucional y, de manera específica, en el Componente 3.1 Capacitación de Servidores Judiciales del Plan estratégico del Órgano Judicial que busca que el Instituto Superior de la Judicatura de Panamá se convierta en un referente de la formación por competencias en temas relativos a la administración de justicia en Panamá y en el ámbito regional, a través de una educación de calidad basada en la innovación, la investigación y la proyección social, teniendo como bases: (1) la capacitación y formación, (2) la investigación, (3) la cooperación internacional y autogestión y (4) la cultura de calidad y modelos de gestión.
Alcance del trabajo
Bajo la supervisión directa de el/la Oficial de Programa, el/la Auxiliar Administrativo/a será responsable de las siguientes funciones:
- Proporcionar apoyo administrativo y logístico a la gestión diaria, en particular para la redacción de notas, memos, minutas y mensajes vinculados al proyecto, y cualquier otra tarea administrativa que se le solicite.
- Garantizar la gestión electrónica del inventario de los equipos adquiridos por el proyecto, y tramitar el traspaso de los activos del proyecto a la Institución, cumpliendo con la documentación y tramites respectivos para el caso.
- Proveer apoyo logístico para la ejecución de las actividades del proyecto, tales como reuniones, foros y otros, incluyendo la obtención de cotizaciones, preparación de materiales, coordinación de aspectos logísticos, entre otros.
- Organizar las comunicaciones y gestionar los archivos del proyecto.
- Apoyar administrativamente a la contratación de personal del proyecto, cuando sea requerido.
- Recibir la correspondencia dirigida al coordinador del proyecto y revisar que la misma tenga la información que se requiere para su debido trámite.
- Elaborar microcompra y requisiciones de solicitudes presentadas que contengan todos los documentos de respaldos correspondientes con las debidas autorizaciones, para cada caso.
- Recopilar, guardar, escanear y mantener digitalmente y/o fisicamente los archivos del proyectos.
- Preparar todas las solicitudes de pago, y que cada una cuente con la documentación soporte.
- Gestionar tramites administrativos para la creación de proveedores en la plataforma Quantum.
- Recopilar y guardar documentos soporte para pagos a los proveedores.
- Gestionar invoices para pagos a proveedores en la plataforma Quantum, y adicionar soporte de pago.
- Tramitar solicitudes de compra, pago de viáticos, contratos, enmiendas y otras que el proyecto pueda requerir.
- Apoyar a actores relacionados con el proyecto en aspectos relacionados con el manejo administrativo de los procesos llevados por la Unidad Coordinadora de Proyecto, y normativa PNUD vinculados a los procesos.
- Mantener un control de vencimiento de los contratos y adendas. Solicitar con tiempo las adendas de los contratos en caso de que sea requerido.
- Elaborar y monitorear las órdenes de compra e invoices que no hayan sido pagadas.
- Apoyar en la preparación de informes administrativos.
- Desempeñar otras funciones dentro de su perfil funcional que se consideren necesarias para el funcionamiento eficiente de la Oficina y la Organización.
Acuerdo Institucional
- El/la Auxiliar Administrativo/a, estará bajo la supervisión de el/la Oficial de Programa.
Competencias Básicas
| 1. Logro de Resultados | Nivel 1: Planifica y supervisa su propio trabajo, presta atención a los detalles, entrega un trabajo de calidad antes de la fecha límite. |
| 2. Piensa de manera innovadora | Nivel 1: Abierto a ideas creativas/riesgos conocidos, es pragmático solucionador de problemas, hace mejoras. |
| 3. Aprende contínuamente | Nivel 1: De mente abierta y curiosa, comparte conocimientos, aprende de los errores, pide retroalimentación |
| 4. Se adapta con agilidad | Nivel 1: Se adapta al cambio, maneja constructivamente la ambiguedad/incertidumbre, es flexible. |
| 5. Actúa con determinación | Nivel 1: Muestra impulso y motivación, capaz de rendir con calma frente a la adversidad confiado. |
| 6. Compromiso y Asociación | Nivel 1: Demuestra compasión, comprensión hacia los demás, establece relaciones positivas. |
| 7. Diversidad e Inclusión | Nivel 1: Aprecia/respeta las diferencias, es consciente de los prejuicios inconscientes, confronta la discriminación |
Competencias Transversales y Técnicas
| Area Temática | Nombre | Definición |
| Gestión Empresarial | Comunicación | Comunicarse de manera clara, concisa e inequívoca tanto a través de la comunicación escrita como verbal; para adaptar los mensajes y elegir los métodos de comunicación en función de la audiencia. Capacidad para gestionar las comunicaciones de forma interna y externa, a través de los medios de comunicación, las redes sociales y otros canales adecuados. |
| Dirección y Estrategia de Negocios | Perspicacia empresarial | Capacidad para entender y manejar una situación empresarial de manera que sea probable que conduzca a un buen resultado. Capacidad para tomar buenas decisiones y juicios rápidos dentro de esos marcos. Conocimiento y comprensión de los marcos operativos de la organización. |
| Desarrollo de Negocios | Creación
de Conocimientos |
Capacidad para investigar información y convertirla en conocimiento útil, relevante para el contexto o que responda a una necesidad específica. Capacidad para aplicar conceptos existentes a nuevas situaciones y para desarrollar nuevos conceptos que generen soluciones viables y nuevos enfoques. Conocimiento de conceptos relevantes, modelos conceptuales y teorías que pueden ser útiles para abordar nuevas situaciones. |
| Desarrollo de Negocios | Integración dentro de la ONU | Capacidad para identificar e integrar la capacidad y los recursos del sistema de la ONU, y participar en trabajo conjunto.
Conocimiento del sistema de la ONU y capacidad para aplicar este conocimiento a situaciones estratégicas y/o prácticas. |
| Gestión Empresarial | Gestión basada en resultados | Capacidad para gestionar la implementación de estrategias, programas y proyectos con un enfoque en la mejora del rendimiento y resultados demostrables. Conocimiento y comprensión de teorías, conceptos, metodologías, instrumentos y herramientas relevantes. |
Competencias Técnicas
| Administración y Operaciones | Gestión de eventos (incluyendo retiros, capacitaciones y reuniones) | Capacidad para gestionar eventos, incluyendo lugar, identificación, aojamiento, logística, alimentación, transporte, y desembolso de recursos, etc. |
| Administración y Operaciones | Políticas y Procedimientos de Viajes | Conocimiento de políticas y procedimientos de viajes; capacidad de interpretar las políticas de viajes, los Reglamentos para el Personal, circulares administrativas y regulaciones financieras y normas en asuntos relacionados a viajes. |
Requisitos mínimos de educación
- Educación secundaria (Completa) es requisito.
- Estudios universitarios (a nivel de licenciatura completa) en Derecho, Administración, Finanzas, Ingeniería, Ciencias Sociales, y carreras afines, será dada debida consideración, pero no es un requisito.
Años de Experiencia mínima relevante
- Cuatro (4) años (con educación secundaria completa) o un (1) año (con licenciatura completa) de experiencia en gestión administrativa de proyectos.
Habilidades Requeridas
- Destreza en el manejo de programas computacionales de Microsoft Office (Word, Excel y Power Point) y paquetes para la gestión de proyectos (Excel, Microsoft Project y / u otras herramientas).
Habilidades deseadas además de las competencias cubiertas en la sección de competencias.
- Experiencia en el manejo de procedimientos administrativos en programas y/o proyectos de desarrollo.
- Experiencia en el manejo de procesos de adquisición de bienes y servicios.
- Experiencia en el manejo/desarrollo logístico en la organización de reuniones, eventos o talleres de programa/proyecto.
- Experiencia en organizaciones de cooperación internacional.
Idioma(s) Requerido(s)
- Fluidez en el idioma español.
Información Adicional
- Esta posición se encuentra abierta para postulantes nacionales o extranjeros con residencia permanente y permiso de trabajo vigente por el periodo del contrato.
- Las aplicaciones que se reciban después de esta fecha no serán consideradas.
- Solamente los (las) candidatos(as) seleccionados(as) para entrevista recibirán confirmación.
- Lugar de Trabajo: Oficina del Instituto Superior de la Judicatura de Panamá (ISJUP)
Level of Education: Bachelor Degree
Work Hours: 8
Experience in Months: No requirements
Apply for job
To help us track our recruitment effort, please indicate in your cover/motivation letter where (globalvacancies.org) you saw this job posting.