Venezuela – Oficial de Administración y Cumplimiento

Descripción de COOPI en Venezuela

Desde 2019 COOPI establece una presencia en Venezuela para asistir a la población local tras el agravamiento de la crisis socioeconómica del país. A partir de julio de 2020, inicia un programa regional de respuesta a la crisis que se implementa en consorcio con organizaciones venezolanas para la protección de grupos vulnerables. En estos años COOPI ha ampliado sus intervenciones y actualmente ejecuta proyectos con diferentes donantes en Caracas, Sucre, Delta Amacuro y Bolívar en protección (GBV, Protección Infantil, Trata y tráfico de personas), salud sexual reproductiva, WASH (agua, saneamiento e higiene) y alimentación escolar.

Objetivo/descripción del puesto

COOPI planea reforzar el equipo de finanzas a través de la contratación de un Oficial de Administración y cumplimiento, el puesto de oficial de Cumplimiento tiene como objetivo apoyar al área de Administración y Cumplimiento establecida en la Misión Venezuela – Caracas, en la aplicación de los procedimientos y políticas internas relacionadas con la gestión documental, atención de auditorías internas y externas, bajo el enfoque de cumplimiento, minimización de los riesgos financieros y optimización de recursos.

El objetivo principal del área administrativa y financiera es gestionar eficientemente todos los recursos de la organización teniendo en cuenta los requerimientos y normas financieras, tributarias, contables, legales y administrativas de autoridades locales, las normas de los financiadores de los proyectos, y los procedimientos definidos por nuestra sede en Italia, alcanzando así los objetivos propuestos que aseguran el cumplimiento de nuestras políticas y principios y marco legal de referencia en el país.

Actividades Especificas

1. Gestión de Auditorías:

• Dar respuesta a los requerimientos de auditoría interna, externa, de país y de donantes, de acuerdo con la planificación presentada por el/a administrador/a país.
• Preparar la documentación justificativa en su ámbito de acción que facilite la realización de auditorías solicitadas por el Donante o Sede.
• Atención y cumplimiento a las recomendaciones dadas por las auditorias cerradas.

1. Gestión de Cumplimiento:

• Leer y comprender la normativa de los donantes que financian los proyectos.
• Velar por la correcta justificación documental de las operaciones llevadas a cabo en estricto cumplimiento de la normativa y procedimientos de cada donante.
• Velar por el cumplimiento y/o aplicación de las políticas y procedimientos de archivo general y por área de la Misión / bases a fin de prevenir o detectar riesgos financieros, técnicos y logísticos que permitan afrontar las revisiones que ha bien tengan llevar a cabo: el donante, los auditores externos que representan a los donantes y COOPI Italia.

1. Gestión de Riesgos:

• Preparar y enviar los controles preventivos (CP en lo sucesivo) mensuales solicitados por COOPI Venezuela y COOPI Italia.
• Basarse en la matriz de documentación justificativa para integrar cada gasto según corresponda, siempre considerando la normativa del donante.

1. Gestión de Archivo:

• Verificar el archivo consolidado en físico de cada proyecto y liderar su correcta creación.
• Monitorear la entrega de los medios de verificación (MdV) por contrato al departamento de finanzas.
• Asegurar la completa revisión de los MdV de las bases, asegurando que los mismos se encuentren debidamente cuadrados.
• Preparar el plan de archivo de las bases, aquellos que son exigidos de inmediato por donantes, aquellos sujetos a auditoría y los de mayor riesgo de la misión.

1. Gestión Fiscal

• Control fiscal de la oficina.
• Control, declaración y pago de las retenciones de ISRL.
• Conciliar el registro contable relacionado con las retenciones de ISRL y pagos correspondientes.
• Validar la actualización de la cartelera fiscal informativa.
• Preparación de las declaraciones y pagos de Impuestos Municipales que pudieran llegar a aplicar previa revisión de las ordenanzas emitidas por el gobierno.
• Atención de cualquier aspecto fiscal que llegue a afectar el desarrollo de las actividades efectuadas por COOPI.
• Realizar aquellas tareas inherentes a los objetivos del cargo, y que sean solicitadas por el equipo de coordinación de acuerdo al contexto y necesidades de los proyectos y cualquier otra tarea necesaria para la buena realización de su trabajo, acordada con el Coordinador del Proyecto (Gerente de País) y el Administrador de País.

Perfil deseado

ESENCIALES

• Estudios profesionales (licenciatura, deseable postgrado o master) en Ciencias Económicas, Administración, Contabilidad u áreas afines o combinación de experiencia profesional;
• Experiencia demostrable en área administrativa, financiera, contable (mínimo 3 años);
• Conocimiento básico en legislación laboral, tributaria y, contable en Venezuela.
• Conocimiento en control interno, y procesos de auditoría.
• Capacidad de trabajo de forma autónoma;
• Capacidad de trabajar bajo presión (cumplir con fechas limitadas), así como en contextos con elevadas complejidades;
• Orientación para trabajar por objetivos. Capacidad para trabajar de forma flexible, y de desarrollar y adaptar a múltiples tareas al mismo tiempo;
• Capacidad para analizar múltiples cuestiones y elaborar recomendaciones específicas;
• Actitud y espíritu para el trabajo en equipo, motivación, honestidad, actitud pro-activa y resolutiva, sentido común, discreción;
• Respeto de los principios humanitarios: humanidad, neutralidad, imparcialidad, independencia operativa;
• Sensibilidad hacia el género y la diversidad;
• Manejo de herramientas informáticas (sistema operativo Microsoft Windows) y ofimáticas (Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint, Outlook);
• Idioma castellano imprescindible;
• Disponibilidad inmediata.

DESEABLES

• Experiencia en el ámbito de la ayuda humanitaria y/o cooperación al desarrollo;
• Experiencia en sistematización de procesos y elaboración de documentos e informes;
• Experiencia en la supervisión o acompañamiento a socios locales y contrapartes;
• Idioma inglés altamente valorado;
• Capacidad para trabajar bajo presión;
• Capacidad para organizar el trabajo de forma independiente y priorizar tareas.
• Nacionalidad: venezolana

Al contar con perfiles idóneos la convocatoria se podrá cerrar antes de la fecha indicada. COOPI se reserva el derecho de contactar solo los perfiles considerados adecuados y preseleccionados.

COOPI Cooperazione Internazionale es una organización humanitaria laica e independiente italiana que lucha contra todas las formas de pobreza para mejorar el mundo. Fundada en 1965, hoy COOPI está presente en 33 países de África, América Latina y el Caribe y Oriente Medio, con proyectos tanto de emergencia como de desarrollo llevados a cabo por personal expatriad – una media de más de 270 personas al año – y personal nacional. Los principales financiadores institucionales son la Unión Europea – ECHO e INTPA – USAID, agencias de la ONU, el Gobierno italiano, autoridades locales y otros gobiernos europeos.