JOB DESCRIPTION

Background

Les Nations Unies s”engagent à atteindre la diversité de la main-d”œuvre en termes de genre, de nationalité et de culture. Les personnes issues de groupes minoritaires, de groupes autochtones et de personnes handicapées sont également encouragées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées avec la plus stricte confidentialité.

L”ONU ne tolère pas l”exploitation et les abus sexuels, tout type de harcèlement, y compris harcèlement sexuel, et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés seront donc soumis à une vérification rigoureuse des références et des antécédents.

L’équipe pays des Nations Unies en Haïti (UNCT) sous le leadership du Coordonnateur Résident conjugue ses efforts pour mettre en place un programme intégré dans le cadre de son mandat d’appui au Gouvernement et aux populations pour le développement d’Haïti. L’ensemble des agences qui en font partie mettent en commun leurs activités opérationnelles en vue de réduire les coûts de transactions par l’harmonisation et la simplification des procédures. Elles visent aussi à réaliser des économies d’échelle à travers la négociation des contrats communs pour l’achat des biens et services au bénéfice du programme intégré aussi bien que des programmes spécifiques de chaque agence. Afin de bien gérer ce dispositif, le UNCT a mis en place le groupe inter-agence de gestion des opérations ou ‘Operations Management Team’ (OMT) avec pour mandat d’avancer l’agenda du Business Operations Strategy (BOS).

L’OMT est composée des chargés des opérations de toutes les agences faisant partie de UNCT et aussi d’un

représentant du Bureau intégré des Nations Unies en Haïti (BINUH). Il est présidé par le Directeur des opérations de l’UNICEF. Afin d’aider le Président de l’OMT dans la tâche de coordination des activités et aussi pour le suivi au jour le jour de la mise en œuvre du plan d’action annuel de l’OMT, le UNCT recherche un(e) Secrétaire Administratif (ve) et financier (ère) Associe(e) du secrétariat de l’OMT et la gestion financière des projets des Services Communs.

Duties and Responsibilities

Sous la supervision générale du Directeur Pays Adjoint / Opérations de l’UNICEF, le (la) Secrétaire de l’OMT Associe(e) assumera les responsabilités et fonctions suivantes :

1- Appui au Directeur Pays Adjoint/Opérations dans le cadre de l’Operations Management Team;

• Préparer les réunions, établir les comptes rendus et assurer le suivi des décisions
• Faciliter la coordination des processus de la réalisation des différentes enquêtes entreprises par l’OMT sur demande de la Commission de la Fonction Publique Internationale (ICSC)
• Assurer le renforcement et la redynamisation des groupes de travail si nécessaire
• Assurer le rôle de point focal et de coordinateur des questions logistiques dans les liaisons inter-agences et des relations de travail avec la mission des Nations Unies en Haiti
• Préparer les retraites de l’OMT et en assurer la rédaction des rapports;
• Exécuter toutes autres tâches ponctuelles qui pourraient être assignées par le Président de l’OMT;

2- Appuyer dans la gestion des Services communs et des processus BOS:

• Appuyer dans la gestion des processus BOS.
• Coordonner la collecte de données auprès des agences pour la réalisation des analyses liées au BOS ;
• Appuyer le Groupe de travail sur le Procurement dans la coordination des processus LTA
• Recueillir les besoins et les requêtes en termes de services au niveau des différentes Agences et proposer des arrangements pour la mise en commun ;
• Assurer que les agences paient leurs contributions aux budgets communs ;
• Tenir l’inventaire des biens/équipements achetés avec le financement commun ;
• Maintenir un système de suivi/traçabilité des consommations et des dépenses effectuées pour le compte des agences en collaboration avec les services financiers du PNUD ;
• Assurer une organisation et une gestion efficace des services communs qui passe par un partenariat d’accomplissement durable et de résultats entre les agences.
• Assurer le suivi auprès des agences concernant les actions en suspens liées à la planification et à la mise en œuvre du BOS, ainsi qu’à l”examen à mi-parcours et à l’évaluation annuelle des activités du BOS.

3- Gestion financière des services communs:

• Assurer la planification et la mise en place d’un système de gestion des ressources financières communes ;
• Élaborer et assurer la révision du budget des Services Communs ;
• Assurer la collecte et la gestion appropriée des contributions des agences, afin de garantir les fonds nécessaires pour le bon fonctionnement des activités communes ;
• Assurer le suivi et la tenue d’une comptabilité régulière et constante des contributions reçues avec les documents justificatifs ;
• Assurer un suivi continu avec l’Unité des finances du PNUD pour la vérification et la mise à jour des budgets dans le système de gestion Atlas ;
• Produire périodiquement les rapports de gestion ainsi que les états financiers relatifs aux services communs.

4– Développement et partage des connaissances:

• Rechercher et vulgariser les nouvelles procédures et pratiques communes édictées par UNDSG et pouvant bénéficier le UNCT/OMT;
• Organiser des séances d”information aux agences de l”ONU sur les questions relatives aux services communs, fourniture de conseils et de soutien administratif liées aux services communs;
• Renforcer ses connaissances et assurer le partage en matière de gestion et d”administration par l’organisation de formations du personnel administratif, la synthèse des leçons apprises, les meilleures pratiques ;
• Contribuer aux réseaux et communautés de pratique de connaissances du PNUD et du SNU.

Le titulaire remplit d”autres fonctions relevant de son profil fonctionnel qui sont jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l”Organisation.

Institutional Arrangement

Le poste d’Associé au secrétariat de l”OMT est sous la supervision directe du Directeur Pays Adjoint / Opérations de l’UNICEF soutiendra le projet dans son ensemble avec la coordination des tâches administratives, conformément aux directives de l’OMT.

Competencies

Core

Atteindre les résultats

Planifie et supervise son travail, est attentif aux détails, fournit un travail de qualité dans les délais impartis.

Penser de manière innovante

Ouvert aux idées créatives et aux risques connus, fait preuve de pragmatisme dans la résolution de problèmes et apporte des améliorations

Apprendre en permanence

Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, tire des leçons de ses erreurs et sollicite des retours

S’adapter avec agilité

S’adapte au changement, gère l’ambiguïté et l’incertitude de manière constructive et fait preuve de flexibilité

Agir avec détermination

Démontre dynamisme et motivation, garde son calme face à l’adversité et est confiant

S’engager et s’associer

Fait preuve de compassion et de compréhension envers autrui et tisse des relations positives

Enable Diversity and Inclusion:

Apprécie et respecte les différences, est conscient des biais inconscients et lutte contre la discrimination

Cross-Functional & Technical competencies

Direction et Stratégie :

Réflexion stratégique

Capacité à élaborer des stratégies efficaces et des plans hiérarchisés conformes aux objectifs du PNUD, sur la base d”une analyse systémique des défis, des risques potentiels et des opportunités, en reliant la vision à la réalité sur le terrain et en créant des solutions tangibles.

Capacité à tirer parti de l”apprentissage provenant de diverses sources afin d”anticiper les tendances futures et d”y répondre ; capacité à faire preuve de clairvoyance afin de modéliser les évolutions futures et les voies possibles pour le PNUD.

Prise de décision efficace

Capacité à prendre des décisions en temps opportun et de manière efficace en ligne avec son autorité,domaine d”expertise et ressources .

Gestion du Partenariat :

Gestion des relations

Capacité à s”engager avec un large éventail de partenaires publics et privés, à établir, maintenir et/ou renforcer les relations de travail, la confiance et la compréhension mutuelle

Gestion d”Entreprise :

Communication

Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté à la fois par la communication écrite et verbale ; pour adapter les messages et choisir les méthodes de communication en fonction du public.

Capacité à gérer les communications internes et externes, par le biais des médias, des médias sociaux et d”autres canaux appropriés.

Administration et Opérations :

Gestion d”événements (y compris retraites, formations et réunions)

Capacité à gérer des événements, y compris l”identification l”identification des lieux, l”hébergement, la logistique, la restauration, transport, décaissements, etc.

Communication :

Rédaction/édition multimédia

Capacité à créer et/ou à éditer du contenu écrit pour des supports multimédias

Required Skills and Experience

Education:

Diplôme d’études secondaires est requis, OU

Diplôme universitaire(Licence) en administration des affaires ou en administration publique, des finances ou dans un domaine connexe sera dument pris en considération

Experience:

Minimum 6 ans (avec le diplôme d’études secondaires) ou 3 ans (avec le diplôme de Licence) d’expérience professionnelle pertinente dans la coordination des activités de plusieurs spécialités et en administration

Expérience dans la gestion des services d’appui d’une Organisation Internationale est souhaitable;

Expérience dans la gestion financière des projets ou programmes sera dument pris en consideration;

Maîtrise du Logiciel/module de gestion, la connaissance d’Atlas étant un atout.

Maîtrise des connaissances informatiques et des nouvelles technologies est requise

avec la sensibilité et le respect de la diversité ;

Avoir une bonne capacité rédactionnelle.

Forte capacité à entretenir de bonnes relations avec les clients externes et internes ;

Capacité à rester calme, à travailler sous la pression et le stress ;

Capacité à conseiller, à prendre des initiatives, à être courtois et discret.

Experience de travail dans un environnement multiculturel et multi ethnique

Langues:

Excellente maîtrise du créole et du français écrit et parlé.

Bonne connaissance de l”anglais serait un atout considérable.

Equal opportunity

As an equal opportunity employer, UNDP values diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate and, as such, we encourage qualified applicants from all backgrounds to apply for roles in the organization. Our employment decisions are based on merit and suitability for the role, without discrimination.

UNDP is also committed to creating an inclusive workplace where all personnel are empowered to contribute to our mission, are valued, can thrive, and benefit from career opportunities that are open to all.

Sexual harassment, exploitation, and abuse of authority

UNDP does not tolerate harassment, sexual harassment, exploitation, discrimination and abuse of authority. All selected candidates, therefore, undergo relevant checks and are expected to adhere to the respective standards and principles.

Right to select multiple candidates

UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Scam alert

UNDP does not charge a fee at any stage of its recruitment process. For further information, please see www.undp.org/scam-alert.