Referent:in der Geschäftsführung Projektmanagement Operations

Referent:in der Geschäftsführung Projektmanagement Operations

Berlin (hybrid) 50 % Teilzeit (Vollzeit optional) Vorerst Befristet auf 2 Jahre Start: flexibel

Über uns

Life Bridge Ukraine gGmbH ist eine gemeinnützige Organisation mit Sitz in Berlin, die den Aufbau moderner Versorgungsstrukturen für Kriegsversehrte in der Ukraine vorantreibt.

Der Schwerpunkt liegt auf dem Aufbau integrierter Rehabilitations- und Ausbildungsstrukturen im Bereich Prothetik & Orthetik (P&O), insbesondere in enger Zusammenarbeit mit ukrainischen Partnern, Institutionen und internationalen Unterstützern. Aktuell organisiert Life Bridge Ukraine zudem ein konkretes Ausbildungsprogramm in Deutschland: Derzeit werden 11 Trainees aus der Ukraine in Orthopädiewerkstätten und weiteren Praxis- und Ausbildungssettings in Deutschland für die Ukraine ausgebildet.

Zur direkten Unterstützung der Geschäftsführung wird eine unternehmerisch denkende, hochstrukturierte Persönlichkeit gesucht, die operative Exzellenz und zuverlässige Projektkoordination mit strategischem Denken verbindet und bereit ist, Verantwortung zu übernehmen.

Deine Rolle

Als Referent:in der Geschäftsführung bist Du die zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Projekten und operativer Umsetzung. Du hältst der Geschäftsführung im Alltag den Rücken frei, strukturierst Prozesse, löst Probleme pragmatisch und treibst gleichzeitig inhaltliche Themen eigenständig voran.

Die Rolle ist breiter und sehr praxisnah definiert und verbindet organisatorische Verantwortung, Projektmanagement und strategische Aufgaben.

Deine Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und bei administrativen Abläufen.
• Koordination organisatorischer Themen rund um Trainees, Patienten, Partner und laufende Projekte.
• Vorbereitung von Unterlagen, Präsentationen, Reports und Entscheidungsvorlagen.
• Eigenständige Nachverfolgung von Themen sowie lösungsorientierte Klärung von Alltagsproblemen.
• Mitwirkung an strategischen und konzeptionellen Themen, insbesondere Governance, Fundraising-Zuarbeit und Projektmanagement.
• Priorisierung offener Themen gemeinsam mit der Geschäftsführung sowie zuverlässige Koordination der nächsten Schritte über verschiedene Arbeitsstränge hinweg.
• Strukturierung und Verbesserung interner Prozesse, auch mithilfe digitaler Tools und AI.

Dein Profil

• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Rolle, zum Beispiel Referent:in der Geschäftsführung, Chief of Staff, Projektmanagement, Operations, Assistenz auf Leitungsebene, Beratung oder einem dynamischen NGO-Umfeld.
• Ausgeprägte Fähigkeit, strukturiert zu arbeiten, Prioritäten zu setzen und Themen verlässlich umzusetzen.
• Hohe Eigenständigkeit, Verlässlichkeit und starke Problemlösungskompetenz.
• Sehr gute Organisationsfähigkeit und ein souveräner Umgang mit dynamischen Situationen und unterschiedlichen Stakeholdern.
• Souveräner Umgang mit Menschen, auch in angespannten Situationen oder bei Konflikten.
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools und Bereitschaft zur intensiven Nutzung von AI im Arbeitsalltag.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse; Ukrainisch oder Russisch sind ein Plus.
• Idealerweise Erfahrung im NGO-, Gesundheits-, Sozial- oder internationalen Projektkontext.

Was wir bieten

• Eine verantwortungsvolle Rolle mit direkter Anbindung an die Geschäftsführung.
• Hohe Verantwortung und großer Gestaltungsspielraum in einem sinnstiftenden Umfeld.
• Mitarbeit an einem hochrelevanten internationalen Vorhaben mit konkreter Wirkung für Kriegsversehrte in der Ukraine.
• Ein kleines, engagiertes Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen.
• Flexible Arbeitsweise mit Berlin-Bezug und hybriden Arbeitsmöglichkeiten.
• Eine 50 %-Teilzeitstelle (Vollzeit optional), Befristet auf 2 Jahre (Verlängerung optional)
• Gehalt in Anlehnung an den Tarifvertrag des Öffentlichen Diensts, abhängig von Erfahrung und Profil.